Het is een basisprincipe in het bedrijfsleven: voordat u geld kunt verdienen, moet u eerst weten hoe u het wilt uitgeven. Het opstellen van een budget is een belangrijke manier om uw dromen over zakelijk succes werkelijkheid te laten worden. Met behulp van dit essentiële instrument kunt u bijhouden hoeveel geld u in kas heeft, hoeveel u uitgeeft en hoeveel inkomsten u nodig heeft om uw bedrijf te laten groeien – of op zijn minst te laten drijven. Door deze cijfers op papier te zetten, worden uw kansen op succes met uw bedrijf vergroot door te anticiperen op toekomstige behoeften, uitgaven, winst en cashflow. Het kan u ook helpen problemen op te sporen voordat ze de kop opsteken, zodat u kunt schakelen.
“Het is als een routekaart voor uw bedrijf,” zegt Victor Butcher, van Butcher Financial Services in Memphis, Tenn., een voormalig voorzitter van de Tennessee Society of Certified Public Accountants’ Memphis Chapter die advies geeft aan kleine bedrijven. “Omgekeerd, als je niet de discipline hebt om te gaan zitten en een bedrijfsbegroting samen te stellen, heb je misschien geen inzicht in hoe je bedrijf van jaar tot jaar presteert, of er bezuinigd kan worden om de prestaties te verbeteren en of je de benodigde middelen hebt om nieuwe apparatuur aan te schaffen – of het nu gaat om computers, vrachtwagens, machines of een nieuwe fabriek. “Het is alsof je in een auto zit zonder een kaart of GPS-systeem,” zegt Butcher. “Je hoopt de goede kant op te gaan, maar je weet het niet.”
Op de volgende pagina’s lees je waarom je bedrijf een budget nodig heeft, welke onderdelen je in een budget moet opnemen, hoe je aan de slag gaat met het opstellen van een budget en hoe je het budget kunt gebruiken om je bedrijfsprestaties te verbeteren.
Waarom je bedrijf een budget nodig heeft
Het belangrijkste waarom je een budget voor je bedrijf moet opstellen, is dat het je helpt te bepalen hoeveel geld je hebt, hoeveel je moet uitgeven en hoeveel je moet binnenhalen om je bedrijfsdoelen te halen. Maar er zijn ook andere redenen. Bankiers en andere financiers willen misschien een budget zien als u om een lening vraagt. Werknemers moeten ook op de hoogte zijn van het budget, zodat ze begrijpen waar het bedrijf naartoe gaat en gemotiveerd zijn om harder te werken. “Het zou dom zijn om dit niet met werknemers te delen. Iedereen moet weten wat het doel van het bedrijf is. Het is een groepsdoel,” zegt Butcher. “Verwacht niet van je personeel dat ze je doelen halen als ze niet weten wat ze zijn.”
Budgets kunnen je ook helpen om risico’s voor je bedrijf te minimaliseren. Een budget moet worden opgesteld voordat u een nieuw huurcontract tekent of investeert in nieuwe machines of apparatuur. Het is beter om erachter te komen dat u zich geen nieuwe kantoorruimte kunt veroorloven voordat u zich verplicht om elke maand een bepaald bedrag uit te geven. Volgens de U.S. Small Business Administration kan een budget worden gebruikt om een aantal van de volgende zaken aan te geven:
– De benodigde middelen voor arbeid en/of materialen.
– Voor een nieuwe onderneming, de totale opstartkosten.
– Uw operationele kosten.
– De inkomsten die nodig zijn om de onderneming te ondersteunen.
– Een realistische schatting van de verwachte winst.
U kunt deze informatie gebruiken om uw plannen of verwachtingen voor de toekomst bij te stellen. Een 12-maanden budget kan elke maand worden bijgewerkt met de werkelijke uitgaven en inkomsten, zodat u weet dat u op koers ligt. Als u de doelstellingen van uw budget niet haalt, kunt u het budget gebruiken om problemen op te lossen door uit te zoeken hoe u kunt bezuinigen op arbeidskosten of nieuwe computers, de verkoop kunt verhogen door agressievere marketing, of uw winstverwachtingen kunt verlagen.
Componenten van een budget
Een budget moet uw inkomsten, uw kosten, en – het belangrijkste – uw winst of cashflow bevatten, zodat u kunt uitzoeken of u geld over hebt voor kapitaalverbeteringen of kapitaaluitgaven. Een budget moet ten minste jaarlijks worden opgesteld. De meeste jaarlijkse begrotingen zijn ook onderverdeeld in 12 maanden, met lege kolommen naast uw ramingen om in te vullen met uw werkelijke resultaten naarmate het jaar vordert. Misschien wilt u een accountant raadplegen voor het opstellen van een budget, maar het kan ook iets zijn wat u zelf kunt doen met financiële software voor kleine bedrijven en/of een van de gratis budgetwerkbladen en sjablonen die online beschikbaar zijn (zie Aanbevolen bronnen hieronder.)
Hier volgt hoe de SBA de basisonderdelen van het budget definieert:
Verkopen en andere inkomsten – Deze cijfers zijn de “hoeksteen” van een budget. Probeer deze schattingen zo nauwkeurig mogelijk te maken, maar wees zo nodig ook wat behoudend. “Iedereen zou graag zien dat de verkoop elk jaar verdubbelt, maar de kans dat dat gebeurt is zeer onwaarschijnlijk,” zegt Butcher. De beste basis voor uw geraamde verkoopopbrengsten zijn de werkelijke verkoopcijfers van vorig jaar. Als je net begint, heb je hopelijk je onderzoek gedaan door andere zakenmensen in hetzelfde vakgebied als jij te vragen, gebruik te maken van kennis over het vakgebied die je in een vorige baan had, en/of marktonderzoek te doen.
