Everything You Need to Know About Invoice Email Templates

Toen het eerste e-mailbericht werd verzonden in 1971, is e-mail gelijk aan verouderde technologieën als floppy disks en VHS tapes. In tegenstelling tot zijn tijdgenoten heeft e-mail zich ontwikkeld tot een krachtig en nuttig instrument dat al enkele decennia de toon aangeeft in de bedrijfscommunicatie. De snelle groei van team chats heeft veel deskundigen de dood van e-mail doen verklaren en herverklaren, maar het recente Forbes artikel laat duidelijk zien dat e-mail hier is om te blijven.

De belangrijkste reden is dat bedrijven e-mail voor allerlei doeleinden gebruiken die veel verder gaan dan teamcommunicatie. In het bijzonder:

• voor koude e-mail prospectie

• om nieuwe klanten en medewerkers te verwelkomen en te onboarden

• voor marketingautomatisering

• om feedback vast te leggen

• om ondersteuning te bieden

• om iedereen op de hoogte te houden van recent nieuws

• om klanten te factureren en de betalingen te beheren.

Het hebben van een professionele e-mail template voor elk van deze gevallen bespaart veel tijd en maakt het gebruik van best practices voor een effectievere zakelijke communicatie mogelijk. Het aanvragen van betalingen lijkt een van de belangrijkste en gevoeligste fasen in deze communicatie te zijn. Inderdaad, geld is het bloed van elk bedrijf, dus het is van vitaal belang om een perfecte balans te vinden tussen opdringerig zijn, wat langdurige zakelijke relaties kan schaden, en het op tijd betaald krijgen van uw facturen.

Te late betaling van facturen is geen zeldzaamheid. Volgens Xero wordt 52% van de verzonden facturen te laat betaald. Dit is een veel voorkomende situatie voor kleine bedrijven over de hele wereld, die grote verliezen lijden als gevolg van achterstallige betalingsverzoeken op een jaar tot jaar basis. Elk bedrijf heeft dus een goed doordacht factuur e-mail sjabloon nodig om de betaling te vragen, maar ook om er op een beleefde manier aan te herinneren.

Wat moet er in uw e-mailfactuursjabloon staan

Zoals elke e-mail moet ook een factuur-e-mailsjabloon een aantal belangrijke onderdelen bevatten:

1. Een goede onderwerpregel

2. Een begroeting

3. De hoofdtekst

Een geweldige handtekening

Onderwerpregel

Bij het maken van een factuur e-mailsjabloon moet u nadenken over het model e-mailonderwerpregel dat u zult gebruiken. Het beste is om alle belangrijke factuurgegevens direct in de onderwerpregel te vermelden. Bijvoorbeeld: “Factuur # voor verschuldigd”. Een dergelijke onderwerpregel laat de ontvangers onmiddellijk de belangrijkste details weten. Bovendien zal de e-mail moeilijker te missen zijn in de inbox. Een simpele controle van de inbox herinnert de ontvanger direct aan de vervaldatum, waardoor de kans op tijdige betaling toeneemt.

Hier volgen voorbeelden van onderwerpregels voor follow-up factuure-mails:

• Snel voor de vervaldatum: Uw betaling voor is verschuldigd in X dagen.

• Op de vervaldatum: Uw betaling voor is vandaag verschuldigd.

• Na de vervaldatum: U heeft een openstaand saldo te betalen/ Uw betaling is X dagen te laat.

Gegroet

Probeer de naam van een ontvanger te vinden en gebruik deze in de meest voorkomende professionele begroeting: “Beste”. U kunt de naam op de website van het bedrijf vinden of bij de receptie navragen. U kunt ook de prospectietool Anyleads gebruiken en de informatie over de werknemers van het bedrijf in slechts een paar minuten tot 40 gegevenspunten verrijken. Als u de naam nog steeds niet kunt vinden, gebruik dan “Beste klant”, “Geachte ” of “Hallo “.

Body van de e-mail

De body van de e-mail moet op een professionele en vriendelijke toon worden geschreven. Vermeld het totaal verschuldigde bedrag, de vervaldatum, en eventuele van toepassing zijnde voorwaarden, bijvoorbeeld een beleid voor te late betaling. Vermeld de manier waarop de betaling moet worden verricht; voeg, indien van toepassing, een link toe die u moet volgen om de betaling te voltooien. Ten slotte moet uw e-mailsjabloon een bedankje voor het bedrijf bevatten en de contactgegevens van een persoon/afdeling die kan worden bereikt voor details.

Hier volgen voorbeelden van hoe de body van het bericht voor de follow-up factuure-mails kan worden aangepast:

• Voor de vervaldatum: Dit is slechts een snelle nota om u eraan te herinneren dat met betrekking tot onze factuur # is verschuldigd voor betaling op . Wij zouden u zeer dankbaar zijn als u bevestigt dat alles op schema ligt voor betaling.

Op de vervaldag: U heeft een openstaand saldo dat vandaag betaald moet worden. Wij zouden het zeer op prijs stellen als u ons laat weten wanneer wij de betaling kunnen verwachten.

Na de vervaldatum: U heeft een saldo van met betrekking tot onze factuur # waarvoor de betalingstermijn op . De factuur is niet X dagen te laat en wordt echt problematisch voor ons. Laat ons alstublieft weten wanneer u de betaling met spoed kunt afronden.

Ondertekening

Finish met een professionele e-mailhandtekening. Maak de handtekening niet langer dan drie of vier regels. Dit is genoeg om de belangrijkste informatie te vermelden, zoals uw naam, functie en bedrijf. In plaats van URL’s en @handles te geven voor de bedrijfswebsite en social media-profielen, gebruikt u link-iconen. Raadpleeg een ander artikel op onze blog voor een aantal geweldige sjablonen voor e-mailhandtekeningen.

