Als u een auto of huis wilt kopen, een bankrekening wilt openen, of een baan wilt krijgen, heeft u een sofinummer nodig. Een Werkgeversidentificatienummer (EIN) is net zoiets, maar dan voor uw bedrijf. Veel bedrijven hebben een EIN nodig om te kunnen opereren. En als uw bedrijf een van hen is, moet u weten hoe u een EIN aanvraagt. Gelukkig is het aanvragen van een EIN niet erg ingewikkeld. In feite is het een vrij snel proces, vooral als u het online aanvraagt. En als u het nog gemakkelijker wilt maken, lees dan verder om te leren hoe u het moet doen voordat u aan de aanvraag toekomt.
Wat is een EIN?
Een Werkgever Identificatie Nummer is een federaal belastingbetaler identificatienummer dat een bedrijf identificeert.
EIN’s, ook wel Federal Employer Identification Number (FEIN) genoemd, zijn unieke negencijferige nummers die de IRS aan bedrijven toekent. Het formaat voor een EIN is: 12-3456789.
Als u een EIN moet aanvragen, houd het nummer dan bij de hand voor zakelijke of fiscale documenten. De IRS en de Social Security Administration identificeren bedrijven aan de hand van hun EIN’s. Bedrijven met een EIN gebruiken deze op documenten zoals formulieren:
- W-2, loon- en belastingaangifte
- 941, federale kwartaalbelastingaangifte van de werkgever
- 944, federale jaarbelastingaangifte van de werkgever
- 940, federale jaarbelastingaangifte inzake werkloosheid (FUTA) van de werkgever
- 1120, U.S. Corporation Income Tax Return
Eén ding om in gedachten te houden is dat u uw werkgeversidentificatienummer niet in plaats van uw SSN moet gebruiken. EIN’s zijn alleen bedoeld voor zakelijke doeleinden.
Heeft u een EIN nodig?
Niet alle bedrijven hebben een EIN-nummer nodig om te kunnen opereren. Misschien vraagt u zich af: “Heb ik een EIN nodig?” Nou, vraag het u niet meer af. De IRS bepaalt welke bedrijven een EIN nodig hebben.
Volledig de IRS EIN-aanvraag als u:
- Werknemers hebt
- Uw bedrijf hebt gestructureerd als een vennootschap of vennootschap
- Aangifte doet van werk; accijns; of alcohol-, tabaks- en vuurwapenbelastingaangiften
- Een Keogh-plan
- Betrokken bij in aanmerking komende trusts, nalatenschappen, non-profitorganisaties, boerencoöperaties of beheerders van plannen
Heeft u op een van de bovenstaande vragen met ja geantwoord? Zo ja, dan moet u een EIN aanmaken.
Hoe vraagt u een EIN aan
Dus u moet een EIN krijgen? Zo ja, dan bent u bij ons aan het juiste adres.
EIN aanvragen kost niets. En als het gaat om hoe u een EIN kunt krijgen, hebt u opties – drie opties om precies te zijn. U kunt online, per fax of per post een aanvraag indienen. Als u een internationale aanvrager bent, kunt u een aanvraag per telefoon indienen.
Bedenk dat u niet meer dan één EIN-nummer per dag kunt aanvragen als u meerdere bedrijven bezit.
Voor welke methode u ook kiest, de informatie die u de belastingdienst verstrekt, is hetzelfde. U moet zaken opgeven als:
- Rechtsnaam
- Adres
- Bedrijfsstructuur (bv. eenmanszaak)
- Reden voor de aanvraag
Dus, hoe krijgt u een EIN met behulp van elke methode? Lees verder om erachter te komen.
Online
De IRS geeft er de voorkeur aan dat bedrijven hun EIN online krijgen. De aanvraag staat op de website van de IRS. Deze is beschikbaar van 7.00 tot 22.00 uur EST, van maandag tot en met vrijdag.
Om de aanvraag online in te dienen, moet uw hoofdbedrijf zich in de Verenigde Staten of de Amerikaanse territoria bevinden. En u moet een geldig identificatienummer voor belastingbetalers hebben (bijv,
De online EIN-aanvraag bestaat uit vijf delen:
- Identificeren
- Authenticeren
- Adressen
- Details
- EIN-bevestiging
U kunt uw aanvraag niet opslaan en teruggaan. Online EIN-aanvraagsessies verlopen na 15 minuten van inactiviteit, dus plan uw tijd goed of u loopt het risico uw voortgang te verliezen.
Waarschuwing: Als u eerder online een EIN hebt verkregen, kunt u niet opnieuw online een aanvraag indienen. In plaats daarvan moet u een aanvraag indienen via fax of post.
Fax
Als u niet online een aanvraag kunt of wilt indienen, kunt u ervoor kiezen een aanvraag per fax in te dienen. Om een aanvraag per fax in te dienen, moet u het formulier SS-4, Application for Employer Identification Number, invullen. U kunt het ingevulde formulier faxen wanneer u maar wilt, aangezien het 24 uur per dag beschikbaar is.
