Het organiseren van een evenement met entertainment brengt een heleboel details met zich mee waar je rekening mee moet houden, maar het is gemakkelijk te zien dat één bepaalde factor bij iedereen op de voorgrond staat: de kosten. Het huren van attracties, spelletjes en andere carnavalsattracties kan sterk in kosten variëren, en er zijn ook andere kosten dan alleen de machines.
De totale kosten van carnavalsattracties
De kosten van de machines, kraampjes, attracties en opblaasattracties die u wilt huren zijn zeer variabel. De kleine opblaasbare spelen en de kleine bounce huizen, bijvoorbeeld, zouden slechts $100 per dag kunnen kosten te huren. Grotere en meer uitvoerige opblaasbare toestellen kunnen $300 of meer per dag zijn. Ondertussen, kunnen de extra-grote machines zoals een Ferris Wheel duizenden dollars per dag kosten te huren. Een reuzenrad van 42 voet kan u $5.000 per dag kosten!
Er hangt veel af van het soort machines, spelen en attracties dat u wilt huren, en hoeveel u er wilt huren, en voor hoe lang.
Eenvoudige inflatables, basismachines, en carnavalsspelen zijn relatief goedkoop om te huren. Ze zijn klein als ze zijn ingepakt, eenvoudig op te zetten – sommige hebben alleen stroom nodig voor een luchtpomp – en eenvoudig te vervoeren.
Middelgrote machines zoals spoorloze treinen, mechanische stieren en eenvoudige spinners zijn iets duurder, meestal omdat ze meer opbouw en vervoer vereisen.
Grote machines, attracties en toestellen, zoals een tokkelbaan, een klimmuur of een bungee-attractie kosten doorgaans meer om te huren, omdat er andere bijbehorende kosten in de prijs zijn verwerkt. De meest voorkomende is natuurlijk het personeel; als je een getrainde operator nodig hebt om de attractie te bedienen, moet je die ook betalen.
Als je contact opneemt met een evenementenplanner om carnavalsattracties en -spellen te boeken, kun je een volledige prijsopgave krijgen van de totale kosten van het huren van al het entertainment dat je wilt. U kunt ook een gespecificeerde lijst van de kosten opvragen, om te zien waar de uitgaven werkelijk zijn, en beslissingen nemen om specifieke ritten te schrappen om binnen uw budget te blijven. Natuurlijk zal een dergelijk bedrijf meer dan bereid zijn om met u samen te werken om onder het budget te blijven, terwijl het verstrekken van de perfecte hoeveelheid entertainment voor uw evenement.
U kunt altijd een volledig carnaval evenement huren, met tientallen attracties voor een volledige week van plezier en spelletjes. U kunt ook een paar attracties en spelletjes huren voor een dag of twee entertainment voor een korter evenement. Flexibiliteit is de naam van het spel, en er is altijd iets beschikbaar voor elk evenement en elke locatie.
De kosten van het opzetten
Het opzetten is meestal een van de kosten die verbonden is aan de totale kosten van het huren van carnavalsuitrusting, maar die kosten zullen variëren afhankelijk van het aantal en de complexiteit van de ritten.
Welke factoren spelen een rol bij de opbouw?
- Vervoer van de apparatuur naar uw locatie. Als je verder weg bent van de plaats die je huurt, vooral als je aan de rand van hun verzorgingsgebied zit, kan het zijn dat je een hoger tarief betaalt dan wanneer je dichterbij zou zitten. Niet altijd, maar sommige bedrijven passen prijzen aan die op afstand worden gebaseerd, of voegen een afstandsvergoeding voor vervoer toe.
- Mechanische opstelling. De grote opblaasbare ritten en de dia’s vereisen kennis van hoe te om hen op te stellen om schade aan de rit of aan andere punten in het omringende gebied te vermijden. De meer complexe mechanische apparaten, zoals spinners, mechanische stieren, of schommels, vereisen mechanische kennis en opgeleide exploitanten om hen opstelling en scheur hen down.
- Toebehoren. In aanvulling op de ritten die u huurt, kunt u ook een assortiment van accessoires en andere items nodig. Tafels, stoelen en tenten zijn een hoofdbestanddeel van een goed evenement, en een goed bedrijf zal van plan om te brengen wat nodig is voor het evenement, in plaats van het aan u overlaten.
