Download PDF
Niet alle werkgevers bieden werknemers verlof, maar voor degenen die dat wel doen, is het verstandig om een duidelijk, goed gehandhaafd beleid te hebben om verwarring te voorkomen en werknemers te helpen begrijpen welke stappen moeten worden gevolgd om hun verlof te gebruiken. Als werkgevers besluiten om verlof te verlenen, moeten zij ervoor zorgen dat dit op een uniforme manier gebeurt en dat voor elke werknemer dezelfde regels gelden. Een schriftelijk vakantiebeleid is de eenvoudigste manier om de vereisten voor het opnemen van vrije tijd te communiceren en in duidelijke bewoordingen aan te geven wat de verantwoordelijkheden van de werknemers zijn voor de tijd die zij afwezig zijn, d.w.z. of zij een vervanger voor hun taken moeten vinden of hun tijd op een bepaalde manier moeten inplannen.
Verlofmogelijkheden
Werkgevers zijn niet verplicht vakantietijd aan te bieden. Maar voor degenen die dat wel doen, is een goed begin van een vakantiebeleid om te bepalen welke werknemers in aanmerking komen voor vakantie. Bijvoorbeeld: krijgen voltijdse en deeltijdse werknemers vakantiedagen? Moeten werknemers een bepaald aantal maanden in dienst zijn voordat ze vakantiedagen krijgen?
Vakantieopbouw
Nadat is bepaald wie in aanmerking komt voor vakantiedagen, is de volgende stap om aan te geven hoe een vakantie wordt verdiend. In een beleid kan worden bepaald dat vakantie wordt opgebouwd op de verjaardag van de indiensttreding van de werknemer of dat per loonperiode drie vakantie-uren worden opgebouwd.
Als de opbouw varieert voor verschillende soorten werknemers, moet het beleid duidelijk de verschillende percentages uitleggen. Voltijdse werknemers krijgen bijvoorbeeld drie vakantie-uren per loonperiode, terwijl deeltijdse werknemers slechts twee vakantie-uren per loonperiode krijgen.
Bij het opstellen van het beleid moet de werkgever in gedachten houden dat het opbouwen van vakantiedagen niet hetzelfde is als het verdienen van vakantiegeld. Een bepaald beleid kan bijvoorbeeld de opbouw van 40 uur vakantiegeld toestaan, maar ook bepalen dat ongebruikte vakantie-uren niet worden uitbetaald bij ontslag.
Het opnemen van vakantie
Nadat het “wie” en “hoe” van het verdienen van vakantiedagen is uitgelegd, moet een beleid aangeven op welke manier vakantietijd moet worden verzilverd. Een vakantiebeleid kan beperkingen opleggen aan wanneer werknemers vakantie kunnen nemen en kan voorafgaande kennisgeving en goedkeuring van de werkgever vereisen. Een vakantiebeleid kan bijvoorbeeld eisen dat werknemers vakantie nemen tijdens de jaarlijkse sluiting van de fabriek of alleen met een voorafgaande kennisgeving van vier weken.
Een voorbeeldbeleid
Het eerste beleid hieronder is een algemeen gebruiksbeleid dat gemakkelijk kan worden aangepast aan de meeste kantoren. Er is ook een policy opgenomen die uitgaat van een maximale opbouw, en een policy die uitgaat van een jaarlijkse opbouw.
VOORBEELD BELEID
Het is het beleid van ABC Company om iedere voltijdse werknemer op periodieke basis van vakantietijd te voorzien. Het aantal vakantiedagen waarop een werknemer recht heeft, wordt bepaald door de anciënniteit van de werknemer op de datum van zijn of haar dienstjubileum. Voor voltijdse werknemers wordt de vakantie als volgt opgebouwd:
1. Aan het einde van het eerste dienstjaar één week, of 40 uur, vakantie.
2.
2. Bij twee of meer doch minder dan vijf dienstjaren, twee weken, of 80 uren, vakantie per jaar.
3. Bij vijf of meer doch minder dan tien dienstjaren, drie weken, of 120 uren, vakantie per jaar.
4. Bij tien of meer dienstjaren, vier weken, of 120 uren, vakantie per jaar.
5.
4. Tien jaar of meer dienstjaren, vier weken, of 160 uur, vakantie per jaar.
Deeltijdwerkers die regelmatig in deeltijd werken, verdienen vakantie op de datum waarop zij jarig zijn, in de verhouding dat hun normaal aantal ingeroosterde uren gelijk is aan 40 per week. Bijvoorbeeld, een vaste, deeltijdse werknemer die gewoonlijk 20 uur per week werkt, verdient 20 uur vakantie bij het voltooien van zijn of haar eerste dienstjaar.
