Waarom is juridisch schrijven zo moeilijk? Voor iedereen die geen advocaat is en niet aan juridisch schrijven hoeft te doen, moet je me maar vertrouwen – het is echt zo.
Ondanks de uitdagingen zijn de meest effectieve advocaten degenen die het belang van goed juridisch redigeren inzien, en actief strategieën implementeren om hun redactionele vaardigheden te verbeteren.
De beste manier om dit te doen is niet met trucs en foefjes, maar met aandacht voor de basisprincipes van goed juridisch schrijven.
Een van de lasten waar vooral jonge juristen mee te maken krijgen, is het maken van een product (of dat nu een brief, pleitnota, brief aan een advocaat of een ingezonden stuk is) dat door hun supervisor wordt afgetekend.
Als er al sprake is van frustratie in dit proces, dan komt dat meestal niet door wijzigingen in de juridische punten of conclusies – het komt door wijzigingen in de vorm, in plaats van de inhoud.
Rechtelijk redigeren vereist kennis van je publiek
Zoals bij veel aspecten van het advocaat-zijn, gaat het bij het juridisch redigeren niet om de opsteller – het gaat om de ontvanger. Dat moet het uitgangspunt zijn van elk document dat je opstelt.
Je schrijft normaal gesproken niet voor je ego, je baas (binnen redelijke grenzen) of je universitair docent. Je schrijft voor je publiek.
Juryleden, cliënten, collega’s, tegenstanders, tijdschriftlezers – ze hebben allemaal verschillende ervaringen, perspectieven en kennis. Hoe meer je weet over je publiek, hoe beter je in staat zult zijn in hun voordeel te schrijven. Vergeet niet dat je soms ook meer dan één publiek moet bedienen.
Hoewel het concept breed is, zijn hier een paar voorbeelden van hoe het kennen van je ontvanger belangrijk is:
- Een gesofisticeerde klant (laten we zeggen een bank) zal niet altijd complexe uitleg verlangen van anderszins eenvoudige taken. Als je een faillissement bespreekt met de incasso-afdeling, ga je waarschijnlijk uit van een zekere achtergrondkennis zonder lyrisch te worden over de ins en outs van het faillissementsproces.
- Brieven aan “eenmalige” of ongenuanceerde klanten (bijvoorbeeld een persoon die advies vraagt over een belastingkwestie) vereisen misschien veranderingen in de gebruikte taal. Maak het minder ingewikkeld, gebruik een andere zinsbouw en vermijd het gebruik van sectorspecifiek jargon.
- Bij pleidooien voor de rechtbank ligt over het algemeen de “look and feel” van deze documenten vast. Over de inhoud moet echter nog steeds goed worden nagedacht. Vergeet in dit geval niet dat het uw taak is om te overtuigen, niet om te adviseren. U probeert het Hof uit te leggen waarom het bij de toepassing van de wet uw benadering van een bepaalde reeks feiten moet aanvaarden. Beide partijen kennen het recht en beide kennen de aangevoerde feiten – elk van hen zal echter een wezenlijk verschillend betoog houden. Het is jouw taak om jouw kant van de zaak overtuigend te maken, en er tegelijkertijd voor te zorgen dat je voldoet aan je plicht tot eerlijkheid en openhartigheid.
Goed juridisch redigeerwerk heeft een afgebakend punt
Verreweg het slechtste redigeerwerk dat er bestaat, is de lange, wijdlopige stijl van juridische brieven die we allemaal wel eens hebben gezien (en soms ook geschreven).
Een dergelijke stijl heeft één groot probleem – het mist een waarneembaar punt. Er worden veel woorden gebruikt, en die zijn vaak welsprekend en verrukkelijk.
Helaas gaat het punt dat we met de opdracht probeerden te maken, verloren in een doolhof van onnodige inkt.
Vaak is dit het gevolg van het feit dat de schrijver niet van tevoren heeft bedacht wat nu eigenlijk het punt van het document is. Als je van tevoren even de tijd neemt om te weten wat de essentie van je document, paragraaf of brief is, dan kun je ervoor zorgen dat je tekst daarop is afgestemd. Natuurlijk kan een complex document meerdere punten hebben – maar dat betekent niet dat je toestemming hebt om elk konijnenhol in te gaan waar je hersenen je naartoe brengen.