- Macht. Terwijl sommige locaties kunt u aftappen van hun macht, sommige niet, en sommige hebben geen macht beschikbaar om te gebruiken. In deze gevallen moet je ergens stroom, en dat is waar generatoren komen inch Het huren van generatoren is een extra kostenpost, maar het is beter om het te betalen dan geen stroom te hebben voor uw evenement.
De opstelling zal variëren, afhankelijk van uw locatie, uw evenement, uw behoeften en uw bestaande middelen. Zorg er altijd voor dat u genoeg ruimte in uw budget overlaat om de installatie en andere accessoires te dekken.
De kosten van personeel
Zoals hierboven terloops vermeld, heeft apparatuur meestal personeel nodig. Opgeleid personeel moet worden betaald voor hun tijd. Dat gezegd hebbende, de kosten van de exploitatie van een rit is meestal opgenomen in de huurprijs voor die rit, dus je bent niet altijd van plan om te zien extra posten voor het personeel kosten.
Bemanning is nodig voor:
- Vervoer van attracties naar de locatie van het evenement.
- Opzetten van de attracties en andere machines op de locatie, voordat het evenement begint.
- Toezicht op en bediening van attracties. Dit kan één persoon per rit zijn, of misschien meer dan één voor sommige complexe ritten.
- Bediening van sommige spelen en ander vermaak. Voor eenvoudige spelen is misschien maar één persoon nodig om verschillende spelen te bedienen.
Extra personeel is nodig voor sommige andere extra’s die u op uw evenement kunt hebben, zoals:
- Een gediplomeerde barman als u de diensten van een bar op uw locatie huurt.
- Voedselverkopers die concessies doen voor uw evenement. Natuurlijk kunt u deze apart boeken bij een cateringbedrijf, of foodtrucks huren, dus dit kan ook variëren.
- Veiligheidspersoneel in sommige gevallen.
- Onderhoud voor machines in het geval ze kapot gaan.
Mensen zijn vaak het duurste onderdeel van een evenement, maar hoe de kosten voor het huren van carnavalsmateriaal uitpakken, hangt sterk af van welk materiaal u wilt, hoeveel u wilt en hoe lang u het wilt huren.
De kosten van de prijzen
Hoewel ze niet per se belangrijk zijn voor carnavalsattracties, wilt u soms spelletjes huren in plaats van attracties. Carnavalsspelletjes kunnen op zich leuk zijn, maar we weten allemaal wat je echt wilt als je naar een carnaval of kermis gaat: de prijzen!
Nu, je kunt altijd voor je eigen prijzen zorgen. Een ticketsysteem is eenvoudig te implementeren voor carnavalsspellen, met één gecentraliseerde stand vol prijzen die de deelnemers met tickets kunnen kopen. Door uw eigen prijzen te voorzien, kunt u kleding met bedrijfslogo en andere dergelijke artikelen toevoegen. U kunt ook andere items zoals voedselbonnen en loterij items. Een veel voorkomende prijs set-up die we hebben gezien is op maat gemaakte loterij dozen, in plaats van individuele prijzen, voor een meer persoonlijke touch.
Aan de andere kant, kunt u inhuren prijs ondersteuning van het bedrijf dat u boekt voor uw games. Dit zal meestal een reeks van meestal generieke prijzen zijn, zoals knuffeldieren en elektronische items.
Het aanbod van prijzen varieert, natuurlijk, dus u zult dit moeten bespreken met uw evenementenplanningsbedrijf. Vergeet niet dat u een begeleider nodig heeft om uw prijzenkassa te bemannen!
De kosten van stroom
Het is hierboven al genoemd, maar elk goed evenement heeft stroom nodig om succesvol te zijn. Normaal gesproken kun je op twee manieren aan stroom komen.
Eerst kun je stroom krijgen van de locatie. Als u een evenement organiseert op een kermis, in een congrescentrum of een andere openbare evenementenruimte, kunt u waarschijnlijk gebruikmaken van de stroom van de locatie zelf. Sommige locaties leveren stroom tegen een extra vergoeding, terwijl andere de stroom leveren als onderdeel van de kosten voor het boeken van de locatie.
Ten tweede kunt u uw stroom betrekken van generatoren. Of u nu uw eigen generatoren meeneemt of ze huurt, generatoren vereisen ruimte, brandstof en toezicht om ervoor te zorgen dat ze goed werken. Als uw locatie binnen is, maar u hebt geen toegang tot hun stroomvoorziening, moeten uw generatoren buiten worden geplaatst met kabels die naar binnen lopen om machines en spelletjes van stroom te voorzien.
