Hands down, het moeilijkste deel van mijn baan is het laten gaan van een werknemer. Zelfs het woord “ontslag” doet mensen ineenkrimpen en hun ogen neerknijpen. Maar zoals elke bedrijfsleider weet, is het voor het bedrijf soms het beste om een werknemer te ontslaan. Het is tenslotte vrij gebruikelijk. Veertig procent van de Amerikanen heeft wel eens een baan verloren, volgens een recente Harris-enquête. Dus hoe kun je het gevreesde proces soepel laten verlopen, zowel voor de werknemer als voor degene die het ontslag neemt? Door het met respect te doen.
Uit een onderzoek van Harvard Business Review en Tony Schwartz onder bijna 20.000 werknemers over de hele wereld blijkt dat ze het meest respectvol behandeld willen worden door hun werkgever. Ze rangschikten het hoger dan erkenning en waardering, het geven van nuttige feedback of mogelijkheden om te leren, te groeien en zich te ontwikkelen.
Dit respect moet ook gelden wanneer de zaken niet goed gaan. Hier zijn mijn vier strategieën voor het beëindigen van een contract met mededogen en integriteit.
Gerelateerd: Wanneer is het tijd om een werknemer te ontslaan?
Zorg ervoor dat je eerst mogelijkheden voor verbetering biedt
Bij mijn bedrijf, Hint, hebben we twee soorten beëindigingen: op basis van prestaties en op basis van houding. Als een personeelslid niet aan duidelijke criteria voldoet, laten we hem nooit zomaar gaan. We zorgen ervoor dat hun manager een uitgebreid gesprek heeft met die werknemer om hem te laten weten waar hij tekort is geschoten. Samen zullen ze een strategie uitstippelen om de medewerker alsnog te laten slagen. Op die manier is de medewerker zich bewust van zijn prestaties en wordt hij onderdeel van de oplossing.
We geven de medewerker vervolgens een tijdlijn – meestal tussen de 30 en 90 dagen – en plannen onderweg check-ins, zodat we kunnen inschatten of een medewerker bij het bedrijf kan blijven werken. Meestal is er sprake van vooruitgang, omdat de doelen worden opgedeeld in haalbare mijlpalen. Uit een studie van de Universiteit van Michigan bleek dat 76 procent van de deelnemers die hun doelen en acties opschreven en een vriend wekelijks op de hoogte hielden van hun vorderingen, hun doelen hadden bereikt. Maar als de werknemer aan het eind van de proefperiode nog steeds geen vooruitgang heeft geboekt, is het tijd voor dat harde gesprek.
We zijn vooral voorzichtig als een werknemer een negatieve houding lijkt te hebben of giftig gedrag vertoont. Recent onderzoek van Harvard Business Review toont aan dat één slechte werknemer een heel team kan corrumperen. In het onderzoek werd gekeken naar hoe werknemers zich gedragen als ze in de buurt zijn van iemand die zich misdraagt. Uit het onderzoek bleek dat 37 procent van de ondervraagden eerder iets oneerlijks zou doen als ze werkten met iemand met een geschiedenis van slecht gedrag.
Als dit gebeurt, voeren we een transparant maar vriendelijk gesprek met de werknemer met een zure houding. We kunnen hem zeggen: “Als je dit zegt, heeft je houding deze invloed op de organisatie.” Of we kunnen vragen: “Hoe kunnen we je leren om een zin anders te beginnen, zodat hij beter wordt ontvangen?”
Overweeg alle alternatieven en CYA
Voordat we iemand laten gaan, gaan we na of hij elders in het bedrijf niet gelukkiger zou zijn. Soms beseft een werknemer niet dat hij op een burnout afstevent, totdat je een eerlijk gesprek hebt over zijn prestaties. Ik stel vaak voor om iemand op een zijspoor te zetten of naar een andere afdeling over te plaatsen als hij tekenen van ontevredenheid vertoont. Misschien beschikken ze over uitstekende vaardigheden, maar zitten ze al jaren in de verkoop en zou een kans in marketing een frisse wind kunnen doen waaien. Of misschien werken ze in de logistiek en zouden ze graag een carrièreswitch maken.
Hoe er ook wordt gehandeld, het is van essentieel belang dat managers alles documenteren om te voldoen aan de ontslagwetten en om de werknemer te laten zien waarom het niet goed gaat. Geef uw managers de bevoegdheid om gedetailleerde notities te maken over de prestaties of houding van een probleemwerknemer, zodat alles op papier staat. Als u zegt dat iemand “niet bij u past”, kunt u juridische risico’s lopen, dus concentreer u op problemen met prestaties of gedrag.
Werk samen met HR om ervoor te zorgen dat ontslag correct wordt afgehandeld
Mijn bedrijf is onlangs verdubbeld in omvang. Dat betekent dat ik niet meer persoonlijk iemand ontsla; dat valt onder de bevoegdheid van onze Director of People. Ik werk nauw met haar samen zodat ik bij het proces betrokken ben, en ik stel voor dat u hetzelfde doet bij uw startup. Of het nu gaat om een starter of iemand met een hogere anciënniteit, een leider moet zich bewust zijn van iedereen die niet zijn steentje bijdraagt aan het team en begrijpen waarom.
Als je besluit de werknemer te ontslaan, ontwikkel dan een ontslagplan met HR om er zeker van te zijn dat je de wet en de procedures van je bedrijf volgt. U kunt een HR-vertegenwoordiger aanwezig laten zijn bij elke vergadering waarin u de toekomst van een werknemer binnen het bedrijf bespreekt. Of u kunt een externe partij inhuren voor een onafhankelijke beoordeling of om uw beste praktijken te laten zien.
Gerelateerd: 9 Redenen Getalenteerde Millennials Worden Ontslagen
Ben zo transparant mogelijk met de werknemer
Wanneer je je opties hebt uitgeput en het tijd is om een werknemer te laten gaan, doe het dan snel. Wees zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk. Leg uit hoe het laatste loon zal worden uitbetaald, hoe de ontslagvergoeding zal worden betaald en hoe bedrijfseigendommen moeten worden teruggegeven. Zorg ervoor dat u niet om de zaken heen draait of de indruk wekt dat u misschien van gedachten verandert. Transparantie is van cruciaal belang. Volgens de American Psychological Association’s 2014 Work and Well-Being Survey is wantrouwen onder werknemers in de VS alomtegenwoordig. Uit onderzoek van de American Psychological Association blijkt dat bijna een op de vier werknemers zijn werkgever niet vertrouwt, en slechts ongeveer de helft denkt dat zijn werkgever open en eerlijk tegen hem is.
Ben voorbereid om vragen te beantwoorden tijdens het ontslaggesprek, en vergeet niet om empathie te tonen. Overweeg om een ontslaggesprek aan het eind van de werkdag te plannen, waarbij u de persoon zelfs kunt uitlaten wanneer het sluitingstijd is. Bij Hint helpen we de kloof te overbruggen tussen de laatste dag van een werknemer en zijn volgende carrièrestap. We bespreken hoe een overgang eruit zal zien en helpen zo veel mogelijk. De ondersteuning kan bestaan uit introducties bij verschillende bedrijven, het geven van een referentie en het openhouden van de communicatielijnen na de laatste dag. Niet alle ontslagen zullen in der minne vallen, maar er hoeven geen bruggen te worden verbrand.