Hoe schrijf ik een formele aanmaningsbrief

Niemand wil naar de rechter stappen als het mogelijk is een kwestie op te lossen zonder te procederen. Daarom begint het onderhandelingsproces bij de meeste geschillen met het versturen van een schriftelijke aanmaning. De aanmaning opent een gesprek tussen u en uw tegenpartij door uit te leggen:

uw kant van het verhaal
het bedrag dat u aan rekeningen heeft opgelopen, en
het totale bedrag aan schikkingen dat u vraagt.

Nadat u uw aanmaningsbrief hebt verstuurd, kunt u, als uw pogingen om het geschil op te lossen falen en u besluit niet te bemiddelen, een klacht indienen bij het kantongerecht om de zaak op te lossen.

Voordelen van een aanmaningsbrief

Veel rechtbanken eisen dat u een formele aanmaning indient voordat u uw rechtszaak indient. Maar zelfs als het schrijven van een formele aanmaning niet wettelijk noodzakelijk is, zijn er twee redenen waarom het sturen van een aanmaning zinvol is:

In maar liefst een derde van alle geschillen zal uw aanmaning een katalysator zijn voor een schikking.
Zelfs als u de zaak niet schikt, biedt het uitleggen van uw standpunt in een formele brief u een uitstekende gelegenheid om de zaak te organiseren.

Lees meer over het voorbereiden van bewijs voor uw geringe vorderingen zaak.

bevordert zaak schikking

Een voordeel van een duidelijke, beknopte brief waarin u betaling eist, is dat u misschien niet de moeite hoeft te nemen om een geringe vorderingen zaak aan te spannen. Zelfs als u al zonder succes persoonlijk of telefonisch ruzie hebt gemaakt met uw tegenpartij, kunt u met een brief duidelijk maken waarom u geld verschuldigd bent. In plaats van het zoveelste chagrijnige gezicht aan de andere kant van de toonbank te zijn, krijgen u en uw geschil nu een ontnuchterende realiteit. De andere partij moet het feit onder ogen zien dat u niet zomaar weggaat. En als u een rechtszaak aanspant, zal het tijd en energie kosten om een zaak te verdedigen. Erger nog, u zou kunnen winnen. Kortom, uw kansen om betaald te krijgen nemen toe als u uw zaak schriftelijk voorlegt.

Helpt u uw zaak te organiseren

Er komt meer bij kijken dan het invullen van de klacht (het papierwerk dat de zaak in gang zet). U zult uw zaak moeten bewijzen met bewijsmateriaal. Wanneer u uw aanmaningsbrief schrijft, zet u uw standpunt uiteen en geeft u de redenen waarom u zult zegevieren. Dit zal u helpen om elk aspect van uw zaak te overdenken, inclusief de feiten, de wet en het bewijs dat u nodig zult hebben om uw standpunt te bewijzen. U bent beter voorbereid om te procederen als dat nodig mocht zijn.

Voorbeeld. Sunita koopt op eBay een designerjurk van Maya. Als het arriveert, realiseert zij zich dat het bedoeld was om met een jasje te worden geleverd en dat het te schraal is om zonder jasje te dragen. Maya weigert de jurk terug te nemen. Ze hangt de telefoon op als ze Sunita’s stem aan de lijn hoort. Sunita schrijft een aanmaningsbrief waarin ze dit alles uiteenzet en verstuurt die per aangetekende post. Maya antwoordt niet. In de rechtszaal veinst Maya complete verbazing en beweert: “Ik had geen idee dat je een probleem had met de jurk – waarom heb je niet eerder iets gezegd?” Sunita’s aanmaningsbrief, met zijn volledige beschrijving van de gebeurtenissen, kan nu als bewijsmateriaal worden gebruikt om Sunita’s versie van het geschil te staven – en Maya zal er minder geloofwaardig door lijken.

Ontdek welke soorten geringe vorderingen u kunt indienen.

Voorbereiding van uw aanmaningsbrief

Bij het schrijven van uw aanmaningsbrief moet u uw doel voor ogen houden. U moedigt uw tegenstander aan om de situatie op een zakelijke manier te beoordelen. Uiteindelijk wilt u dat de brief bij de gedaagde (de persoon of het bedrijf dat u aanklaagt) de volgende vragen oproept:

Hoeveel tijd zal een verdediging in beslag nemen?
Wil ik dit geschil in het openbaar beslechten?
Zal ik verliezen?
Hoeveel zal het me kosten als ik verlies?
Kan ik dit nu voor minder geld regelen?

Bedenk dat u deze specifieke vragen niet zult uitschrijven. Je schrijft de brief op een manier die je tegenstander aan het denken zet over deze kwesties. Hier zijn andere punten om in gedachten te houden:

Typ je brief. Als je geen computer hebt, probeer er dan een te vinden. Veel openbare bibliotheken hebben computers die u gratis of tegen een kleine vergoeding kunt gebruiken.
Vermeld de feiten. Op het eerste gezicht lijkt het misschien een beetje vreemd om deze details te schetsen; uw tegenstander kent immers het verhaal. Maar dat is niet altijd het geval. Veel mensen onthouden alleen de feiten die hun kant ondersteunen. U wilt er zeker van zijn dat zij alle feiten onthouden. Als u voor de rechter moet verschijnen, kan de brief door de rechter worden gelezen, en u wilt dat de rechter begrijpt wat er is gebeurd. In wezen is dit een versnelde manier om een verslag te maken van niet alleen het eerste geschil, maar ook van eventuele latere telefoongesprekken, onbeantwoorde oproepen, of ongepast gedrag van de gedaagde.
Wees beleefd. Val uw tegenpartij niet persoonlijk aan (zelfs niet als deze het verdient). Hoe meer je aanvalt, hoe meer je de andere kant uitnodigt om te reageren in een soortgelijke boze ader. En, kalme mensen zijn over het algemeen geloofwaardiger omdat het laat zien dat ze zeker zijn van hun standpunt. Dit geldt ook wanneer je een betoog houdt in de rechtbank.
Vraag wat je wilt. Als je 2000 dollar wilt, draai er dan niet omheen, vraag het. Houd in gedachten dat het gebruikelijk is om iets meer te vragen, zodat je ruimte hebt om te onderhandelen. Een geraffineerde tegenstander zal aannemen dat je dat gedaan hebt. Leg uit hoe u aan dit bedrag bent gekomen door alle werkelijke verliezen uiteen te zetten die u hebt geleden, zoals de kosten van medische bezoeken, gederfde inkomsten, reparatiekosten en materiële schade.
Stel een deadline. Een week (twee weken op zijn hoogst) is meestal het beste; langer en uw tegenstander heeft minder motivatie om u meteen aan te pakken. Geef de werkelijke datum om elke twijfel weg te nemen. Sluit af met de mededeling dat u onmiddellijk uw rechtsmiddelen zult aanwenden als de ontvanger niet aan uw eis voldoet.
Maak kopieën en bewaar ze. Maak een kopie van elke brief voordat u hem verstuurt, en bewaar een kopie van de postbevestigingen (gebruik gewaarmerkte post, retourbewijs gevraagd). Bewaar ook alle correspondentie van uw tegenpartij. Als u het per e-mail verstuurt, zorg er dan voor dat u het niet verwijdert en bewaar kopieën van alle antwoorden.
Gebruik gewaarmerkte post. Stuur de aanmaningsbrief via aangetekende post met een retourbewijs gevraagd. Als u toch in kleine vorderingen rechtbank terechtkomt, kunt u het retourbewijs gebruiken om elke bewering te weerleggen dat uw tegenstander de aanmaningsbrief niet heeft ontvangen. Nogmaals, veel particulieren en bedrijven gebruiken nu bijna uitsluitend e-mail en het is prima om alle communicatie te e-mailen zolang u een antwoord ontvangt. Als u dat niet doet, zorg er dan voor dat u de brief aangetekend verstuurt.

Sample Demand Letters

Hieronder staan brieven die een consument zou kunnen schrijven aan een autoreparatiebedrijf nadat hij slachtoffer is geworden van een slordige reparatie en aan een aannemer die een verbouwingsproject heeft verpest.

