Werkgevers gebruiken proeftijden om nieuwe werknemers, werknemers in een nieuwe functie en werknemers met functioneringsproblemen te coachen en evalueren. Een proeftijd kan een nuttig managementinstrument zijn, maar kan ook juridische problemen veroorzaken. Hieronder leggen we uit hoe en wanneer u een proeftijd gebruikt op een manier die uw bedrijf niet voor de rechter brengt.
Proeftijd gebruiken
Een proeftijd is een periode waarin een nieuwe of bestaande werknemer extra begeleiding en coaching krijgt, hetzij om een nieuwe baan te leren of om een prestatieprobleem op te lossen. De proeftijd kan, afhankelijk van de situatie, een maand of een jaar duren, maar vaak hanteren bedrijven een proeftijd van 90 dagen.
Werkgevers kunnen een proeftijd eisen voor:
- nieuwe werknemers (in deze situatie kan het een “introductie”-periode worden genoemd)
- huidige werknemers die worden gepromoveerd naar een nieuwe functie (vooral als het de eerste keer is dat de werknemer een toezichthoudende of leidinggevende functie bekleedt), of
- huidige werknemers met aanzienlijke prestatieproblemen.
Het doel van een proeftijd is om de gebruikelijke arbeidsregels op te schorten of te wijzigen voor een werknemer die een baan aan het leren is of moeite heeft om te presteren. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer moeite heeft met het invullen van maandrapporten, ze soms te laat inlevert of niet de benodigde informatie bevat. Na een paar coachingsessies wordt de werknemer voor zes maanden in proeftijd geplaatst. Gedurende deze periode zal de werknemer elke week met zijn of haar supervisor samenkomen om de voortgang van de maandelijkse rapporten te bespreken en vragen en problemen door te nemen. De supervisor zal gedetailleerde feedback en coaching geven. Als de werknemer zich tijdens de proeftijd niet kan verbeteren, wordt hij of zij ontslagen.
Wettelijke risico’s van het gebruik van proeftijd
Een proeftijd kan een nuttig hulpmiddel zijn bij het coachen: Het geeft een werknemer wat extra tijd en begeleiding bij het leren van een nieuwe baan, en het geeft een worstelende werknemer meer gedetailleerde begeleiding en een gevoel van urgentie over verbetering. Het kan echter ook tot juridische problemen leiden als het at-will dienstverband in gevaar komt.
De meeste werknemers in dit land werken at-will. Dit betekent dat de werkgever de werknemer op elk moment kan ontslaan, om elke reden die niet illegaal is (bijvoorbeeld vanwege discriminatie op grond van ras of geslacht). Een werkgever kan dit recht echter verliezen als hij een belofte doet die niet in overeenstemming is met at-will tewerkstelling. (Zie voor meer informatie At-Will Employment.)
De impliciete belofte (of dreiging) van een proeftijd is dat de werknemer die tijd zal krijgen om een nieuwe baan te leren of zich te verbeteren in een oude baan. Met andere woorden, het kan erop wijzen dat de werknemer de volledige proeftijd zal hebben om op snelheid te komen en in die tijd niet zal worden ontslagen. Evenzo kan een werknemer verwachten dat hij of zij in dienst zal blijven als hij of zij de proeftijd met succes doorloopt. Om deze redenen maken veel werkgevers geen gebruik van proeftijd.
Als uw bedrijf besluit een proeftijd te hanteren, moet het stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat werknemers weten dat ze nog steeds op elk moment kunnen worden ontslagen. In alle arbeidsdocumenten waarin wordt verwezen naar de proeftijd, zoals het werknemershandboek, functioneringsgesprekken, plannen voor prestatieverbetering, aanwervingspapieren, enzovoort, moet duidelijk staan dat de proeftijd niets verandert aan de at-will arbeidsrelatie. Deze documenten moeten duidelijk vermelden dat een werknemer nog steeds kan worden ontslagen om welke reden dan ook op elk gewenst moment, tijdens de proeftijd of na het voltooien ervan.
Tips voor succesvol gebruik van proeftijdbeleid
Zoals hierboven opgemerkt, de belangrijkste manier om de rechten van uw bedrijf te beschermen bij het gebruik van proeftijdbeleid is om in alle documenten op te merken dat het dienstverband at will is, zelfs voor werknemers die in hun proeftijd zitten of die hun proeftijd hebben voltooid. Hier zijn enkele andere stappen die u kunt nemen, om ervoor te zorgen dat uw bedrijf geen onnodige juridische risico’s neemt en dat de werknemer de beste kans krijgt om de baan te leren of prestatieproblemen te corrigeren:
- Wees duidelijk over uw verwachtingen. Breng de werknemer op de hoogte van de proeftijd, hoe lang die zal duren, en wat er in die tijd moet gebeuren of veranderen. Komt de werknemer elke week bij u? Moet de werknemer bepaalde mijlpalen bereiken?
- Geef regelmatig feedback. Voer periodieke beoordelingen uit met de werknemer om feedback en advies te geven. Als de werknemer problemen heeft met zijn prestaties, geef dan gedetailleerd advies over hoe de werknemer zich kan verbeteren – en bied zo nodig training aan.
- Zoek hulp voor de werknemer. Wijs een deskundige en ervaren mentor aan om de werknemer te adviseren. Als de werknemer training of andere hulpmiddelen nodig heeft, zorg er dan voor dat deze worden aangeboden.
- Vraag om feedback van uw personeelsafdeling. HR kan u helpen ervoor te zorgen dat u de werknemer eerlijk en consequent behandelt. Als u bijvoorbeeld een werknemer met problemen op een proeftijd van een maand plaatst, maar de meeste andere managers geven werknemers drie maanden om hun prestaties te verbeteren, wilt u ervoor zorgen dat u de werknemer een eerlijke kans geeft om de zaken te veranderen.
- Documenteer alles. Als een werknemer zijn werk niet kan doen of zijn prestaties niet kan verbeteren, zult u waarschijnlijk de arbeidsrelatie willen beëindigen. Om juridische problemen te voorkomen, moet u alles tijdens de proeftijd duidelijk documenteren: de prestaties van de werknemer, uw inspanningen om te coachen en te managen, eventuele trainingen die zijn gegeven, enzovoort. Zo staat u juridisch veilig als u besluit dat de werknemer het niet gaat redden.