Hot Tip: Nadat u uw document hebt gemaakt, zorg ervoor dat u teruggaat en het controleert. Als iets wat je hebt geschreven niet nodig is om je punt(en) duidelijk te maken – haal het er dan uit.
Heb een gedefinieerde structuur
Zelfs het kortste document moet een goede structuur hebben. Bovendien heeft de structuur van uw product een grote invloed op het effect dat u sorteert.
Moet uw belangrijkste punt als eerste worden gemaakt, of als laatste? Is een samenvatting nodig?
Hoeveel details zijn nodig?
Moet X voorafgaan aan Y, of is het omgekeerde meer op zijn plaats?
De antwoorden op deze vragen hangen af van de aard van de taak en het publiek. Maar wat het onderwerp ook is, er moet worden nagedacht over een weloverwogen en zinvolle structuur. Als uw woorden zomaar op de pagina zijn gevallen, neem dan een stap terug – denk na – en zorg ervoor dat het totaalplaatje klopt.
Verraderlijke eenvoud
Woorden zijn een van onze belangrijkste hulpmiddelen als advocaten. We gebruiken ze vaak, maar als we niet de tijd nemen om ze aan te scherpen, worden ze saai en maken we fouten.
Ik weet zeker dat Latijn in bijna alle contexten uit is.
Maar hoe zit het met jargon? Technisch taalgebruik? Moet je wetgeving parafraseren of citeren?
Het talent van de beste pleitbezorgers ter wereld is dat ze een complex onderwerp in eenvoudige bewoordingen kunnen uitdrukken.
Dat betekent niet dat je kinderlijke taal moet gebruiken. Het betekent eenvoud van uitdrukking, beknopt gebruik van taal en een waardering voor de subtiele boodschap die het ene woord zal overbrengen, waar een ander dat niet zou doen.
Het is moeilijker dan het lijkt. Maar eenvoud zal altijd krachtiger zijn dan complexiteit.
De beste juridische teksten zijn authentiek
Echtheid van uitdrukking (in het bijzonder bij het schrijven aan cliënten) is een cruciaal onderdeel van relatieontwikkeling.
Dit is waar zinnen als “wij merken op dat” en “wordt geadviseerd dat” me echt gek maken.
Niemand praat op die manier. Niemand schrijft zo in de echte wereld.
Dus waarom, wanneer advocaten besluiten te schrijven, sluipen deze belachelijke zinnen er zo vaak in? Ik heb er zelfs zo’n hekel aan dat ik er een video over heb gemaakt:
Tenzij de situatie daarom vraagt (pleitnota’s, pleitnota’s van het Hof zijn duidelijke uitzonderingen) moet je schrijfstijl zo authentiek mogelijk zijn. Je cliënten zullen er dol op zijn.
Hoe lang moet een juridische brief zijn?
Alleen zo lang als nodig is. Niet meer. Niet korter.
De beste zinsconstructies in juridische teksten…
Dit gaat echt samen met zowel het hebben van een punt, als met eenvoud van uitdrukking.
Jonge advocaten hebben de neiging om af te studeren met een verbazingwekkend talent om concepten aan elkaar te rijgen. Het resultaat is dat ik binnen een enkele zin 3, 4 of meer ideeën kan vinden. Als je een punt wilt maken, maak dat punt dan.
Dan maak je een ander.
Op zichzelf.
Effective Legal Drafting has a “Call to Action”
Het is niet alleen een marketing hype – de meeste juridische teksten moeten eindigen met een waarneembare call to action.
Wat is dat? Het is datgene wat je wilt dat de ontvanger doet.
Je zou kunnen willen:
- dat de rechter bepaalde bevelen geeft
- dat de andere partij zich neerlegt bij jouw eisen
- dat jouw cliënt je bepaalde instructies geeft.
