Company-gesponsorde pensioenplannen waren ooit buiten bereik voor veel kleine bedrijven, maar recente federale wetswijzigingen en stimulansen zijn ontworpen om u aan te moedigen een plan voor uw werknemers en uzelf te starten. Ze zijn op grote schaal geaccepteerd door grotere werkgevers voor pensioensparen, en de Internal Revenue Service (IRS) schat dat 55 miljoen Amerikaanse werknemers deelnemen aan 401 (k) -achtige plannen.
Wat is een 401(k)-plan?
Een 401(k)-plan is een type door de IRS goedgekeurd pensioenplan dat werknemers in staat stelt om voor belastingen bedragen bij te dragen (salarisuitstel genoemd) aan individuele pensioenrekeningen. Werkgevers kunnen ook bijdragen aan werknemersrekeningen, vaak door het bijpassen van werknemersbijdragen, tot een bepaald percentage.
U kunt kiezen uit verschillende soorten 401(k)-regelingen voor kleine bedrijven en andere soorten pensioenregelingen. Vraag een pensioenadviseur om hulp bij het kiezen van de beste pensioenregeling voor uw bedrijf.
Hoe kan een 401(k) mijn bedrijf helpen?
Het opzetten van en bijdragen aan een pensioenregeling kan gunstig zijn voor uw bedrijf, u als eigenaar en uw werknemers.
Voordelen voor uw bedrijf
Uw werkgeversbijdragen zijn een aftrekbare bedrijfskostenpost, waardoor uw bedrijfsbelasting lager uitvalt.
Uw bedrijf kan belastingkredieten en andere stimulansen krijgen voor het starten van een plan. Het belastingkrediet is voor werkgevers met 100 of minder werknemers, en wordt toegepast op 50% van uw in aanmerking komende opstartkosten voor een 401 (k), tot een maximum van $ 500 per jaar.
Buiten dat is het aanbieden van een pensioenplan aantrekkelijk voor huidige en potentiële werknemers, wat u een concurrentievoordeel geeft bij het aannemen en behouden van talent.
Voordelen voor u en uw werknemers
Investeringen in het plan groeien belastingvrij nadat bijdragen zijn gedaan, en er wordt geen belasting betaald over beleggingswinsten totdat werknemers het geld opnemen. Bijdragen aan het plan kunnen het belastbaar inkomen voor het jaar verminderen.
Werknemers kunnen bijdragen storten via salarisinhoudingen en de activa in hun plan verplaatsen naar het plan van een andere werkgever wanneer ze van baan veranderen.
Wat moet ik nog meer weten?
Hier volgt nog wat belangrijke informatie die u als bedrijfseigenaar moet weten wanneer u overweegt een 401(k)-plan te starten.
Een 401(k)-plan wordt volgens de IRS-regels beschouwd als een gekwalificeerd plan. Dat betekent dat het moet voldoen aan de vereisten van de Internal Revenue Code voor dit type pensioenplan, waaronder het uitbrengen van periodieke rapporten over het plan aan deelnemers en de IRS.
De 401(k) en sommige andere soorten door de werkgever gesponsorde pensioenregelingen worden “toegezegde-bijdrageregelingen” genoemd omdat de bijdragen zijn gedefinieerd, maar niet de uitkeringen, zoals het geval is met traditionele pensioenen. De waarde van de rekening verandert met het niveau van de bijdragen en de prestaties van de beleggingen van de persoon.
Bijdragen aan uitgestelde pensioenregelingen, waaronder 401(k)-regelingen, worden aanvankelijk niet belast. Maar de eigenaar van de rekening moet belasting betalen over de investering en de winsten (dividenden en koersstijgingen) wanneer deze aan het plan worden onttrokken, bij pensionering of onder speciaal toegestane omstandigheden.
Wie houdt toezicht op pensioenplannen?
De IRS kwalificeert of keurt plannen goed en reguleert ze vanuit fiscaal oogpunt. Het U.S. Department of Labor (DOL) houdt toezicht op door de werkgever gesponsorde pensioenregelingen, volgens de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA). Zij houden zich bezig met de fiduciaire verantwoordelijkheden van sponsors van pensioenregelingen, de rechten van deelnemers en de garantie van uitkeringen.
Wie kan aan het plan deelnemen?
In het algemeen kunnen werknemers van 21 jaar of ouder die één dienstjaar hebben voltooid, zich inschrijven voor het plan. U kunt een werknemer niet uitsluiten omdat hij of zij een bepaalde leeftijd heeft bereikt.
De IRS stelt beperkingen om ervoor te zorgen dat pensioenregelingen ten goede komen aan alle werknemers, niet alleen aan hooggecompenseerde werknemers (HCE’s) zoals leidinggevenden, eigenaren en veelverdienende personeelsleden van het bedrijf. De IRS definieert HCE’s als degenen die:
- Het voorgaande jaar meer dan 5% van het belang in het bedrijf bezaten, of
- In het voorgaande jaar een vergoeding ontvingen van meer dan een specifiek bedrag ($ 125.000 voor 2019 of $ 130.000 voor 2020 en 2021).
Je zult op verschillende plaatsen in de plandocumenten beperkingen zien die de deelname van goed gecompenseerde werknemers beperken. Bijvoorbeeld, werknemer en bedrijf matching bijdragen voor HCE’s moeten evenredig zijn aan die voor andere werknemers. U kunt als eigenaar deelnemen aan het 401(k)-plan van uw bedrijf, met enkele maxima voor het bedrag dat u elk jaar kunt bijdragen.
Als u geen werknemers hebt en de enige persoon in uw bedrijf bent, kunt u misschien in aanmerking komen voor een zogeheten Solo- 401(k) regeling. Hiermee kan een bedrijf met één eigenaar (van elk type bedrijfsjuridische structuur) bijdragen aan het plan. Mogelijk kunt u zowel als werknemer als werkgever bijdragen.
Lees meer van de IRS over 401(k)-plannen met één deelnemer.
Hoe maak ik een 401(k)-plan?
Het opzetten van een 401(k)-plan voor een bedrijf – zelfs een klein bedrijf – is een complex proces. Hieronder volgt een basisoverzicht van de stappen voor het verkrijgen van goedkeuring en het starten van het plan:
- Schrijf een plan met de hulp van een planadviseur en stuur het naar de IRS voor een vaststellingsbrief (goedkeuring).
- Deel informatie met werknemers wanneer u het plan start, en vervolgens elk jaar daarna.
- Vind een trustee (beleggingsbeheerder) om u te helpen beslissen hoe u bijdragen investeert en individuele werknemersrekeningen beheert.
- Begin met het maken van werkgeversbijdragen, indien aangeboden, en het toestaan van werknemersbijdragen via uw loonlijstsysteem.
Welke kenmerken moet een 401(k) hebben?
Matching Contributions. Uw bedrijf is niet verplicht om bijdragen te leveren aan het plan, maar u kunt ervoor kiezen om een percentage van het loon van elke werknemer bij te dragen, u kunt het bedrag dat elke werknemer bijdraagt verdubbelen (tot een bepaalde limiet), of u kunt beide doen. Bij een traditionele 401(k) kunt u het bedrag wijzigen dat het bedrijf elk jaar bijdraagt.
Automatische inschrijving. Een steeds populairdere functie van pensioenregelingen op het werk is automatische inschrijving, als een manier om de deelname van werknemers te vergroten. U kunt een individueel plan opzetten voor elke werknemer, en automatisch pensioenpremies inhouden op hun loonstrookjes.
Begin 1 januari 2020 kan uw bedrijf in aanmerking komen voor een nieuwe belastingvermindering van maximaal $ 500 voor het opzetten van een nieuwe automatische inschrijvingsrekening, dankzij de SECURE Act-wet, die staat voor “Setting Every Community Up for Retirement Enhancement”. Deze wet bevat tal van bepalingen die de pensioenzekerheid in het hele land moeten verbeteren. Dit belastingkrediet voor werkgevers is een aanvulling op het hierboven beschreven starterskrediet, en het is gedurende drie jaar beschikbaar.
Vesting. U moet in uw pensioendocument opnemen hoe werknemers onvoorwaardelijk worden in het plan, maar uw bedrijf kan de details bepalen. Onvoorwaardelijk worden in een pensioenplan betekent eigendom. Als de pensioenrekening van een werknemer onvoorwaardelijk is geworden, kan deze niet verloren gaan als hij of zij het bedrijf verlaat. Vesting hangt af van het type bijdrage en de duur van het dienstverband van de werknemer bij uw bedrijf:
- De eigen bijdragen van een werknemer worden bij wet onmiddellijk voor 100% onvoorwaardelijk. Deze bedragen kunnen om geen enkele reden worden verbeurd.
- Bijdragen van werkgevers voor 401(k)s kunnen verschillende vesting-schema’s hebben, zoals bepaald door uw bedrijf in uw plan document. U kunt onmiddellijk onvoorwaardelijk worden, 100% onvoorwaardelijk worden na een bepaald aantal dienstjaren, of een verwervingsschema waarbij het onvoorwaardelijke percentage van de werknemer elk jaar toeneemt.
Alle werknemers moeten 100% onvoorwaardelijk worden op het moment dat zij de normale pensioengerechtigde leeftijd bereiken, of wanneer de regeling wordt beëindigd.
Beleggingsopties. U moet beslissen hoe u het geld op de werknemersrekeningen gaat beleggen en welke beleggingsopties u de werknemers ter beschikking wilt stellen. Zoek een beleggingsadviseur om de beleggingen te beheren en u en uw werknemers te helpen beslissen over een menu van toewijzingsopties.
Informatie voor deelnemers
U moet periodieke rapporten opstellen voor deelnemers aan het plan, waaronder een jaarlijkse samenvatting van de planbeschrijving en een individueel kwartaaloverzicht van de uitkeringen met de accountstatus van elke deelnemer. U moet ook een jaarlijks informatierapport, Form 5500 genaamd, over uw regeling indienen bij de federale overheid.
TIP: U hebt enige vrijheid in wat u werknemers aanbiedt in een 401(k) -plan, maar het opzetten ervan heeft ook veel specifieke vereisten. Dit IRS-artikel, “A Guide to Common Qualified Plan Requirements”, bevat meer informatie over de minimumvoorwaarden en wat u in uw plan moet opnemen.
Overweldigd? Hier is hulp
Veel financiële instellingen, planverkopers en andere organisaties bieden vooraf door de IRS goedgekeurde 401(k)-plannen aan, een sjabloon dat de administratieve last van het opzetten en onderhouden van een 401(k) aanzienlijk kan verlichten.