Zaken gebruiken het IRS-formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, om informatie te verkrijgen van verkopers die zij als onafhankelijke contractanten (ook freelancers genoemd) inhuren.Wanneer een bedrijf een aannemer in een belastingjaar $600 of meer betaalt, moet het deze betalingen rapporteren aan de Internal Revenue Service (IRS) door middel van een informatieformulier genaamd Form 1099-MISC. Bedrijven gebruiken de naam, het adres en het socialezekerheidsnummer of fiscaal identificatienummer dat aannemers verstrekken op Form W-9 om deze informatieformulieren in te vullen. Noch de verzender, noch de ontvanger moet een kopie naar de IRS sturen.
Ondernemingen die onafhankelijke aannemers inhuren, houden geen inkomstenbelasting in en betalen geen Medicare- of socialezekerheidsbelasting voor hun onafhankelijke aannemers, zoals ze dat voor hun werknemers doen. In plaats daarvan zijn de aannemers verantwoordelijk voor deze verplichtingen. De IRS wil echter nog steeds weten hoeveel deze contractanten hebben ontvangen om er zeker van te zijn dat zij de verschuldigde belastingen betalen, en gebruikt het formulier 1099-MISC om deze informatie te verzamelen. Bedrijven sturen geen formulier W-9 naar de IRS.
Het doel van het W-9-formulier
Informatie die nodig is op formulier W-9
In formulier W-9 wordt gevraagd naar de naam van de onafhankelijke contractant, de bedrijfsnaam (indien anders), de bedrijfsentiteit (eenmanszaak, vennootschap, C-vennootschap, S-vennootschap, trust/estate, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, of “andere”) en het fiscaal identificatienummer van het bedrijf (of het burgerservicenummer, voor eenmanszaken die geen afzonderlijk fiscaal identificatienummer gebruiken).
Het formulier W-9 vraagt de invuller ook om te verklaren dat hij niet onderworpen is aan een bronheffing. De meeste belastingbetalers zijn dat niet, maar als ze dat wel zijn, moet het bedrijf dat de onafhankelijke aannemer inhuurt inkomstenbelasting inhouden op het loon van die aannemer tegen een vast tarief van 24% (voor belastingjaren 2018-2025) en dit naar de IRS sturen.
Aangezien formulier W-9 vereist dat een fiscaal ID- of sofinummer wordt vermeld, moeten zowel de persoon die het formulier invult als het bedrijf dat het ingevulde formulier ontvangt, het zorgvuldig bewaken tijdens de verzending en na ontvangst om het te beschermen tegen identiteitsdiefstal.
Wanneer u geen W-9 moet invullen
Een onafhankelijke aannemer die onverwacht een W-9 ontvangt, moet aarzelen voordat hij het invult en onderzoeken of de aanvrager een legitieme reden heeft om om dit formulier te vragen. Financiële instellingen gebruiken soms het formulier W-9 om informatie van een klant te vragen wanneer ze dividenden of rente moeten melden. Wees hier voorzichtig: De financiële instelling zou waarschijnlijk al uw fiscale ID-nummer moeten hebben van toen u de rekening opende.
Een andere situatie waarin u moet aarzelen voordat u formulier W-9 invult, is als het bedrijf dat u vraagt om dit te doen uw werkgever is en u wordt verondersteld te worden geclassificeerd als een werknemer, niet als een onafhankelijke aannemer. Het verschil is aanzienlijk.
werknemer of onafhankelijke contractant?
Als u een werknemer bent, houdt uw werkgever inkomstenbelasting in, houdt hij socialezekerheids- en ziektekostenbelasting in en betaalt hij deze, en betaalt hij werkloosheidsbelasting over uw loon. Als u een onafhankelijke contractant bent, is dat niet het geval. Dat betekent dat u verantwoordelijk bent voor het werkgeversdeel van de socialezekerheids- en ziektekostenbelasting, en dat u niet in aanmerking komt voor een werkloosheidsuitkering als u wordt ontslagen.
Een werkgever zonder scrupules of met financiële problemen kan proberen een werknemer als een onafhankelijke aannemer te classificeren om geld te besparen. Als u als onafhankelijke aannemer wordt geclassificeerd, komen de belastingbesparingen van uw werkgever uit uw zak als belasting op zelfstandigen. Je wordt ook verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van je geschatte belastingen vier keer per jaar en het invullen van schema C wanneer je je jaarlijkse belastingaangifte indient.
Het is niet altijd duidelijk of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke aannemer is, maar in het algemeen geldt dat hoe meer controle het bedrijf heeft over wat werknemers doen en hoe ze het doen, hoe waarschijnlijker het is dat ze werknemers zijn. Als uw spionnengevoel begint te tintelen wanneer iemand die u heeft ingehuurd u een onafhankelijke aannemer noemt, is dat een goed teken en moet u de situatie verder onderzoeken. Begin met de bespreking van de IRS over het verschil tussen de twee. Als u een werknemer bent, moet u formulier W-4 invullen, niet formulier W-9.
Hier volgt een voorbeeld van wanneer een werkgever uw status legitiem kan veranderen van werknemer in onafhankelijke aannemer. U bent computerprogrammeur en u moet van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 18.00 uur op kantoor zijn. Het bedrijf zorgt voor uw bureau en uw computer.