Auto-reparatiebrief

16 juni 20xx

Tucker’s Fix-It-Quick Garage
9938 Main Street
Houston, TX

Die heer Tucker,

Op 21 mei 20xx bracht ik mijn auto naar uw garage voor een onderhoudsbeurt. Kort nadat ik hem de volgende dag had opgehaald, vloog de motor in brand. Gelukkig kon ik het vuur blussen zonder letsel.

Als direct gevolg van de motorbrand heb ik de ABC garage $1,281 betaald voor noodzakelijke reparatiewerkzaamheden. ABC garage gaf aan dat het niet goed aansluiten van de brandstofleiding op de brandstof injector de brand veroorzaakte. Ik voeg een kopie van hun factuur bij. Ik heb ook drie dagen geen gebruik kunnen maken van mijn auto en moest een auto huren om naar mijn werk te gaan. Ik voeg een kopie bij van een factuur met de huurkosten van $145.

In een recent telefoongesprek beweerde u dat de brand niet het gevolg was van uw nalatigheid en hoe dan ook zou zijn ontstaan. En u zei dat zelfs als het uw schuld was, ik mijn auto terug had moeten brengen naar uw garage zodat u hem tegen lagere kosten had kunnen repareren.

Wat het eerste punt betreft, Peter Klein van de ABC Garage is bereid voor de rechter te getuigen dat de brand ontstond omdat de brandstofleiding niet goed was aangesloten op de brandstofinjector, precies het onderdeel van de auto waar u aan werkte. Ten tweede, ik had geen verplichting om de auto naar u terug te brengen voor verdere reparatie. Ik heb de door u veroorzaakte schade laten repareren tegen een commercieel redelijke prijs en ben bereid dit te bewijzen door verschillende hogere schattingen van andere garages te overleggen.

Gelieve mij een cheque of postwissel te sturen voor $1,426 op of voor 15 juli. Als ik op die datum geen betaling heb ontvangen, zal ik deze zaak onmiddellijk voor de rechter brengen. En in de veronderstelling dat ik win en een geldelijk vonnis verkrijg, dat deel zal uitmaken van het openbaar dossier dat beschikbaar is voor kredietagentschappen, zal ik prompt alle wettelijke wegen bewandelen om het te innen. U kunt mij overdag bereiken op 555-555-2857 of ’s avonds tot 22.00 uur op 555-555-8967.

Met vriendelijke groet,

Marsha Rizzoli

Huisaannemer Brief

Juni 20, 20xx

Beyond Repair Construction
10 Delaney Avenue
Seattle, WA

De heren:

U hebt onlangs tegels vervangen als onderdeel van een renovatieproject van mijn badkamer beneden in 142 West Pine Street. Op 17 mei 20xx betaalde ik u $4.175 voor de voltooiing van het werk volgens onze schriftelijke overeenkomst. Twee weken later kwamen er problemen met uw werk aan het licht

Op 1 juni merkte ik dat de tegel in het noordelijke deel van de douche bijna een halve centimeter was gezakt, met als gevolg dat onze douchevloer ongelijk was en het water zich in de hoek naar beneden verzamelde voordat het uiteindelijk in de afvoer liep.

In onze telefoongesprekken beweerde u dat het probleem in mijn verbeelding zat, mijn schuld was, en klein was. Dit antwoord is onaanvaardbaar. Ik heb niet de bekwame renovatieklus gekregen waarvoor ik heb betaald en moet iemand anders inhuren om het probleem op te lossen.

Gelieve $1,200 (de kosten van het opnieuw uitvoeren van het werk volgens de bijgevoegde schatting van ABC Tile) binnen tien dagen door te sturen of om te regelen dat u het werk zelf repareert. Als ik op 15 juni 20xx niets van u heb gehoord, zal ik onmiddellijk een rechtszaak aanspannen bij de rechtbank voor geringe vorderingen.

Met vriendelijke groet,

Ben Price

Aanvullende hulp

Als uw aanmaningsbrief niet werkt, kunt u nagaan wanneer u een rechtszaak moet aanspannen bij de rechtbank voor geringe vorderingen. Voor meer hulp bij het voorbereiden van een procedure voor geringe vorderingen, zie “Everybody’s Guide to Small Claims Court”, door advocaat Cara O’Neill (Nolo).