Als ik aan het eind van uw brief niet precies weet wat er nu gaat gebeuren en wat ik moet doen – dan bent u een cruciaal element vergeten.
Minimaliseer fouten
Ik wil hier niet op inhaken (vooral omdat ik deze regel zelf vaak overtreed), maar je moet dingen lezen voordat je ze indient.
Precies.
De meest voorkomende fouten zitten in de delen die minder aandacht krijgen – het adresblok, de onderwerpregel, de “uw referentie” delen, de voetteksten.
Daarnaast, echter – controleer op apostrofs, meervoudsvormen, ontbrekende woorden (wil je aangeklaagd worden?
Een beetje aandacht voor deze onderwerpen zal uw eindproduct oppoetsen.
Gebruik feedback
Let eens op wat er met uw tekst gebeurt. Waar komt de rode pen het vaakst terecht? Wat is onduidelijk voor je begeleider? Welke vragen worden er gesteld?
Belt je cliënt je altijd verward op, direct nadat hij je brieven heeft ontvangen?
Dit zijn allemaal fantastische aanwijzingen voor de punten waarop je je juridische teksten moet verbeteren, en als je er aandacht aan besteedt, zul je vooruitgang boeken.
Natuurlijk, soms zal het een stijlverschil zijn en moet je beslissen wat belangrijker is – je stijl behouden, of iets ondertekend de deur uit krijgen.
8 tips voor het opstellen van juridische documenten
Mijn belangrijkste tips voor het effectief opstellen van juridische documenten (ongeacht om welk document het gaat) zijn de volgende:
- Ken je publiek – als je de klant niet kent, moet je hier misschien maar een poging wagen, maar probeer een inschatting te maken van de complexiteit van de klant en de gewenste insluitsels.
- Ken je het doel – waar is het document voor bedoeld? Is het om te adviseren, bij te werken, te herinneren, aan te moedigen, te vermanen, te rechtvaardigen, te klagen of om het bedrijf in te dekken? Wat het ook is – als je het doel van de brief niet kent, hoe kun je het dan bereiken?
- Gebruik in geval van twijfel liever kortere zinnen dan langere. Een voormalige partner met wie ik werkte, dreigde voortdurend dat ik het woord “en” niet meer mocht gebruiken. Helaas denk ik dat hij waarschijnlijk op een goed idee was…
- Gebruik geen woorden die niets toevoegen aan de brief. Nuttige zinnen als “wij adviseren dat”, “wij merken op dat” zijn in – en bijna altijd overbodig. Deze zinnen komen vooral voor wanneer iemand niet weet hoe hij zijn zin moet beginnen en vreest dat de brief zonder een leuke inleiding abrupt zal overkomen. Soms is dat juist – maar meestal niet.
- Aannemelijk is dat je document voor een rechter komt. Het maakt niet uit in welk vakgebied u werkzaam bent, er is altijd een kans dat een rechter op een dag uw document bekijkt en beoordeelt hoe het van invloed is op een beslissing. Neem dit als maatstaf – als je niet wilt dat het in de rechtszaal wordt voorgelezen terwijl je daar staat, schrijf het dan niet op!
- Gebruik zo mogelijk geen jargon.
- Gebruik meestal geen case citations. De rechtenfaculteit heeft iedere student geleerd dat zijn juridische kennis moet worden weergegeven door middel van een overvloed aan juridische citaten. Dit is onjuist. In feite zijn citaten meestal een vervelende afleiding van de inhoud van de brief. Citaten hebben wel degelijk een plaats, maar moeten oordeelkundig worden gebruikt in de meeste correspondentie en documentatie (pleidooien voor het Hof zijn een voor de hand liggende uitzondering).
- Lees het allemaal een tweede keer – goed. Ik moet bekennen dat ik hier een aantal keren niet in geslaagd ben, en ik betreur het altijd als de partner een simpele typefout vindt die ik had moeten corrigeren, waardoor mijn brief vertraging oploopt.
Er zijn een aantal algemene tips voor het opstellen van juridische documenten voor wie een document van hoge kwaliteit wil produceren.