Een kickoff-bijeenkomst is de eerste bijeenkomst met het projectteam en de opdrachtgever van het project. Deze vergadering volgt op de definitie van de basiselementen voor het project en andere projectplanningsactiviteiten. Tijdens deze bijeenkomst worden de leden van het projectteam en de opdrachtgever voorgesteld en wordt de rol van de teamleden besproken. Andere basiselementen in het project waarbij de klant betrokken is, kunnen ook in deze vergadering worden besproken (planning, statusrapportage, enz.).
Als er nieuwe teamleden zijn, wordt het te volgen proces uitgelegd om de kwaliteitsnormen van de organisatie te handhaven. Er wordt duidelijkheid gegeven door de projectleider als er onduidelijkheden bestaan in de procesimplementaties.
Er is een speciale bespreking van de juridische aspecten die bij het project betrokken zijn. Bijvoorbeeld, het ontwerpteam in interactie met het testteam kan willen dat een auto wordt getest op stadswegen. Als de wettelijke toestemmingen niet tijdens de aftrap door de betreffende belanghebbende worden vermeld, kan de test later worden gewijzigd om te voldoen aan de plaatselijke verkeerswetten (dit veroorzaakt ongeplande vertraging in de uitvoering van het project). Het zou dus het beste zijn om dit tijdens de kickoff meeting te bespreken en er een aparte follow-up aan te geven, in plaats van uit te gaan van veronderstellingen en later gedwongen te worden om testprocedures opnieuw te plannen.
De kickoff meeting is een enthousiasme-generator voor de klant en geeft een volledige samenvatting van het project tot nu toe. Door het tonen van een grondige kennis van het doel en de stappen hoe het te bereiken, krijgt de klant vertrouwen in het vermogen van het team om het werk te leveren. Kickoff betekent dat het werk begint.