De vakantie wordt niet opgebouwd tussen de verjaardagen van het dienstverband en kan niet worden opgenomen totdat zij is verdiend. De vakantiedagen moeten worden opgenomen in het jaar waarin ze worden opgenomen en mogen niet worden overgedragen naar de volgende verjaardag van de werknemer. Zo moet een werknemer die op de datum van zijn of haar derde verjaardag twee weken vakantie heeft, deze twee weken vóór de datum van zijn of haar vierde verjaardag gebruiken. Indien een werknemer in strijd met dit beleid nalaat zijn of haar verdiende vakantietijd op te nemen vóór de verjaardag van de werknemer, zal de werknemer geen verdere vakantiedagen verdienen totdat de niet opgenomen vakantiedagen zijn opgenomen.
De verdiende vakantiedagen moeten worden opgenomen. Werknemers hebben geen recht op loon in plaats van vakantiedagen op te nemen.
VAKANTIEBELEID (maximale opbouw)
Ons “vakantiejaar” is gebaseerd op het jaar. Dit betekent dat uw vakantiejaar begint op .
Full-time werknemers bouwen vakantie op in het tempo dat in het volgende schema is vastgelegd:
Dienstjaren
Vakantie-uren opgebouwd per loonperiode
Verzorgingspercentage
0 t/m __
__ dagen per jaar
__ t/m __
__ dagen per jaar
__ dagen per jaar
Het maximum aantal vakantie-uren dat u opbouwt, wordt bepaald door uw opbouwpercentage. Zodra dat maximum is bereikt, wordt verdere opbouw stopgezet totdat de vakantie-uren zijn opgenomen en onder het toegestane maximum zijn gedaald. U bouwt geen vakantie op tijdens onbetaald verlof.
OF
Gelieve uw leidinggevende zo lang mogelijk van tevoren op de hoogte te stellen van het tijdstip waarop u uw vakantie wenst op te nemen. Verzoeken om geplande vakantie moeten schriftelijk worden ingediend. Aanvragen voor niet-geplande vakantie moeten voldoen aan de oproepprocedures van het bedrijf, zoals uiteengezet in het aanwezigheidsbeleid. Om ervoor te zorgen dat te allen tijde aan de personeels- en operationele behoeften van ons Bedrijf wordt voldaan, behoudt het Bedrijf zich het recht voor om naar eigen goeddunken vakantieaanvragen in te willigen.
U zult wel/niet worden betaald voor alle niet opgenomen, opgebouwde vakantiedagen bij beëindiging van het dienstverband.
VAKANTIEBELEID (jaarlijkse opbouw)
Ons “vakantiejaar” is gebaseerd op het jaar. Dit betekent dat uw vakantiejaar begint op .
Alle vaste fulltime werknemers komen in aanmerking voor een opbouw van maximaal __ betaalde vakantiedagen gedurende het eerste jaar van het dienstverband. Deze betaalde vakantiedagen worden naar evenredigheid opgebouwd – dat wil zeggen dat u één betaalde vakantiedag opbouwt voor elke ___ maanden ononderbroken dienstverband. Daarna bouwt u vakantiedagen op volgens het volgende schema:
a. __ dagen per dienstjaar voor de __ t/m ___ jaren van onafgebroken dienstverband.
b. __ dagen per dienstjaar voor de __ t/m ___ jaren van onafgebroken dienstverband.
c.
U bouwt geen vakantie op tijdens onbetaald verlof.
OF
Gelieve uw leidinggevende zo ver mogelijk van tevoren in kennis te stellen van het tijdstip waarop u uw vakantie wenst op te nemen. Verzoeken om geplande vakantie moeten schriftelijk worden ingediend. Aanvragen voor niet-geplande vakantie moeten voldoen aan de oproepprocedures van het bedrijf, zoals uiteengezet in het aanwezigheidsbeleid. Om ervoor te zorgen dat te allen tijde aan de personeels- en operationele behoeften van ons Bedrijf wordt voldaan, behoudt het Bedrijf zich het recht voor om naar eigen goeddunken vakantieaanvragen in te willigen. Zelfs als ze worden goedgekeurd, zijn verzoeken om ongeplande vakantie niet noodzakelijkerwijs verschoonbaar in het kader van het aanwezigheidsbeleid.
U zult wel/niet worden betaald voor alle niet opgenomen, opgebouwde vakantie bij beëindiging van het dienstverband.