Hoewel de term in zakelijke kringen met relatieve regelmaat wordt rondgegooid, blijft een duidelijke definitie van “virtuele assistent” en wat ze een bedrijf of individu kunnen bieden voor velen ongrijpbaar. In een tijdperk waarin virtuele assistenten kunnen worden verward met kunstmatig intelligente bots met beperkte mogelijkheden, is het belangrijk om te begrijpen dat virtuele assistenten heel erg menselijk zijn en in staat zijn om een groot aantal bedrijfsgerelateerde taken uit te voeren die u onschatbare stukken tijd en geld kunnen besparen.
Wat is precies een virtuele assistent?
Eenmaal de beknopte, nauwkeurige definitie van een virtuele assistent, of VA, is “een hoogopgeleide, onafhankelijke professional die op afstand administratieve, technische en/of creatieve zakelijke ondersteuningsdiensten verleent.” Het ontstaan van virtuele assistenten kwam voort uit de technologische boom van de jaren negentig, waardoor bedrijven en onafhankelijke contractanten beter dan ooit met elkaar verbonden waren. Werk dat vroeger ter plaatse moest worden gedaan, kon worden gedelegeerd aan assistenten op afstand, vergemakkelijkt door internet en andere vormen van gestroomlijnde communicatie.
Virtuele assistenten zijn meer dan louter secretaresses die toevallig ook individuele off-site contractanten zijn. Een stijging van bedrijven die gespecialiseerd zijn in het verstrekken van virtuele assistenten, als individuen die willen of moeten werken vanuit huis heeft geleid tot een grotere specialisatie als het gaat om welke diensten een virtuele assistent kan bieden. Omdat virtuele assistenten de neiging om diensten te bieden aan tal van klanten, ze bieden flexibele roosters opties die betekenen dat u alleen betaalt voor de uren die je echt nodig hebt ze te laten werken. Het is een schril contrast met full-time administratieve medewerkers, waarvan de full-time salaris kan overal variëren van $ 35.000 tot $ 50.000 voordat voordelen en bonussen worden meegerekend. Ongeacht of u zelf een accountant, ontwerper, advocaat of virtuele assistent bent, er is een hoogwaardige, kostenvriendelijke virtuele assistent die u terzijde kan staan wanneer u hem nodig heeft.
Welke omstandigheden vragen om de hulp van een virtuele assistent?
Hoewel “virtueel assistent” een brede term is die alles omvat van een gepensioneerde expert op financieel gebied tot iemand die goed vertrouwd is met een waaier van administratieve taken, zijn er alledaagse taken die virtuele assistenten doorgaans met bekwaamheid kunnen uitvoeren. De markt van virtuele assistenten groeit en specialiseert zich dagelijks, maar enkele gemeenschappelijke trends bij het inhuren van virtuele assistenten zijn goed vastgesteld.
Typisch hebben virtuele assistenten ongeveer vijf jaar ervaring in een kantooromgeving, vaak als paralegal, office manager, administratief medewerker, en als andere soortgelijke functies. Toch kan de kwalificatie van een virtuele assistent komen door ervaring als een virtuele assistent, dus overweeg referenties en ervaring op een geval per geval bij het vinden van de juiste pasvorm voor u of uw bedrijf.
Veel virtuele assistenten zijn gespecialiseerd in taken die alle bedrijven nodig hebben, maar die ze niet kunnen verwerken in-house of zou in plaats daarvan delegeren aan een off-site contractor die meer dan in staat is om het werk te doen op een lange termijn basis. Iedereen die het gevoel dat de tijdsdruk zijn vermogen om zich te concentreren op de voortgang van hun bedrijf of carrière te beperken is een uitstekende kandidaat voor het inhuren van een virtuele assistent. Vaak, solo beoefenaars en kleine bedrijven zijn in de grootste behoefte van de vaardigheden die een virtuele assistant.
Sommige van de administratieve taken die een virtuele assistent zal worden verwacht dat door hun cliënt te behandelen omvatten organisatie en onderhoud van lijsten met contactpersonen, spreadsheets, en agenda’s die regelmatig moeten worden bijgewerkt, transcriptie, en correspondentie namens de klant, boekhouding, zoals facturering en boekhouding, stralen e-mails met inbegrip van nieuwsbrieven, en reageren op vragen van klanten. Voor de administratie van deze taken, kan VA’s verwachten een markt tarief van ongeveer $ 20 – $ 45 per uur, afhankelijk van hun ervaring en budget van de klant. Sommige virtuele assistenten, met name degenen die offshore zijn, kan beschikbaar zijn tegen veel lagere tarieven. Bedrijven die een assistent op afstand zoeken, moeten bedenken dat het idee van een almachtige ‘super virtuele assistent’ misschien niet zo realistisch is als men zou willen. De meeste virtuele assistenten zijn gespecialiseerd in een vast gebied van taken en moeten alleen worden ingehuurd om te werken binnen die vaardigheden, dus bedenk dat het inhuren van twee of meer VA’s kan het geld waard zijn, en kan nog steeds goedkoper zijn dan de kosten van het inhuren van een full-time assistant.
Voor kleine bedrijven en eenmanszaken, overweeg dan het inhuren van een algemene virtuele assistent, of GVA, voordat u begint aan de strategische visie van uw bedrijf. Deze GVA’s komen goed vertrouwd in het vervullen van de voordelen die een full-time administratief medewerker zou bieden, en kan dienen als de tijdbesparende assistent die elk bedrijf of individu nodig heeft om hun merk van de grond te krijgen.
Waarom kleine bedrijven en individuele aannemers zijn rijp voor een virtuele assistent
De voordelen van het gebruik van hulp op afstand en diensten om veel taken die zij in staat zijn om uit te voeren verder reiken dan geld bespaard. Terwijl deze assistenten typisch doen bieden een meer financieel-verantwoorde alternatief voor de kosten van het toevoegen van een full-time assistant, de toegevoegde waarde ligt in de VA’s status als een off-site contractor.
De mogelijkheid voor een virtuele assistent om te werken op een off-site locatie en bieden hun apparatuur betekent dat uw kantoor zal minder druk, en je zult geen zorgen te maken over het toevoegen van een andere computer, telefoon, en andere uitgaven aan de balans. Ook al zullen ze zelden of nooit aanwezig zijn in het kantoor, zal een kwaliteit virtuele assistent beschikbaar zijn voor correspondentie wanneer u ze nodig hebt. Natuurlijk gelden voor virtuele assistenten net als voor voltijdse werknemers redelijke werktijden, maar het is onwaarschijnlijk dat uw bedrijf wordt uitgebuit door virtuele assistenten die afhankelijk zijn van de klant. En als ze niet reageren of u vindt dat hun diensten ontoereikend zijn, betekent hun status als individuele aannemer dat het vinden van een vervanger niet zo duur is als het zou zijn voor een voltijdse assistent.
Conclusie
Voor kleine bedrijven en individuele eigenaars is het vermogen om kosten te besparen waar mogelijk met behoud van de hoge kwaliteit van het werk van het grootste belang. Het is van toepassing op de ongelukkige omstandigheid van het moeten vervangen en upgraden van een werknemer, een andere omstandigheid die de waarde van een virtuele assistent boven een full-time werknemer kristalliseert.