Lees uw ingevulde formulier SS-4 zorgvuldig door om er zeker van te zijn dat u alles beantwoordt.
Het faxnummer dat u gebruikt, hangt af van waar uw bedrijf is gevestigd. Gebruik een van de volgende nummers om formulier SS-4 naar de IRS te faxen:
- (855) 641-6935: Als uw hoofdbedrijf, kantoor of agentschap, of wettelijke woonplaats zich in een van de 50 staten of D.C.bevindt
- (855) 215-1627: Als u geen wettelijke woonplaats, hoofdbedrijf, of hoofdkantoor of agentschap in enige staat hebt
Als u geen grote haast hebt, kunt u een aanvraag per post indienen. Om een aanvraag per post in te dienen, moet u ook formulier SS-4 invullen.
Mail het formulier SS-4 naar het volgende adres als uw hoofdbedrijf in de Verenigde Staten is gevestigd:
Internal Revenue Service
Attn: EIN Operation
Cincinnati, OH 45999
Als uw bedrijf niet in de Verenigde Staten is gevestigd, gebruik dan hetzelfde adres. In de regel voor Attn: moet echter “EIN International Operation” staan.
Telefoon
Alleen internationale aanvragers kunnen telefonisch een EIN aanvragen.
Bel 267-941-1099 van 6.00 uur tot 23.00 uur EST, maandag t/m vrijdag, om een EIN aan te vragen. Bel dit nummer niet als u geen internationale aanvrager bent.
Wanneer u de IRS belt, moet u de vragen beantwoorden die op formulier SS-4 staan. U kunt ook iemand anders machtigen om de EIN van uw bedrijf te ontvangen en de vragen op formulier SS-4 aan de telefoon te beantwoorden. Maar om dit te doen, moet u de sectie Third Party Designee op formulier SS-4 invullen en ondertekenen en dateren.
Hoe lang duurt het om een EIN te krijgen?
De verwerkingstijd van uw EIN hangt af van de manier waarop u de aanvraag indient. Volgens de IRS kan het zo lang duren voordat u uw nummer krijgt:
- Online: Onmiddellijk. Download, bewaar of print uw EIN bevestigingsbericht voor uw administratie.
- Fax: Vier werkdagen als u een retourfaxnummer opgeeft; ongeveer twee weken als u dat niet doet.
- Post: Vier of vijf weken. Wees voorbereid om te wachten, want het versturen van uw aanvraag heeft de langste verwerkingstijd.
Als u uw werkgeversidentificatienummer niet op tijd ontvangt om uw belastingaangifte in te dienen, schrijf dan “Aangevraagd” in de EIN-ruimte.
Hoe krijgt u een EIN als u de uwe kwijtraakt
Als u uw EIN kwijtraakt of kwijt bent, geen paniek. U kunt het terugkrijgen. Vaak kunt u een EIN lookup doen zonder contact op te nemen met de IRS.
Kijk eerst door uw fysieke en digitale bedrijfsdocumenten. Probeer de computergegenereerde kennisgeving te vinden die de IRS u stuurde toen u oorspronkelijk uw werkgeversidentificatienummer aanvroeg.
Als u de originele bevestiging niet kunt vinden, blijf dan zoeken. Enkele documenten die uw EIN zouden moeten vermelden zijn:
- Bankrekeninginformatie
- Loonstrookjes van werknemers
- Staatsrekeningaanvragen
- Kleine zakelijke belastingaangiften
Als u uw EIN absoluut niet kunt vinden, bel dan de IRS Business and Specialty Tax Line op 800-829-4933. U kunt bellen van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 19.00 uur plaatselijke tijd.
Na het verstrekken van identificatiegegevens zal de IRS een EIN lookup doen en uw nummer telefonisch doorgeven. De beller moet echter een geautoriseerd persoon zijn (bijv. eenmanszaak) om het nummer te ontvangen.
Heeft u ooit een nieuwe EIN nodig?
Soms moeten bedrijven een nieuwe EIN aanvragen bij de IRS. Als u van bedrijfsstructuur of eigenaar verandert, vraagt u een nieuwe EIN aan.
U hoeft geen nieuwe EIN aan te vragen als u de naam of vestigingsplaats van uw bedrijf verandert. Als u nieuwe bedrijfslocaties toevoegt, hoeft u ook geen nieuwe EIN aan te vragen.
Voor meer informatie over het aanvragen van een nieuwe EIN, kijk op de website van de IRS.
Als u werknemers in dienst wilt nemen, hebt u een EIN nodig. En weet u wat u nog meer nodig hebt? Een salarisadministratie voor die werknemers. Dat is waar wij om de hoek komen kijken. Met de salarisadministratie van Patriot kunt u de salarisadministratie in drie eenvoudige stappen uitvoeren. Start uw gratis proefversie vandaag!
Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 10/10/2014.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.