Vanaf volgende maand moet u zelf voor uw computer zorgen. U kunt thuis werken of op een andere externe locatie, en u kunt uw werk doen op de uren die u wilt, zolang u uw opdrachten volgens schema uitvoert en op tijd reageert op werkgerelateerde telefoontjes en e-mails.
W-9 FAQs
Hoe weet ik of ik inhoudingsplichtig ben?
Heeft de IRS u een brief gestuurd met de mededeling dat u bent onderworpen aan de verplichte inhouding? Dit kan zijn gebeurd als u niet al uw rente en dividenden hebt opgegeven bij een eerdere belastingaangifte. Als u deze brief niet hebt ontvangen, en als u uw fiscaal identificatienummer verstrekt aan de aanvrager van het formulier W-9, dan bent u niet onderworpen aan de inhouding van bronbelasting. Als u wel onderworpen bent aan de back-up inhouding, streep dan item twee in deel twee van Form W-9 door voordat u het indient.
Wat is de meest veilige manier om Form W-9 in te dienen?
Als u het document persoonlijk kunt afgeven, is dat ideaal. U kunt ook een gratis onlineservice gebruiken om het ingevulde formulier W-9 te versleutelen en veilig naar de aanvrager te e-mailen. U kunt ook gebruik maken van een dienst voor het versleuteld delen van bestanden.
Een andere optie is om het formulier te verzenden via een dienst als FedEx, UPS of de post, maar er is geen garantie dat uw formulier niet verloren gaat, gestolen wordt of dat er tijdens het vervoer niet mee geknoeid wordt.
Er is ook geen garantie dat de ontvanger het formulier veilig opslaat, zelfs als u het veilig verzendt, dus u kunt daar van tevoren naar informeren.
Is mijn bedrijf een vrijgestelde entiteit?
Als u een eenmanszaak hebt, is dat waarschijnlijk niet het geval. Als het een vennootschap is, zou het dat kunnen zijn, als het in aanmerking komt voor de belastingvrijstellingsstatus van de IRS.
Ik heb zowel een werkgeversidentificatienummer (EIN) als een burgerservicenummer. Welk nummer moet ik op het formulier invullen?
Als u een eenmanszaak heeft, kunt u beide nummers invullen. Als uw bedrijf een LLC is, geclassificeerd als vennootschap of maatschap, gebruikt u het EIN van de entiteit. Als uw bedrijf een eenpersoons LLC is die een niet-erkende entiteit is, vult u uw SSN of EIN in (niet de EIN van de entiteit).
Kan ik weigeren een W-9-formulier in te vullen?
Zeker. Als u weigert in antwoord op een legitiem verzoek, zal uw klant belasting op uw loon inhouden tegen een tarief van 24%. De boekhoudafdeling kan u ook een lastpost vinden en uw contactpersoon vertellen dat hij moet weigeren om verder zaken met u te doen. Bedrijven hebben een zware verplichting van de IRS om een ingevuld formulier W-9 te krijgen van iedereen aan wie ze in de loop van het jaar $600 of meer betalen. Niet-naleving kan boetes tot gevolg hebben.
Als u echter denkt dat de persoon die om het formulier vraagt er niets mee te maken heeft, is weigeren waarschijnlijk een goed idee. Als u zich zorgen maakt, vraag dan een belastingprofessional wat u moet doen.
Naast een klant, wie kan mij vragen om een formulier W-9 in te vullen?
Een bank, een makelaarskantoor, een kredietinstelling die een schuld van u heeft kwijtgescholden, of de uitgever van een prijs die u heeft gewonnen, kunnen hierom vragen. Als u te gast bent bij “Ellen” tijdens haar “12 dagen van weggeefacties”-promotie, en de producers van de talkshow vragen u een W-9 in te vullen voordat u vertrekt, is het veilig om aan te nemen dat het verzoek legitiem is. Als u een e-mail ontvangt waarin staat dat u een prijs hebt gewonnen voor een wedstrijd waarvan u zich niet kunt herinneren dat u eraan hebt meegedaan, wilt u die persoon misschien geen W-9 geven.
Waarschuw voor W-9 phishing-zwendel. Als u per e-mail om een formulier W-9 wordt gevraagd en u weet niet zeker of het wel echt is, neem dan telefonisch contact op met de vermeende afzender (en gebruik geen telefoonnummer in de verdachte e-mail) om te vragen of het verzoek geldig is. Aanvallers zijn geraffineerd en kunnen een bericht eruit laten zien alsof het van uw bank of zelfs van uw klant afkomstig is. En als u een e-mail van de belastingdienst krijgt, is het zeker een phishingpoging en moet u de e-mail doorsturen naar [email protected]. De IRS neemt geen contact op met belastingbetalers via e-mail.
The Bottom Line
W-9 formulieren zijn voor onafhankelijke aannemers, ook wel freelancers genoemd. Het is belangrijk dat u het formulier correct invult, maar alleen als u zeker weet dat het het juiste formulier is om in te dienen en dat het verzoek legitiem is.