Planning om een geliefde in Frankrijk te bezoeken? Ga je een maand lang op vakantie naar het huis van een vriend in Duitsland? De Schengenlanden zijn een van de meest verleidelijke en opwindende landen ter wereld. Ze staan in de Top 5 van reisbestemmingen van elke reisliefhebber en toerist. De Schengenlanden zijn ook een van de moeilijkste landen om binnen te komen, met een van de strengste visumaanvraagprocedures ter wereld. Je moet niet alleen een koffer vol documenten voorleggen, maar je moet ook een begeleidende brief, een uitnodigingsbrief of een brief van sponsoring aan de ambassade voorleggen, om zelfs maar in aanmerking te komen voor een visum. In dit artikel kom je meer te weten over de sponsorbrief voor Schengenvisa, hoe je een sponsorbrief voor visumaanvraag schrijft, waar hij voor dient, voorbeeld sponsorbrief aan het consulaat en brief van de sponsor voor visum.
Wat is een sponsorbrief?
Een sponsorbrief voor een visum is een brief die wordt geschreven door de persoon die uw bezoek aan een Schengenland sponsort. Stel, uw zus woont in Parijs en zij wil dat u op bezoek komt. Zij regelt alles, van het boeken van de vlucht tot het verblijf, de bezoeken ter plaatse & entertainment en ten slotte de reis terug naar huis.
In de meeste gevallen betaal je al deze kosten zelf. Maar wanneer iemand anders uw internationale reis voor u sponsort (in dit voorbeeld uw zuster), is er geen bewijs van uw financiële geloofwaardigheid of van uw bedoelingen. Als onderdeel van hun strenge veiligheidscontroles vragen de Schengen-ambassades u om een door uw sponsor geschreven brief, waarin hij de ambassade informeert over zijn voornemen om al uw rekeningen te betalen, met bewijs van alle betalingen die hij al namens u heeft gedaan voor dit bezoek.
Deze brief die u en uw sponsor moeten overleggen, wordt de “Sponsorship letter” genoemd. Zonder deze brief kunt u er zeker van zijn dat uw dromen over een bezoek aan het Schengen-land voorbij zijn.
Belang van het schrijven van een sponsorbrief voor de visumaanvraag
Er zijn zes redenen waarom uw Schengen-visumaanvraag kan worden afgewezen:
- U geeft geen overtuigende reden voor uw reis naar de Schengenlanden
- U toont geen bewijs van financiën of een geloofwaardige kredietwaardigheid
- U levert onvolledige of onaanvaardbare documenten ter verificatie
- Er is bezorgdheid dat u niet zult terugkeren naar uw land van herkomst
- U heeft geen reisverzekeringsdocumenten op uw naam staan of de reisverzekering is ontoereikend
- Er zijn verwerkingsfouten gemaakt bij de aanvraag
De eerste vier van deze redenen kunnen eenvoudig worden aangepakt met behulp van een gedegen sponsorbrief. In de brief kunt u alle informatie opnemen die de ambassade zoekt, op een volledig transparante manier, zodat uw visumaanvraag wordt geaccepteerd.
Schrijven van de Schengensponsorbrief voor de visumaanvraag
Van alle documenten die u voor de Schengenvisumaanvraag moet indienen, is de sponsorbrief er een die zelfs de besten van ons in verwarring brengt. Vaak heeft u geen tijd om de garantstellingsbrief per post te laten versturen door uw geliefde die in het Schengen-land verblijft. In deze tijden lijkt het schrijven van de sponsorbrief zelf de beste optie.
Het schrijven van de sponsorbrief voor het Schengenvisum kan een uitdaging zijn, vooral als je niet eerder hebt geoefend met het schrijven ervan. Om je te helpen eventuele problemen tijdens het schrijven van de brief op te lossen en om eventuele vragen te beantwoorden, hebben we een lijst gemaakt van alles wat je moet weten en waar je op moet letten bij het opstellen van een sponsorbrief.
In dit artikel richten we ons vooral op het schrijven van een sponsorbrief, geschreven door een vriend of familielid die in het Schengen-land woont en jou uitnodigt voor een bezoek.
De toon van de sponsorbrief
De sponsorbrief lijkt precies op de begeleidende brief van de visumaanvraag, met één enkel verschil dat deze brief wordt geschreven door de sponsor, in plaats van door jou, de reiziger.
Omdat de sponsorbrief van de sponsor zelf komt, moet je de brief in de derde persoon schrijven en woorden als ‘hij’, ‘zij’ en ‘zij’ gebruiken. In principe moet de brief vergelijkbaar zijn met een brief die door een derde partij voor jou is geschreven.
Houd er rekening mee dat u de sponsorbrief weliswaar zelf kunt schrijven, maar dat de handtekening aan het eind van de brief bonafide en echt moet zijn. Het vervalsen van de handtekening van iemand anders is een strafbaar feit en u moet ervoor zorgen dat u controleerbaar bewijs levert dat de sponsor de brief echt heeft ondertekend en gedateerd.
Zorg ervoor dat u de brief naar uw geliefde mailt en de benodigde handtekening krijgt. Hoewel een afdruk van de digitale handtekening volstaat, kunt u het beste het originele document met de handtekening naar u toe laten mailen.
De belangrijkste elementen van de sponsorbrief
1) Het ‘Aan’-adres
Het ‘Aan’-adres voor een sponsorbrief is het adres van de Schengen-ambassade in het thuisland van de reiziger.
2) Begroetingen
Hoewel het personeel van de ambassade bestaat uit ambtenaren in overheidsdienst, hebben zij geen specifieke formele aanspreektitel. Een eenvoudig ‘Geachte heer/mevrouw’ is voldoende.
3) De bedoeling van de brief
Het eerste wat je moet schrijven na de aanhef is de reden voor het indienen van de brief. In dit geval gaat het om een brief waarin wordt aangetoond dat de referent alle kosten dekt die de bezoeker tijdens zijn bezoek aan het Schengenland kan maken.
4) De bedoeling van het bezoek
Hier moet u aangeven waarom de reiziger het Schengenland wil bezoeken. Voor een garantstellingsbrief van een vriend of familielid zou de reden toerisme of familiebezoek kunnen zijn.
5) Reisdata
De ambassade gebruikt de reisdata van de reiziger om de data van het visum toe te kennen. Dit zijn de data waartussen de reiziger het Schengenland kan bezoeken, waarna hij moet terugkeren naar het land van herkomst.
Melding dat u de vliegtickets heeft geboekt voor de specifieke data waartussen de reiziger de Schengenlanden zou in- en uitreizen.
6) Gegevens over de verblijfplaats en gegevens over de werkgever
In het geval van de sponsorbrief hebben de gegevens over de verblijfplaats en de werkgever betrekking op de sponsor en niet op de reiziger. De sponsor moet vermelden waar hij woont, wie de eigenaar van het huis is, en eigendomsdocumenten als bewijs overleggen.
Zij moeten ook vermelden waar zij werken/studeren, wie hun manager/decaan is, bewijs van tewerkstelling/inschrijving en indicatie dat de werkgever/universiteit op de hoogte is van hun intentie om de reiziger in het land te ontvangen.
7) Lijst van documenten die bij de brief moeten worden gevoegd
Ook de sponsor kan documenten moeten overleggen om zijn vermogen en belangstelling om de reiziger bij hem thuis te ontvangen, te verifiëren. De sponsor moet een kopie van zijn paspoort vermelden (en bij de brief voegen), een kopie van het staatsburgerschap/permanent verblijf/verlengde studenten- of werkvisum dat hij bezit, kopieën van bankafschriften die zijn financiële geloofwaardigheid aantonen, salarisstrookjes en ten slotte een bewijs van woonplaats. Foto’s kunnen worden gevraagd en moeten worden bijgevoegd indien dit wordt geadviseerd.
8) Lijst van plaatsen waarheen gereisd wordt
Als de reiziger van plan is om meerdere steden of landen in de Schengenlanden te bezoeken, moet de sponsor kenbaar maken dat hij goed op de hoogte is van deze plannen door de namen van de plaatsen in de volgorde van reizen te vermelden. Hij moet ook kenbaar maken hoe hij de reis en het verblijf op deze plaatsen sponsort door gegevens te verstrekken over de reisverzekering, vervoerbewijzen en alle andere informatie die hij geacht wordt te verstrekken.
9) Uitgebreide reisbeschrijving
De begeleidende brief van de reiziger bevat gewoonlijk de reisbeschrijving. Maar omdat de reis wordt gesponsord, wordt aangenomen dat de sponsor het reisschema opstelt. De sponsor kan een gedetailleerd overzicht geven van de dagelijkse reis-, bezoek- en verblijfsplannen van de reiziger in de Schengenlanden, als hij daarvoor kiest. Er kan om bewijs van boekingen worden gevraagd, in welk geval de sponsor alle boekingsbewijzen aan de ambassade moet overleggen.
10) Afsluitende begroetingen
Sluit de brief ten slotte af met een formeel verzoek aan de ambassade om de reiziger het visum te verstrekken en een herbevestiging dat u (de sponsor) volledig verantwoordelijk bent voor de reiziger en wat er tijdens het bezoek gebeurt.
Voeg een hartelijk ‘Dank U’ in, vergezeld van de handtekening van de sponsor, naam, en de datum van ondertekening. Vergeet niet dat de handtekening echt moet zijn. Stuur de brief op zijn vroegst naar de sponsor voor de handtekening.
Voeg aan het eind het telefoonnummer en emailadres van de sponsor toe.
Bekijk ons voorbeeld voor de Sponsorbrief voor Schengenvisum hieronder om te begrijpen hoe u de sponsorbrief het beste kunt schrijven. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Voorkomende fouten die vermeden moeten worden bij het opstellen van de sponsoringbrief voor Schengen
- De sponsoringbrief niet in de juiste toon schrijven.
- Niet vermelden of de brief een begeleidende brief is of een sponsoringbrief voor de visumaanvraag.
- Niet de te bezoeken plaatsen vermelden.
- Niet het juiste bewijs leveren van uw vermogen (van de sponsor) om het bezoek te financieren en te beheren.
- Geen gegevens verstrekken over werk en persoonlijk verblijf in het Schengenland.
- Geen routebeschrijving verstrekken in de brief.
- Geen bevestiging van betaling van reistickets, hotelreserveringen en andere onkosten.
- Geen bewijsstuk bijvoegen van te verstrekken documenten.
- Geen echte handtekening verstrekken.
Dingen die je moet doen bij het schrijven van de sponsorbrief
- Ben altijd transparant en eerlijk.
- Voeg alle benodigde informatie in.
- Gebruik correcte spelling en grammatica.
- Schrijf de brief zo overtuigend mogelijk.
Over ons
Bij Visumreservering streven we ernaar het visumproces te vereenvoudigen door gratis visumconsultaties, sjablonen voor begeleidende brieven en sjablonen voor brieven zonder bezwaar aan te bieden aan onze klanten uit de VS, het VK, Canada, de Filippijnen, India, China, de VAE, Europa, Nigeria en de rest van de wereld. We bieden ook vluchtschema’s voor visa, medische reisverzekeringen, hotelreserveringen voor visa en nog veel meer. Om meer te weten te komen over hoe we u kunnen helpen met onze visumdiensten, aarzel dan niet om vandaag nog contact met ons op te nemen.