Een aantal CSV-bestanden (Comma Separated Value) kunnen vanuit SupportAbility worden geëxporteerd, zoals NDIS Bulk Betalingsverzoeken, Factuurbatches en Tijdregistratiebatches, met als doel deze gegevens te importeren in het betreffende systeem.
Hoewel dit niet nodig zou moeten zijn, is het heel gebruikelijk dat medewerkers deze geëxporteerde CSV-bestanden openen met programma’s als Microsoft Excel om de inhoud te controleren voordat ze het bestand importeren in een applicatie van derden, zoals MYOB. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je CSV-bestanden veilig kunt openen met Microsoft Excel als het bestand moet worden geopend voordat het naar het gewenste systeem wordt geüpload.
Doelgroep: Allen
Waarom moeten deze bestanden veilig worden geopend?
Wanneer Microsoft Excel een CSV-bestand opent, probeert het de gegevens in dat bestand te interpreteren en begint het er wijzigingen in aan te brengen. Als Excel bijvoorbeeld iets in het CSV-bestand ziet dat het identificeert als een datum (vaak ten onrechte), wijzigt Excel de datumnotatie in het CSV-bestand zodat deze overeenkomt met de manier waarop het zelf data wil formatteren.
Dit is vaak problematisch, omdat de gegevens zijn gewijzigd alleen maar door het openen van het bestand. Wanneer dan wordt geprobeerd dit bestand naar het betreffende systeem te uploaden, kan dit tot een fout leiden.
Hoe CSV-bestanden veilig in Excel te openen om ervoor te zorgen dat de gegevens niet worden gewijzigd
Als u een CSV-bestand in Excel moet openen, leest u hier hoe u dat kunt doen op een manier die garandeert dat de gegevens niet worden gewijzigd:
- In een nieuw Excel-blad opent u het menu Bestand en selecteert u ‘Importeren’
- Import Data – In deze stap wordt gevraagd waar de gegevens moeten worden geïmporteerd, Als u al in een nieuw Excel Blad zit, laat dit dan op ‘Bestaand blad’ staan met de waarde zoals standaard:
Ook al is het bestand dat is geëxporteerd een CSV, selecteer hier ‘Tekstbestand’ als het bestandstype dat u wilt importeren, en selecteer vervolgens:
Selecteer het relevante bestand uit uw Downloads of de map/locatie waar het bestand is opgeslagen en selecteer ‘Gegevens ophalen’:
Tekst Import Wizard – Stap 1 van 3 – zorg dat ‘Delimited’ is geselecteerd, laat alle andere instellingen staan en klik op ‘Volgende’
Tekst Import Wizard – Stap 2 van 3 – selecteer ‘Komma’:
Text Import Wizard – Stap 3 van 3 – selecteer ‘Text’ en klik op ‘Finish’
U beschikt nu over een spreadsheet met de geïmporteerde gegevens die u naar behoefte kunt bekijken, zonder dat Excel de vereiste opmaak voor de beoogde toepassing van derden heeft gewijzigd:
Nadat u de gegevens hebt bekeken, moet u niet vergeten om het bestand vanuit Excel opnieuw te exporteren naar CSV door te kiezen voor ‘Opslaan als’ en CSV te kiezen als bestandsindeling, voordat u het uploadt naar de toepassing van derden als u wijzigingen hebt aangebracht:
