Werkgevers berekenen de loonbelasting aan de hand van het brutoloon van een werknemer en de verschillende inhoudingen om tot het nettoloon te komen. Dit lijkt op het eerste gezicht eenvoudig genoeg, maar het berekenen van de inhoudingen vereist aandacht voor detail en uiterste nauwkeurigheid.
De basisformule voor nettoloon
In de eenvoudigste bewoordingen werkt de basisformule voor nettoloon als volgt:
Het brutoloon van de werknemer (loonvoet x gewerkte uren)min de wettelijke inhoudingen op de loonbelasting min de vrijwillige inhoudingen op het loon is het nettoloon
Wettelijke inhoudingen op de loonbelasting
De wet schrijft voor dat elke loonperiode loonbelasting moet worden ingehouden op het loonstrookje van een werknemer. Werkgevers moeten deze inhoudingen vervolgens doorgeven aan verschillende belastingdiensten. De loonbelastinginhoudingen omvatten het volgende:
- Federale inkomstenbelastinginhouding op basis van de inhoudingstabellen in Publicatie 15
- Inhouding van socialezekerheidsbelasting van 6.2% in 2020 en 2021, tot het jaarlijkse maximale belastbare inkomen of de maximale loongrondslag van $ 137.700 voor 2020 en $ 142.800 voor 2021
- Zorgbelastinginhouding van 1,45%
- Aanvullende Medicare-belastinginhouding van 0.9% voor werknemers die meer dan $200.000 verdienen
- Inkomstenbelasting van de staat
- Verschillende lokale belastingen, zoals belastingen van de stad, provincie of schooldistrict; invaliditeit van de staat; of werkloosheidsverzekering
Vrijwillige inhoudingen
Vrijwillige inhoudingen worden alleen op het loonstrookje van een werknemer ingehouden als de werknemer met de inhouding heeft ingestemd. Vrijwillige inhoudingen betalen voor of dragen bij aan verschillende voordelen die de werknemer heeft gekozen om deel te nemen. Vrijwillige inhoudingen kunnen het volgende omvatten:
- Zorgverzekeringspremies, zoals medische, tandheelkundige en oogzorg
- Levensverzekeringspremies
- Bijdragen aan pensioenregelingen, zoals een 401(k)-regeling
- Koop van aandelen door de werknemer, zoals ESPP- en ESOP-plannen
- maaltijden, uniformen, vakbondscontributies en andere werkgerelateerde uitgaven
Vrijwillige inhoudingen kunnen worden betaald met dollars vóór of na belastingen, afhankelijk van het type uitkering waarvoor wordt betaald. Sommige aftrekposten voor belastingen verlagen alleen het loon dat onderworpen is aan federale inkomstenbelasting, terwijl andere aftrekposten het loon verlagen dat ook onderworpen is aan socialezekerheids- en Medicare-belastingen.
IRS-publicaties 15 en 15-B leggen uit welke uitkeringen voor verschillende doeleinden voorbelast zijn, en met professionele salarisadministratiesoftware kunt u alle belastinggerelateerde berekeningen bijhouden.
Verantwoordelijkheden van de werkgever voor de loonbelasting
De verantwoordelijkheid voor de loonbelasting blijft bestaan, ook nadat de loonstrookjes aan de werknemers zijn uitgereikt. Het bedrijf is ook verantwoordelijk voor:
- Betaling van het werkgeversdeel van de loonbelasting
- Betaling van de op het loon van de werknemers ingehouden belasting
- Voorbereiding van diverse afstemmingsrapporten
- Boekhouding van de loonkosten via hun financiële verslaglegging
- Het indienen van loonbelastingaangiften
Werkgeversbelastingen
Ondernemingen zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun deel van de loonbelastingen. Deze belastingen zijn een extra kostenpost bovenop de kosten van het brutoloon van een werknemer. Het werkgeversdeel van de loonbelasting omvat het volgende:
- Socialezekerheidsbelastingen van 6,2% in 2020 en 2021 tot het jaarlijkse maximumloon van $137.700 voor 2020 en $142.800 voor 2021
- Federale werkloosheidsbelasting (FUTA)
- State werkloosheidsbelasting (SUTA)
Medicare-belastingen van 1.45% van het loon
FICA-belastingen
FICA staat voor de Federal Insurance Contributions Act. De FICA-belasting bestaat uit zowel de socialezekerheids- als de geneesmiddelenbelasting. FICA-belastingen worden zowel door de werknemer als de werkgever betaald. Elke partij betaalt de helft van deze belastingen. Beide helften van de FICA-belasting bedragen in totaal 15,3%, als volgt verdeeld:
- Socialezekerheidsbijdrage werknemers: 6,2%
- Socialezekerheidswerkgeversbijdrage: 6,2%
- Medicare-werknemersbijdrage: 1,45%
- Medicare werkgeversbijdrage: 1,45%
De aanvullende Medicare-belasting
Sinds 2013 wordt een aanvullende Medicare-belasting van 0,9% toegepast op ongehuwde werknemers die een individuele belastingaangifte indienen en van wie het Medicare-loon hoger is dan $ 200.000. De aanvullende Medicare-belasting is van toepassing op inkomsten van meer dan $ 250.000 voor gehuwde belastingbetalers die een gezamenlijke aangifte indienen en op inkomsten van meer dan $ 125.000 voor gehuwde paren die een afzonderlijke aangifte indienen.
De aanvullende Medicare-belasting is een belasting die alleen voor werknemers geldt. Er is geen overeenkomstige belasting voor de werkgever.
Loonbelastingaangifte
Werkgevers zijn verplicht hun loonbelastingverplichtingen te melden en de loonbelasting tijdig te storten. De rapportageverplichtingen omvatten:
- Het doen van federale belastingstortingen
- Jaarlijkse federale werkloosheidsbelastingaangifte van de werkgever (formulier 940)
- Kwartaalaangifte van de federale belasting van de werkgever (formulier 941)
- Jaarlijkse aangifte van ingehouden federale inkomstenbelasting (formulier 945)
- Loon- en belastingverklaringen (formulieren W-2)
Werkgevers moeten ook rapporten indienen bij verschillende staats- en lokale instanties. Werkgevers kunnen links naar staatsbelastinginstanties vinden op de website van de American Payroll Association.