In tijd- en prioriteitenmanagement is de Eisenhower Matrix een must-have. Het komt in vrijwel elk boek voor dat het begrip tijd behandelt. Ik ben soms zelfs verbaasd dat sommige mensen het niet kennen, gezien de eenvoud en de resultaten die het oplevert. Waarom praat je er dan over? Simpelweg omdat een zeer belangrijk element naar mijn mening vaak wordt vergeten en ik het graag wil benadrukken: Belang is een keuze en urgentie is een feit. Er is dus een duidelijk voordeel aan het belang boven de urgentie om eruit te komen. En de Eisenhower Matrix is daar een geweldig hulpmiddel voor.
De Eisenhower Matrix (belangrijk-urgent)
De belangrijk-urgent matrix, ontworpen door Dwight David Eisenhower, is samengesteld uit 2 assen: belang en urgentie. Deze 2 assen vormen 4 kwadranten:
- Q1: belangrijk en dringend
- Q2: belangrijk en niet dringend
- Q3: niet belangrijk en dringend
- Q4: niet belangrijk en niet dringend
De as van belangrijkheid
De verticale as van de matrix is het belang van taken. Het scheidt de bovenste “belangrijke” kwadranten (Q1 en Q2) van de Eisenhower matrix van de onderste “onbelangrijke” kwadranten (Q3 en Q4).
Wanneer u het belang van een taak bepaalt, doet u dat volgens een interne logica. U kiest het belang dat u eraan hecht op basis van uw persoonlijke criteria: de impact van de taak op uw doelstellingen, de toegevoegde waarde die de voltooiing ervan oplevert, enz.
Vergeet niet dat het belang ook wordt bepaald door de verschillende beleidslijnen en waarden van uw bedrijf, en door al het andere dat aan uw functie is verbonden. Het belang kan variëren, afhankelijk van je positie in de hiërarchie.
Maar uiteindelijk is het belangrijk of het is niet belangrijk. Het is geen 3/10 of 7/10. Het is 0 of 1.
Als er een grijs gebied is, moet je nadenken over het concept van belangrijkheid. Misschien is je rol veranderd. Misschien zijn je doelen veranderd. Het kan ook zijn dat de omgeving is veranderd of je gezondheid. Als dat zo is, moet u de belangrijkheidsas van de matrix opnieuw bekijken.
Ik nodig u uit om 8 vragen te lezen om te bepalen of u werkt aan wat belangrijk is.
De urgentie-as
De horizontale as van de matrix is de urgentie van taken. Het scheidt de “dringende” kwadranten aan de linkerkant (Q1 en Q3) van de “niet dringende” kwadranten aan de rechterkant (Q2 en Q4).
Het gevoel van urgentie voor een taak kan worden beïnvloed door verschillende factoren, sommige intern en sommige extern. Onder andere:
- de vervaldatum
- de benodigde tijd en de moeilijkheidsgraad om het te voltooien
- druk door de aanvrager
Om er onderuit te komen, moet je de urgentie nu in twijfel trekken door te vragen: “Wanneer heb je het nodig? “Beter nog, u kunt zelf een tijdstip in de toekomst vastleggen: “kan ik u dit volgende week woensdag bezorgen? ” In beide gevallen zal de gevoelde urgentie worden bijgesteld naar de realiteit.
Als je de neiging hebt om overhaast in actie te komen – dit is een van de 4 gedragingen die effectief timemanagement ondermijnen – loop je het risico om in een reactieve uitvoeringsmodus te vervallen.
De 4 kwadranten van de belangrijk-urgent matrix
Om taken te prioriteren, gebruik je de kwadranten in de volgorde zoals weergegeven in de afbeelding. Merk op dat Q2 (belangrijk en niet dringend) voor Q3 (dringend en niet dringend) komt.
Dit is hoe u prioriteit zult geven aan belang boven urgentie.
Om dit te doen, elimineert u de tijd die u besteedt aan Q4 (vaak mazen om even op adem te komen, omdat er te veel noodgevallen zijn) en minimaliseert u Q3.
Dus komt de vrijgekomen tijd beschikbaar voor de “belangrijke” kwadranten Q1 en Q2, waardoor men tegelijkertijd minder reactief en meer pro-actief kan worden.
Dus kunnen we de kwadranten van de Eisenhower matrix zien als communicerende vaten.
Belang is een keuze en urgentie is een feit
Het element dat bij de Eisenhower-matrix zelden wordt belicht, is dat belang in de eerste plaats een keuze is, gekoppeld aan een notie van toegevoegde waarde.
Voor sommige mensen is het een ware nachtmerrie om het belangrijke van het onbelangrijke te scheiden. Het kan u dus wat tijd kosten, maar als de lijn eenmaal getrokken is, wordt het uw grootste troef en kunt u de focus behouden, om belang boven urgentie te stellen.
Vergeleken met belang, is urgentie een – vaak onderhandelbaar – gegeven dat samenhangt met een begrip van tijd.
Met andere woorden, de Eisenhower-matrix is geen keurslijf. Men wordt er geen slaaf van. Het is een instrument dat zichzelf transformeert naar gelang van onze doelstellingen en context.
We kunnen uiteraard onderhandelen over urgentie, maar dit zal vaak in minuten of uren worden uitgespeeld, sommige zeldzame keren in dagen. Wanneer de urgentie onhoudbaar lijkt en de werkdruk toeneemt, moeten we terugkeren naar de as van belangrijkheid.
De Eisenhower matrix helpt om de focus te houden
De tijd is beperkt en het aantal dingen dat gedaan moet worden is exponentieel. Dus moeten we keuzes maken en prioriteiten stellen. Door belang boven urgentie te stellen, krijgen we het gevoel dat we aan de juiste dingen werken op korte, middellange en lange termijn. De Eisenhower Matrix, zelfs als je die niet vanaf het begin onder de knie hebt, zal een waardevol hulpmiddel blijken te zijn om je te bevrijden van het juk van de urgentie.
Maar je moet beginnen met de grens te trekken tussen het belangrijke en het onbelangrijke. Om dit te doen, moet je je eigen doelen stellen op basis van je aspiraties, waarden en werk.
Merk op dat dit een van mijn 3 openbaringen is over tijd- en prioriteitenmanagement. Klik hier om de andere 2 te ontdekken