Totale kosten en uitgaven – Nu je je verkoopramingen klaar hebt, kun je cijfers bedenken voor hoeveel het je bedrijf zal kosten om die inkomsten te verdienen. Dit kan lastig zijn, omdat ze soms variëren door inflatie, prijsstijgingen en andere factoren. Kosten kunnen worden onderverdeeld in categorieën: vaste kosten, variabele kosten en semi-variabele kosten.
– Vaste kosten zijn kosten die hetzelfde blijven, of uw omzet nu stijgt of daalt. Voorbeelden zijn huur, gehuurd meubilair en verzekeringen.
– Variabele kosten houden verband met de verkoopvolumes. Hieronder vallen de kosten van grondstoffen die u nodig hebt om producten te maken, inventaris en vracht.
– Semivariabele kosten zijn vaste kosten die variabel kunnen zijn wanneer ze worden beïnvloed door het volume van de omzet. Hiertoe behoren salarissen, telecommunicatie en reclame.
Winst – Laten we eerlijk zijn: je bent in zaken om winst te maken op je investering en werk. U schat dit cijfer door uw kosten van uw inkomsten af te trekken. De SBA adviseert om handelsverenigingen, accountants of bankiers te raadplegen om er zeker van te zijn dat u de juiste winst uit uw bedrijf haalt. Zodra u een winstraming hebt, kunt u ook beginnen te plannen of u nieuwe apparatuur kunt kopen, naar een grotere locatie kunt verhuizen, personeel kunt aanstellen of uw werknemers bonussen of loonsverhogingen kunt geven. Je kunt ook je kostenprognoses bekijken en zien waar je kunt bezuinigen als je winstprognoses niet kloppen.
De begroting moet werken volgens wiskundige basisvergelijkingen — ofwel “omzet = totale kosten + winst” of “omzet – totale kosten = winst.”
Hoe stel je een bedrijfsbegroting op
Het opstellen van een begroting is het gemakkelijkst als je er het voorgaande jaar een hebt gemaakt. Die prognoses, in combinatie met de werkelijke inkomsten en uitgaven, vormen dan de basis voor uw ramingen voor het komende jaar. Maar als je dit artikel leest, is de kans groot dat je nog nooit een budget voor je bedrijf hebt geschreven. In dat geval, lees verder.
Streef uw omzet en winst na. Begin met het ontwikkelen van een doel voor uw verkoopopbrengsten, adviseert SCORE, een non-profit groep met 370 afdelingen die is gewijd aan het helpen van ondernemers en kleine bedrijven bij hun oprichting, groei en succes. Als u een bedrijf start, begin dan met een realistische schatting van de winst die u het komende jaar wilt maken. Als u al een tijdje zaken doet, neem dan de meest recente financiële overzichten van uw bedrijf – of die nu door een grootboek of een computersoftwareprogramma zijn gegenereerd – en gebruik die als basis voor het ontwikkelen van uw verkoop- en winstdoelstellingen. De reden waarom u met de verkoop en/of de winst begint, is dat deze informatie de rest van uw ramingen voor kosten, uitgaven en kapitaaluitgaven zal sturen. Houd rekening met factoren die van invloed kunnen zijn op uw verkoopcijfers – zoals de economie of het verlies van een belangrijke klant – maar maak u niet te veel zorgen, want het basisprincipe van budgetteren is dat de cijfers nooit precies goed zullen blijken te zijn.
Bereken de bedrijfskosten. Een goede plaats om te beginnen zijn, nogmaals, de financiële overzichten. Deze overzichten moeten een gespecificeerde lijst bevatten van de vaste en variabele kosten die u gedurende het jaar hebt gemaakt, inclusief salarissen en lonen, huur, portokosten, onderzoek, reizen, nutsvoorzieningen, belastingen, enz. Als je net begint, zul je moeten brainstormen om er zeker van te zijn dat je rekening houdt met alle kosten die je zult maken.
Bereken de bruto winstmarge. Ook dit is veel gemakkelijker als je al een tijdje zaken doet. Maak in dat geval een schatting van de kosten van uw verkochte goederen (beginvoorraad, ingekochte of geproduceerde goederen, verzendkosten, etc.) en trek die af van uw totale verkoopopbrengst, adviseert SCORE.
Neem de tijd om de cijfers bij te stellen. Gezien de schattingen voor verkoop en uitgaven, zult u waarschijnlijk terug willen gaan en uw schattingen willen bijstellen om uw winstdoelen te bereiken. Dit kan betekenen dat u het komende jaar minder nieuwe voorraden aanschaft of dat u twee nieuwe medewerkers moet aannemen. Houd rekening met deze aangepaste kosten en besparingen en bereken de cijfers opnieuw. Misschien moet u door de zure appel heen bijten en naar een accountant of bedrijfsadviseur gaan voor hulp bij uw budgetcijfers. Hoe dan ook, vergeet niet dat het belangrijk is om realistische cijfers te gebruiken, zodat uw budget u kan helpen uw bedrijf te sturen. Vergeet niet dat budgettering geen exacte wetenschap is. “Een budget werkt op gezond verstand,” zegt Butcher. “Als je vorig jaar 100.000 dollar aan inkomsten hebt gemaakt, geeft gezond verstand aan dat je volgend jaar geen miljoen zult maken. Je kunt het beste schatten tussen de $80.000 en $120.000.” Maar wees bereid om uw budget aan te passen naarmate het jaar vordert. Het kan zijn dat u uw verkoopcijfers te hoog heeft ingeschat wanneer de economische malaise uw bedrijf treft. Of, omgekeerd, u kunt een klant binnenhalen die uw bedrijf verdubbelt.
Aanbevolen bronnen: