Wat u moet weten over hotelkamerblokken voor uw bruiloft

Als u eenmaal een kamerblok voor uw bruiloft heeft ingesteld, betalen uw gasten voor hun individuele kamers binnen uw kamerblok. Vaak krijg je een weblink waarmee je gasten hun kamer kunnen boeken of ze kunnen contact opnemen met je weddingplanner om ze te helpen met het boeken en storten van de kamer.

Er zijn 2 soorten kamerblokken – Courtesy en Contracted

Een Courtesy Room Block is een blok van een bepaald aantal en type kamers dat het hotel voor jullie apart heeft gezet als een “beleefdheid”. Soms krijgt u een speciaal tarief voor deze kamers, maar niet altijd. U hoeft niet financieel te garanderen dat deze kamers door u of uw gasten geboekt zullen worden. Als u ze boekt, is dat geweldig.

U kunt nog steeds worden gevraagd om een contract te ondertekenen voor het courtesy room block. U zult niet in rekening worden gebracht als uw kamers niet worden geboekt, maar dit voegt enig gewicht toe aan het hotel om dit blok kamers daadwerkelijk voor u vast te houden.

Basically, it outlines that the hotel will hold these rooms and you are aware of it. Het vermeldt het tarief waartegen de kamer(s) worden aangeboden. Het vermeldt ook de datum dat de hotelkamers zullen worden vrijgegeven aan het publiek, op welk punt uw gasten zullen niet in staat zijn om een kamer te boeken tegen de voorwaarden aangeboden in uw kamer blok contract.

Hotels zullen meestal bieden 10 of zo kamers op een hoffelijkheid kamer blok, maar het hangt allemaal af van het hotel.

Een gecontracteerde kamer blok vereist een contract om gastenkamers te trekken uit de inventaris van het resort. U moet garanderen dat een bepaald aantal kamers zal worden verkocht in dat blok of je zult moeten betalen voor hen toch. Het contract vermeldt het tarief, het aantal en type kamers, en de gevolgen van het niet boeken van alle kamers in het blok. Dit gevolg wordt vaak een uitputtingsclausule genoemd.

Een uitputtingsclausule is er wanneer een groep zich niet aan de overeenkomst houdt en er een betaling wordt gevraagd om de niet-verhuurde kamers te compenseren. Hotels met veel bezoekers kunnen bijvoorbeeld een 90%-garantie hebben, wat betekent dat u 90% van het totaal aantal kamers in uw blok moet boeken. Dus, als u 10 kamers heeft geblokkeerd, bent u financieel verantwoordelijk voor 9 van de kamers, zelfs als uw gasten ze niet boeken.

Als u met een reisagent werkt voor uw trouwkamer in een all-inclusive resort in Mexico, kunnen ze vaak een zogenaamde “drop date” onderhandelen. Een “drop date” is normaal gesproken ongeveer 6 maanden voor uw bruiloft en stelt u in staat om alle kamers uit uw kamerblok te verwijderen die nog niet geboekt zijn, zonder boete, dus u bent niet de haak voor alle niet geboekte kamers.

Waarom zou je voor een gecontracteerd kamerblok kiezen als een beleefdheidsblok geen boetes met zich meebrengt?

• Jouw trouwresort biedt misschien geen beleefdheidsblok aan. De meeste all-inclusive resorts en hotelketens in het midden- en hogere segment bieden geen courtesy room block als optie. De kans is groter dat je een courtesy room block vindt in een lager geprijsd hotel.

• Je hebt een druk hotel geboekt dat snel boekt of je hebt een drukke week/weekend geboekt die snel vol zal zitten. Als een van beide het geval is, wilt u een bruiloftskamer reserveren om er zeker van te zijn dat uw gasten een kamer hebben voor uw bruiloft. Veel gasten wachten tot het laatste moment met boeken en als je geen kamerblok hebt ingesteld, kunnen ze misschien niet naar je bruiloft komen.

• Je hebt veel kamers nodig. Nogmaals, vaak wachten gasten tot het laatste moment met boeken en als je geen kamerblok hebt ingesteld, zijn de kamers misschien al weg en kunnen ze misschien niet meer naar je bruiloft komen. Bruidsparen denken vaak dat het blokkeren van een groter aantal kamers hen meer onderhandelingskracht geeft. Dit is normaal gesproken niet het geval bij een geblokkeerde trouwzaal, waar het aantal kamers dat gasten boeken niet gegarandeerd is, omdat er meer risico’s zijn vanuit het perspectief van het resort. In veel gevallen geldt dat hoe meer trouwkamers u aanvraagt, hoe minder gunstig de contractvoorwaarden zullen zijn.

Mijn bruiloft is over 3 maanden en het resort heeft zojuist al mijn kamers vrijgegeven, maar ik heb nog steeds gasten die hun kamer nog niet hebben geboekt. Wat is er gebeurd?

Wat er is gebeurd, is dat u uw “cutoff”-datum of einddatum van het contract hebt bereikt. Dit is de datum waarop het resort alle resterende kamers vrijgeeft die niet binnen uw blok zijn geboekt.

Eenmaal terug in de inventaris wordt het tarief de huidige prijs voor de kamer – meestal hoger dan het overeengekomen kamerblok bedrag, omdat het oorspronkelijke blok vele maanden eerder werd geboekt toen de tarieven lager waren. Als uw gasten nog steeds een kamer moeten boeken, zullen ze nu buiten het blok boeken en zullen ze de prijs betalen die het hotel aanbiedt. Yep, je gasten zullen super geïrriteerd zijn. Het is niet jouw fout – het gebeurt gewoon. Dit betekent ook dat zodra de kamers weg zijn, ze weg zijn.

Wat als u de sluitingsdatum nadert en uw ongeboekte resortkamers op het punt staan te worden vrijgegeven, maar u weet dat uw beste vriendinnen neefje en nichtje zeker en vast een kamer nodig hebben, maar nu niet kunnen betalen?

Dan moet je doorgaan en die kamer boeken – of jij betaalt ervoor en zij betalen je terug of de moeder van je beste vriendin doet het en zij betalen haar terug – of wat dan ook. Maar als je weet dat je die kamer nodig hebt en je weet zeker dat het hotel volgeboekt zal zijn, dan wil je die kamer voor het lagere tarief boeken.

Wat gebeurt er als mijn gasten alle kamers in de bruiloftszaal hebben geboekt, maar ik nu meer kamers nodig heb?

Je hebt een paar mogelijke scenario’s – het eerste is dat je het hotel of resort laat weten en dat ze zo vriendelijk zijn om je kamerblok aan te vullen tegen hetzelfde tarief dat je voor de andere kamers hebt gekregen. Het andere scenario is dat ze niet aan je huidige kamerblok willen toevoegen. In dat geval, als je 10 of meer kamers nodig hebt, moet je een nieuw kamerblok maken met een ander kamerblok. Het kan zijn dat ze de oorspronkelijk overeengekomen prijs niet respecteren en dat de nieuwe kamer een hogere prijs heeft. Als u maar een paar extra kamers nodig hebt, wilt u die snel boeken, maar het hotel zal de huidige prijs voor de kamers vragen.

Hoeveel kamers moeten we reserveren?

Wij raden u aan om kamers te reserveren voor ongeveer de helft van het aantal gasten dat u verwacht voor een trouwlocatie op bestemming. Dat betekent dat als u 100 gasten verwacht (geen genodigden, maar verwachte gasten), het een goed idee is om te beginnen met een kamerblok van ongeveer 50 of minder kamers. Veel van je gasten zullen koppels zijn en een kamer delen. Sommige van je vrijgezelle vrienden zullen met hun partner komen of met z’n tweeën een kamer delen.

Wanneer moeten we het kamerblok reserveren?

