Op orde op het werk is niet alleen het halen van deadlines of individuele prestatiedoelen van belang. Als werknemers in staat zijn hun werk efficiënt te beheren, merken hun teamgenoten daar ook de voordelen van.
Ik zal echter nooit iemand zijn die plezier beleeft aan het organiseren van mijn digitale en fysieke ruimtes. Hoewel ik heb gemerkt dat ik meestal wegkom met een minimale organisatie, vraag ik me vaak af hoeveel tijd en stress ik mezelf zou besparen als ik wat zorgvuldiger te werk zou gaan.
Het is het seizoen voor goede voornemens en plannen voor een nieuwe start. Dus als je op zoek bent naar inspiratie om op je werk georganiseerd te blijven, hebben we tips voor je om je berichten, documenten, relaties en tijd aan te pakken.
Hanteer het spervuur van meldingen, berichten en e-mails
Zelfs de meest georganiseerden onder ons hebben moeite om te vechten tegen de steeds groter wordende stroom van e-mail, app- en berichtmeldingen. In ons recente onderzoek State of Work ontdekten we dat de meest betrokken kenniswerkers gemiddeld 50 tot 100 e-mails per dag ontvangen.
En als je daar nog niet verbaasd over bent, bedenk dan dit: De gemiddelde werknemer in een ontwikkeld land doorzoekt op een normale werkdag 174 kranten aan informatie, zegt Sheena Iyengar, een professor aan de Columbia Business School.
Digitale communicatie vertoont geen tekenen van vertraging, en het gebruik van apps neemt toe. Dus om overeind te blijven op de moderne werkplek is het belangrijker dan ooit om een systeem te creëren voor het beheren van onze berichten.
U moet uw organisatorische systeem ook beschermen met grenzen. Volgens Sarah K. Peck, een auteur en startup-adviseur, zijn slechte grenzen een van de redenen dat we digitaal zo ongeorganiseerd zijn.
“Cultureel gezien zijn we vreselijk met grenzen en prioriteiten stellen,” schrijft Peck. “Dit komt deels tot uiting in onze consumptiegewoonten en de grote bekendheid van Marie Kondo’s minimalistische leven: we verdrinken in zowel fysieke als digitale rommel.”
Hoe blijf je georganiseerd op je werk
Hoewel je nooit volledig kunt bepalen wanneer iemand je een bericht stuurt, kun je wel parameters instellen voor wanneer je minder dringende missives leest en beantwoordt. Peck adviseert om met je teamgenoten en manager te overleggen wat de beste manier is om tijdens de werkdag met je te communiceren. En als je eenmaal een systeem hebt ontwikkeld voor het beheren van je berichten, deel dat dan met je collega’s en manager, zodat zij je kunnen helpen bij het bewaken van deze grenzen.
Ontdek bijvoorbeeld een tijdsblok van 30 tot 45 minuten in je agenda, zodat je die tijd elke dag kunt reserveren om berichten te lezen. Bepaal in dit tijdsblok welke berichten dringend zijn en welke u later kunt beantwoorden.
Voor berichten die u niet onmiddellijk kunt beantwoorden, kunt u uzelf een deadline stellen waarbinnen u de afzender moet terugbellen. Maak er bijvoorbeeld een persoonlijk beleid van om berichten binnen 48 uur na ontvangst te beantwoorden.
Voorkom de drang om vergaderingen te plannen of andere taken af te ronden tijdens de tijd dat u berichten beheert. U kunt er zelfs een ritueel omheen maken: Schenk een kopje thee of koffie in, zet een koptelefoon op en draai uw favoriete muziek.
Tem de digitale draak van documenten
U kent de nachtmerrie wel: u werkt aan een gedeeld document, u voelt zich goed over de vooruitgang die u boekt, totdat u zich realiseert dat u al die tijd in een oude versie van het bestand hebt gewerkt. Of misschien bewaar je documenten lukraak op je bureaublad of in de gevreesde map downloads.
In het online tijdschrift Bustle zegt schrijfster Carolyn Steber dat deze opslagpraktijken slechte gewoonten zijn die je moet proberen te doorbreken, omdat ze geen intuïtief systeem bieden voor het organiseren van je bestanden. Zoals ze adviseert: “Nee, je hebt die oude concertkaartjes PDF nooit nodig, dus ga je gang en verwijder de inhoud van je downloads map.”
Hoe blijf je georganiseerd op het werk
Het maken van een bestandsnaam systeem is een van de beste manieren om meerdere versies van hetzelfde document te beheren. Ik deel bijvoorbeeld een conceptartikel met mijn redacteur onder de naam “V1_Organization101.” Met dit systeem noem ik mijn tweede versie “V2_Organization101.” Het maakt niet echt uit hoe je je bestanden benoemt; waar het om gaat is dat je ze consistent benoemt.
In een recent interview met Courtney Nolan, een strategische customer success manager bij Dropbox, kwamen we erachter hoe medewerkers van het file-hostingbedrijf hun documentmanagementsysteem hebben gecreëerd.
“Je zou niet hoeven na te denken over, je weet wel, wat betekent ‘a.1.xyz'”, zegt Nolan, die best practices voor bestandsnaamconventies beschrijft. “Geef op een logischer manier context aan je bestanden. Vaak merken we dat mensen zich eerder de klant herinneren, of aan wie de pitch werd gegeven, of de context van de pitch. Dat maakt het makkelijker om terug te zoeken.”
Bustle stelt ook voor om een bureaubladachtergrond te downloaden met afbeeldingen die je kunnen helpen om bestanden en mappen overzichtelijk te houden.
Goede relaties met collega’s
Als we nadenken over hoe we ons kunnen organiseren, denken we vaak aan onze werklast, niet aan onze relaties. Maar inzicht in de bijdragen van onze collega’s aan onze teams en bedrijven is essentieel voor het creëren van afstemming op de werkplek.
Het is ook essentieel om te begrijpen hoe rollen en teams op elkaar aansluiten om zo ongeveer alles voor elkaar te krijgen. Als u merkt dat u in een organisatorische silo werkt, neem dan de tijd om de mensen om u heen te leren kennen en te zien hoe hun werk van invloed is op het uwe.
Hoe blijf je georganiseerd op je werk
Kijk eens rond op je afdeling en ontdek het:
- Iedereens naam en rol in de organisatie
- Wat je collega’s elke dag doen
- De roosters van je collega’s, zodat je weet wanneer ze het het drukst hebben
- De werkstijl van je collega’s – wie leidt graag groepsinitiatieven en wie is introvert en pakt problemen liever zelfstandig aan
- Hun persoonlijke doelen binnen de organisatie
Vergeet niet deze informatie ook over jezelf te delen, zodat je collega’s ook weten hoe ze het beste met je kunnen samenwerken.
Lees meer: Hoe u de juiste communicatiemiddelen kiest en de meest effectieve communicatiekanalen voor het opbouwen van relaties met collega’s.
Bescherm uw meest kostbare hulpbron: tijd
Tijd is aantoonbaar een van de moeilijkste aspecten van onze werklast om te beheren. Zelfs als we een kei zijn in organiseren, kan iemand anders onze werkdag verstoren door een deadline te missen of een vergadering te laten uitlopen.
In de Harvard Business Review schrijft organisatiedeskundige Elizabeth Grace Saunders: “Ook al kun je niet altijd dicteren hoe mensen met je communiceren, vaak kun je wel verwachtingen stellen over wanneer je reageert. U kunt bijvoorbeeld een werkgerelateerde sms ontvangen om 22.00 uur ’s avonds, maar u kunt er de volgende ochtend op antwoorden. Of je kunt wachten met het beantwoorden van berichten van het weekend tot maandag.”
Kortom, je tijd indelen terwijl je met anderen samenwerkt, komt neer op grenzen stellen. Stel je grenzen vast en communiceer ze met je collega’s.
Hoe blijf je georganiseerd op je werk
Op Slack blokkeren velen van ons “heads down” tijd op onze agenda’s als we voor een deadline staan. Hiermee geven we een signaal af aan onze collega’s – en onszelf – dat het tijd is om ons te concentreren.
Maar wat als we snel afgeleid zijn? Executive coach Monique Valcour stelt voor om het probleem bij de wortel aan te pakken door dagelijks aan zelfreflectie te doen om te begrijpen wat er niet werkt aan je huidige werkdruk.
En als je geneigd bent om in naam van het onderzoek in informatiekonijnenholen te vallen, raadt Sheena Iyengar aan om grenzen te stellen aan het verzamelen van informatie. Afhankelijk van de omvang van het project kan dat betekenen dat je twee uur – en alleen twee uur – uittrekt om onderzoek te doen.
“De tijd dat je gewoon zei: ‘Hé, laat me gewoon op onderzoek uitgaan en zien waar ik uitkom,’ is voorbij, want dan zijn er twee uur voorbij en realiseer je je dat je niets gedaan hebt,” aldus Iyengar.
Leren hoe je op je werk georganiseerd blijft, betekent op je team letten
Elke dag wat tijd vrijmaken om wat meer te organiseren is niet zomaar wat werk; het gaat om het creëren van systemen en grenzen die voor jou werken. En door te onderzoeken hoe je je productiviteit kunt verbeteren, geef je een duidelijk signaal af aan je collega’s dat je hun tijd en bijdragen ook respecteert.