Stephanie is een harde werker als het op haar professionele verantwoordelijkheden aankomt. Ze werkt zich door de dag heen en zorgt ervoor dat ze doet wat er van haar wordt verwacht, en vaak zelfs meer. Te laat op haar werk komen, de hele nacht doorwerken, persoonlijke verplichtingen missen voor professionele verplichtingen is maar al te gewoon voor haar.
En alle belangrijke familieverplichtingen die ze heeft gemist, is op zichzelf al een heel ander verhaal. Maar dit alles eist nu een tol op haar gezondheid (zowel geestelijk als lichamelijk), en haar productiviteit.
Dus, wat mist ze precies in haar leven? Je raadt het al – Eisenhower Matrix.
Vaak realiseer je het je niet, maar het enige wat je in je leven nodig hebt is een beetje organisatie en prioritering van wat er gedaan moet worden om de overlappende verplichtingen na te komen.
Met dat gezegd hebbende, denk je waarschijnlijk dat het toch niet zo moeilijk is. Je hebt ongelijk en gelijk tegelijk. Verkeerd op de manier dat als je denkt dat het willekeurig maken van een to-do lijst wonderen voor je gaat verrichten, het wel zal werken, maar niet op een mind-blowing manier.
En je hebt gelijk, met een beetje meer inspanning en door gebruik te maken van de Eisenhower Matrix, zal je leven een stuk beter worden.
Wat is de Eisenhower Matrix?
Eisenhower Matrix is een methode om je taken te prioriteren op basis van hun urgentie. Het helpt om te bepalen welke activiteiten belangrijk zijn en welke uw aandacht helemaal niet verdienen. Het geesteskind achter de beroemde Eisenhower Matrix is Dwight D. Eisenhower.
Een van zijn beroemde citaten luidt: “de meeste dingen die urgent zijn, zijn niet belangrijk, en de meeste dingen die belangrijk zijn, zijn niet urgent.”
Dit citaat vormt ook de basis voor Dwight’s persoonlijke time management.
Komend naar de matrix, de matrix categoriseert in principe uw taken in 4 kwadranten op basis van wat u op een bepaald moment van de dag moet doen.
Deze 4 kwadranten zijn:
- Doen
- Beslissen
- Delegeren
- Elimineren
Doen
Het eerste kwadrant van de Eisenhower Matrix, Doen, bestaat uit uw belangrijkste taken. De activiteiten die dringend gedaan moeten worden. De taken met een naderende deadline of de taken die niet kunnen worden uitgesteld vallen over het algemeen in deze categorie.
Om taken in deze categorie te plaatsen, moet u eerst grondig uw prioriteiten analyseren en dan beslissen of het past binnen de do it now criteria. Als de taak binnen een dag moet worden gedaan, of niet langer dan de volgende dag, is het een dringende taak. Doe het nu!
Een andere manier om dit in context te plaatsen is om het beroemde ‘eet de kikker eerst principe’ van Mark Twain in gedachten te houden, dat inhoudt dat je je meest urgente taken voor de dag het eerste in de ochtend moet doen.
Laten we hier een concreet werkvoorbeeld nemen om het je gemakkelijk te maken. Aan het eind van elke week ben je gedelegeerd met de verantwoordelijkheid om een uitgebreid rapport te leveren aan je manager. Nu, je weekend op vrijdag. Het is al donderdagochtend en je hebt het rapport nog niet klaar. Is dit een dringende taak? Absoluut!
Beslissen
Het 2e kwadrant van de Eisenhower Matrix is Beslissen. Dit zijn de taken die belangrijk zijn, maar niet noodzakelijk dringend. Dit kan een scala van verantwoordelijkheden omvatten, variërend van professionele e-mails, follow-ups, tot meer persoonlijke afspraken en verplichtingen.
Taken in dit kwadrant moeten worden ingepland voor een ander moment. Over het algemeen zijn deze taken in lijn met je lange termijn doelen en dragen ze bij aan je groei. Een alledaags voorbeeld zou kunnen zijn om te sporten. Je weet dat het cruciaal is voor een goede gezondheid, maar je kunt er geen tijd voor vrijmaken. Je moet dus zelf bepalen wanneer je er klaar voor bent.
Schema taken zo in dat ze niet overgaan naar de categorie ‘urgent’. Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om ze uit te voeren terwijl ze nog in deze divisie passen.
Lees ook: Hoe schrijf je bedrijfs-OKR’s voor een effectieve doelbepaling?
Delegeren
3e kwadrant van de Eisenhower Matrix is Delegeren. Deze categorie verwijst naar de taken die niet belangrijk, maar wel urgent zijn. Hoewel het contra-intuïtief klinkt, omdat je eerste instinct natuurlijk zou zijn dat taken die dringend zijn, ook niet belangrijk zijn? Niet noodzakelijkerwijs!
Deze activiteiten geven u over het algemeen de illusie belangrijk te zijn, terwijl ze in werkelijkheid niet veel bijdragen aan uw productiviteit. U moet beslissen of u het opnieuw moet inplannen of dat iemand anders het voor u kan doen.
Een paar voorbeelden zijn het inplannen van interviews, het beantwoorden van bepaalde e-mails, of teamvergaderingen die door iemand anders kunnen worden geleid, terwijl u bezig bent met het uitvoeren van uw kwadrant 1 activiteiten.
Eliminate
De laatste categorie van de Eisenhower Matrix is Eliminate. Deze bestaat uit taken die in wezen je productiviteitskillers zijn. Ze dragen helemaal niet bij aan uw doelen. Identificeer deze activiteiten en elimineer ze om je productiviteit een boost te geven.
Gemeenschappelijke voorbeelden van deze activiteiten zijn gedachteloos surfen op sociale media, constant je telefoon controleren op telefoontjes of berichten, het spelen van videospelletjes, of algemene activiteiten die je gebruikt om uit te stellen.
Zie ook:
15 beste productiviteitsquotes van productiviteitsgoeroes
Hoe gebruik je de Eisenhower Matrix voor tijdmanagement
Als je je nu afvraagt of je leven op magische wijze georganiseerd zal worden door deze matrix te gebruiken, dan is dat niet zo eenvoudig! Maar met een beetje inspanning kunt u uzelf op de rails krijgen.
Eerst belangrijk is dat u uw dringende en belangrijke activiteiten indeelt. Daarvoor moet u prioriteiten stellen en urgentieniveaus bepalen.
Dringende taken zijn meestal taken waaraan een tijdslimiet is verbonden. Deze activiteiten hebben een ‘doe het nu’ karakter en vereisen uw uiterste aandacht.
Aan de andere kant zijn belangrijke taken over het algemeen gericht op de lange termijn en een bepaald doel. Over het algemeen geven ze u geen onmiddellijk resultaat en zijn ze meer gericht op het nemen van betere beslissingen op de lange termijn.
Als u klaar bent met het indelen van uw dringende en belangrijke taken, zijn de volgende dingen die u moet doen om het potentieel van de Eisenhower-matrix voor timemanagement volledig te benutten:
Kleurcodes toekennen aan kwadranten
Kleurcodes toekennen aan uw kwadranten om u snel te helpen de ernst van de situatie te begrijpen. Door kleuren toe te kennen, kunt u in één oogopslag zien wat er nu moet gebeuren. Deze kleurcodes helpen u ook bij het prioriteren van uw taken om weloverwogen beslissingen te nemen.
Het doen-kwadrant kan bijvoorbeeld rood worden gekleurd om de urgentie van taken aan te geven.
Categoriseer uw professionele en persoonlijke to-dos
Om overlappende verplichtingen te voorkomen, maakt u aparte matrices voor uw professionele en persoonlijke taken. Dit zal u duidelijk maken wat u te wachten staat en zal van grote invloed zijn op hoe u uw tijd beheert. Een truc hier kan zijn om aparte uren per dag te reserveren voor beide soorten verplichtingen en te kijken hoe dat voor u werkt.
Beperk het aantal items per kwadrant
Er zijn te veel items per kwadrant, dan wordt het te ingewikkeld en gaat het doel van de Eisenhower matrix voor timemanagement verloren. Om het te optimaliseren, beperk je het aantal acties tot 7 of 8. Op die manier wordt u niet overweldigd door wat u moet doen.
Zie ook:
De 25 beste productiviteitsboeken om uw absolute top te ontketenen
Een projectmanagementtool gebruiken om de Eisenhower-matrix te implementeren
Laten we het er maar op houden dat als je niet kiest voor professionele tools voor timemanagement, je een hoop mist. Om deze matrix als een toverstaf te laten werken, heb je een projectmanagementtool nodig. Laten we u op dit punt kennis laten maken met nTask.
Gebruik nTask om uw tijd effectief te beheren zonder enige angst voor uitstel. De volgende functies van de tool zullen u helpen uw productiviteit drastisch te verbeteren en tijdverspillers te elimineren:
- Checklists: begin met het maken van een lijst van taken in de vorm van een checklist. Dit vormt de basis voor het identificeren van uw professionele en persoonlijke taken en helpt u te bepalen waar u vervolgens aan moet werken
- Categorieën: zodra u klaar bent met het maken van een checklist en het aanmaken van de bijbehorende taken, kunt u verschillende categorieën toewijzen om dingen duidelijk te maken voor uzelf of uw team. De categorieën zijn volledig aanpasbaar en kunnen op elke gewenste manier worden gebruikt
- Prioriteitsniveau: tot slot kunt u prioriteitsniveaus aan uw taken toewijzen op basis van hun urgentie. Met deze prioriteitsniveaus kunt u gemakkelijker bepalen in welk kwadrant van de matrix uw taken passen en wat uw volgende actie moet zijn
- Timesheets: om de tijd te analyseren die u of uw team besteedt aan taken met een hoge of lage prioriteit, kunt u eenvoudig uren registreren in timesheets en deze later evalueren om te beslissen waar u verbeteringen nodig hebt
Gantt-diagrammen in nTask Vs. Eisenhower Matrix
Nadat we al een aantal variabelen van de Eisenhower Matrix hebben herhaald, is het tijd om de zaken op een dieper niveau te bekijken.
Herinner u de volgende kwadranten van de Eisenhower-matrix:
- Doen
- Besluiten
- Delegeren
- Elimineren
Merendeel van de tijd hebben sommige taken een dringend karakter. In de beginfase van een project is er misschien geen sprake van urgentie, maar het kan altijd gebeuren. Stel je voor dat je een deadline overschrijdt door niet-leverbare producten of extra verzoeken van de klant.
In dat geval ondergaat de Eisenhower Matrix workflow een metamorfose. Dit gebeurt omdat u dingen anders gaat doen als gevolg van last minute of tussentijdse projecteisen namens wie dan ook aan de beurt is.
In dergelijke gevallen, onthoud dat de kwadranten van de Eisenhower Matrix hetzelfde blijven. Het enige dat verandert zijn de taakafhankelijkheden en vele andere fijne kneepjes.
Over taakafhankelijkheden gesproken, we hebben interactieve Gantt Chart gebruikerservaring toegevoegd aan nTask. Het is een krachtige ingebouwde functie waarmee u deze afhankelijkheden in rasterweergave kunt zien. U kunt een willekeurig aantal taken met anderen verbinden als een taak afhankelijk is van iets anders.
Op sommige momenten worden deze afhankelijkheden onderdeel van het project vanwege de aard van mijlpalen. De ontwikkelaars moeten bijvoorbeeld een functie opleveren, maar ze kunnen niet verder als ze geen ontwerp/raamwerk hebben om mee verder te gaan. In dergelijke scenario’s spelen afhankelijkheden een vitale rol.
Volgende stappen, issue eliminatie is erg handig in nTask. Aangezien “Eliminatie” deel uitmaakt van de kwadranten van de Eisenhower-matrix, kunt u problemen beperken door ze te identificeren en ze over te dragen aan een toegewezen persoon in uw team.
- Get Start gratis
Beheer en prioriteer uw belangrijkste werk met nTask!
Gebruik het voor persoonlijke of teamproductiviteit. nTask is gratis en bevat een onbeperkt aantal taken en checklists.
Klinkt ingewikkeld, toch?
Wel, als je op een aantal problemen stuit, kun je Rode Vlaggen laten verschijnen en problemen aanmaken. Daarna hoef je alleen maar iemand aan dat “issue” toe te wijzen, zodat het probleem op tijd kan worden verholpen.
Dit is de beste manier om een soepele workflow te garanderen, terwijl specifieke mensen op de achtergrond werken aan het “elimineren” van het issue.
Het beheren van de workflow op basis van de Eisenhower Matrix was slechts één onderdeel van de vergelijking. Tijdens de looptijd van een project komen er veel andere elementen bij kijken. Je moet rekening houden met onvoorziene omstandigheden, zoals vakanties, ziekteverlof en andere rampen die teamleden projectmanagers van tijd tot tijd overkomen