U moet uw kamerblok reserveren zodra uw trouwlocatie is bevestigd. Hoe eerder u uw trouwzaal reserveert, hoe beter, omdat u waarschijnlijk een gunstiger tarief krijgt als u ver van tevoren boekt, en de betalingsvoorwaarden zijn normaal gesproken ook beter.

Dit klinkt als een hoop om op je te nemen. Waarom zou ik me eigenlijk zorgen maken over een kamerblok? Ik laat mijn gasten gewoon hun kamers boeken waar ze maar willen.

Ik hoor dit de hele tijd – en het is misschien niet zo eenvoudig als het lijkt. Ik zal je vertellen waarom (let op: dit gedeelte en deze informatie heeft vooral betrekking op all-inclusive resorts) –

• De meeste resorts en/of all-inclusive (strand) locaties bieden geweldige stimulansen voor het blokkeren van trouwkamers op hun locatie. Veel resorts bieden een gratis huwelijksceremonie – ja, u leest het goed, GRATIS! Als je een resort als Palace Resorts boekt, krijg je bij boeking van 14 of meer kamernachten in een groepsblok een volledig huwelijksceremoniepakket voor maximaal 30 gasten. En hoe meer kamers u boekt, hoe meer voorzieningen (gratis uren voor privé evenementen) u gratis krijgt. Maar als uw gasten hun kamers onafhankelijk en buiten uw kamerblok om boeken, ontvangt u dit niet – zelfs niet als uw gasten in totaal 14 of meer kamernachten hebben geboekt.

• Het aantal kamernachten dat u boekt, kan u extra incentives opleveren, zoals gratis cocktailuren en gratis huwelijksrecepties voor uw gasten. En u krijgt geen van deze voordelen als uw gasten hun kamers niet boeken als onderdeel van een gecontracteerd kamerblok – zelfs niet als de gasten allemaal in hetzelfde resort verblijven als u.

• Uw uitgenodigde gasten zullen minder geneigd zijn uw bruiloft bij te wonen als er geen duidelijk proces is voor het boeken van hun kamers en reis. Mensen zijn gewoon bang om te reizen en als ze het alleen moeten doen, schrikken ze ervoor terug om te komen.

• Het schept verdeeldheid onder de gasten. Uw gasten die het zich kunnen veroorloven om meteen te boeken, krijgen betere tarieven, maar uw gasten die misschien wat meer tijd nodig hebben, betalen uiteindelijk meer. Uw gasten praten! En ze zullen ook praten over wat ze hebben uitgegeven. Te veel uitgeven leidt tot veel gekwetste gevoelens als mensen het gevoel hebben dat ze niet zo’n goede deal hebben gekregen als iemand anders in de gastengroep. Wanneer u een bruiloftskamer boekt, vergrendelt het resort uw prijs voor de gehele periode van het kamerblok. Dat betekent dat zelfs als de kamerprijs stijgt in de aanloop naar je bruiloft, de prijs die je hebt afgesproken hetzelfde blijft! Het grootste nadeel voor bruidsparen die geen kamerblok boeken voor een bruiloft – het kost je meestal veel meer. Als uw gasten hun kamer niet boeken als onderdeel van een kamerblok, bent u verantwoordelijk voor alle resortkosten die zijn verbonden aan hun aanwezigheid op uw bruiloft. Als ze verblijven in een ander resort zul je vaak oplopen een dagelijkse gast vergoeding, dat loopt meestal ongeveer $ 120 + per persoon, voor elke gast die verblijft buiten het pand en moet komen op het resort de dag van de bruiloft. Er kunnen ook andere kosten verbonden zijn aan een gast die buiten een blok boekt. Voor een bruiloft met 40 gasten, als er zelfs maar 5 niet in hetzelfde resort verblijven als jij, kan het je $600 of meer kosten om alleen maar je huwelijksceremonie te kunnen bijwonen.

Wij raden ten zeerste aan om een kamerblokcontract op te stellen voor je bruiloftsgasten in bijna elk huwelijksscenario, behalve als het aantal gasten heel klein is (minder dan 10 personen). De voordelen wegen in bijna alle situaties op tegen de nadelen.