Zorg er altijd voor dat u stroom hebt voor uw evenement! Niets is erger dan dat uw crew arriveert en ontdekt dat ze de beschikbare stroom niet kunnen gebruiken, of dat er helemaal geen stroom beschikbaar is.
De kosten van extra’s
Er zijn een heleboel extra’s die u kunt boeken bij dezelfde mensen die u uw ritten boekt, of bij andere aanbieders. Als u ze allemaal als pakket krijgt, kan dat goedkoper zijn dan wanneer u ze afzonderlijk boekt, maar u moet de kwaliteit van de diensten die u boekt wel goed controleren.
Welke extra’s kunt u boeken?
- Fotografie. Bij veel evenementen gaat het om het maken van herinneringen, dus het inhuren van een fotograaf om die herinneringen vast te leggen is een no-brainer.
- DJ’s. Iemand die verantwoordelijk is voor muziek, aankondigingen en ander hoorbaar entertainment kan een cruciaal element zijn van sommige evenementen.
- Clowns. Vooral relevant voor evenementen gericht op kinderen, clowns en andere entertainers kunnen een enorme aanwinst zijn voor het feest.
- Karikatuurkunstenaars. Kunstenaars kunnen zorgen voor uniek entertainment en een uniek product voor uw aanwezigen om mee naar huis te nemen.
- Schminken of airbrushen. Een deel van het krijgen van in de geest voor een evenement is het kleden van het deel, en airbrush tatoeages of schminken kan leuk zijn voor de aanwezigen van alle leeftijden.
- Ballon kunst. Sommige clowns kunnen ook dubbele diensten bewijzen als ballonartiesten.
- Goochelaars. Een goede goochelaar kan een menigte de hele dag vermaken, met een verscheidenheid aan trucs, van kaarten tot vogels en nog veel meer.
- Seizoenskostuums. Sommige evenementen, met name seizoensgebonden evenementen, willen misschien een kerstman, een paashaas of een andere evenement-specifieke kostuums om de ronde te doen.
- Filmprojectoren. Als uw evenement in het donker plaatsvindt of een donkere binnenruimte heeft, kan een filmprojector een geweldige aanvulling zijn.
- Live muziek. Het boeken van een band voor een unieke set kan een geweldig onderdeel zijn van veel evenementen, en afhankelijk van de band, kan het zelfs een middelpunt van het entertainment worden.
Al deze zijn optioneel, afhankelijk van het soort evenement dat u plant, uw budget, en de sfeer die u wilt bereiken. Elk van hen die u wilt boeken zal een extra kosten, natuurlijk, maar wanneer verpakt in uw totale evenement pakket, kunnen ze heel betaalbaar zijn.
De kosten van annulering
Een kosten die je hoopt nooit tegen te komen is de kosten van annulering. Dit kunnen kosten zijn voor annulering na een bepaalde datum, of het kan een niet-restitueerbaar voorschot zijn, of iets daartussenin. Meestal is het alleen een zorg als uw evenement uit elkaar valt, uw budget is geweigerd, of uw locatie een reden heeft om te annuleren. Er zijn echter tal van redenen waarom een evenement kan worden geannuleerd, en wij zijn hier niet om daarover te oordelen.
Annuleringskosten zijn gewoon een feit van zakendoen met een bedrijf dat zijn goederen moet voorbereiden, verzenden en plannen. Als je op het laatste moment annuleert, verliest het bedrijf niet alleen wat je had geboekt, maar ook wat deze middelen hadden kunnen doen als je ze niet in je contract had vastgelegd. Annuleringskosten dekken dat.
Zich altijd bewust zijn van wat de annuleringsvoorwaarden zijn bij elk bedrijf dat u boekt. Er is geen excuus om te worden overrompeld door hen wanneer uw contract duidelijk beschikbaar is, en ze zullen meestal niet flexibel of terugbetaalbaar zijn, ongeacht de omstandigheden. Toch, met een goed bedrijf, zou uw evenement zonder problemen moeten verlopen en hoeft u zich nooit zorgen te maken over annulering.
De kosten binnen uw budget houden is altijd mogelijk, ongeacht hoe krap of inflexibel dat budget ook mag zijn. U hoeft alleen maar de juiste verwachtingen te hebben, het juiste formaat feest te plannen en precies te boeken wat u nodig heeft.