Hier vindt u een voorbeeld van een factuur-e-mailsjabloon waarmee u kunt eindigen:

(Bron: Invoiced)

Hoe verstuur je een factuur e-mail

Er zijn drie manieren om een factuur e-mail te maken:

1. Je factuur in PDF-formaat toevoegen aan de standaardbrief;
2. Een factureringsplatform gebruiken;

Gebrande, trigger-gebaseerde factuure-mails maken als onderdeel van je e-mailmarketingstrategie.

Laten we eens stilstaan bij de eigenaardigheden van elke variant.

Een factuur versturen als bijlage

Een factuur versturen als bijlage blijft een veelgebruikte vorm van factureren. In de meeste gevallen wordt aan deze vorm de voorkeur gegeven wanneer de klant bekend is met het bedrijf en de prijs en de betalingsgegevens zijn besproken met een vertegenwoordiger van het bedrijf. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een e-mail met een factuur ontvangen nadat het management akkoord is gegaan met de offerte van een restauratieploeg of wanneer de restauratie daadwerkelijk is voltooid. Hoewel de klant en de dienstverlener elkaar ontmoeten, is het voor beide partijen handiger om de factuur per e-mail te versturen, omdat de online versie van een factuur gemakkelijker te betalen en op te slaan is in de boekhouding en de boekhoudsystemen.

Omdat veel van de details face-to-face of in een chat worden besproken, besteden sommige bedrijven en freelancers weinig aandacht aan het bericht waaraan de factuur is gehecht. Wij zijn bijvoorbeeld e-mailfactuursjablonen tegengekomen met slechts een paar codeachtige regels met het ordernummer en de vervaldatum. Anderen beperkten zich tot een enkele zin in de body van het bericht met de vraag of de factuur als bijlage kon worden gevonden.

Dit is een ernstige fout die factuure-mails, en ook de bedrijven die ze versturen, onprofessioneel doet overkomen. De partijen vergeten al snel het gesprek over de betaling en moeten misschien naar de e-mail verwijzen voor relevante details. Het ontbreken daarvan kan leiden tot verwarring, herhaalde contacten en verzoeken om ondersteuning. Bovendien spreken dergelijke e-mails een ontvanger niet aan en zorgen ze er niet voor dat hij de betaling op tijd wil voltooien. Daarom moeten omslag e-mails een professioneel factuur e-mail sjabloon volgen, zelfs als de bijgevoegde factuur alle nodige informatie bevat.

Deze manier om facturen te versturen heeft een aantal nadelen:

1. Het is moeilijk op te volgen. De verantwoordelijke medewerker zal de status of de betaling moeten controleren en, indien deze niet is voltooid, contact moeten opnemen met de klant of op de aangegeven data follow-upberichten moeten sturen met het verzoek gevolg te geven aan de factuur. Dit alles kost veel tijd en moeite.

2. Het is moeilijker om een strikt beleid voor te late betalingen te voeren. Klanten kunnen de door het systeem gegenereerde kosten voor te late betaling met minder wrevel aanvaarden. Tegelijkertijd kun je een good cop/bad cop-strategie volgen door te zeggen dat je niet tegen de softwareautomatisering in kunt gaan. Wanneer klanten een echte persoon hebben die een factuur stuurt en vraagt om de betaling plus een vergoeding, hopen ze misschien te onderhandelen over de boete.

U zult een factuur moeten opslaan en uploaden. Elke keer moet u een factuur met relevante gegevens maken, downloaden/opslaan en vervolgens uploaden. Zelfs als u een factuursjabloon gebruikt, maken deze handelingen het proces van het verzenden van een e-mailfactuur langer dan in andere varianten.

Hoe maak ik een professionele factuur

Omdat u uw eigen factuur zult moeten bijvoegen, willen wij u eraan herinneren hoe u deze kunt maken. Facturen kunnen worden gemaakt met Microsoft Word en opgeslagen in een PDF-formaat of met de e-mail factureringssoftware, waar u het sjabloon kunt invullen en downloaden als een PDF-bestand. Het PDF-formaat is niet voor niets gekozen, omdat het niet mogelijk is wijzigingen in het document aan te brengen. U kunt ook een factuur maken in Google Sheets of Google Docs en de link, en niet de bijlage, delen in uw e-mail met de factuur. In dit geval is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de gedeelde docs gesloten zijn voor bewerking.

Een professionele factuur heeft de volgende elementen:

1. Jouw logo bovenaan de pagina

2. Factuurnummer

3. De volledige naam en contactgegevens van de klant

4. Jouw bedrijfsnaam (de wettelijke naam voor freelancers) en contactgegevens

5. De factuurdatum

6. De vervaldatum

7. Betaald saldo

8. Gedetailleerde lijst van diensten/producten samen met de uitsplitsing van tarieven en prijzen

9. Notities (indien van toepassing)

10. Toepasselijke voorwaarden en condities (zoals late fees, betalingswijzen, of een leveringsschema)

Merk op dat het belangrijk is om unieke nummers voor elke factuur te maken. Het kan natuurlijk gewoon een opeenvolgend nummer zijn, maar je kunt ook het projecttype afkorten en de datum toevoegen om de facturen gemakkelijk van elkaar te kunnen onderscheiden.

Een ander ding om in gedachten te houden is om de facturen bestanden op te slaan met een passende bestandsnaam. Het bestand de naam “nieuwe factuur87” geven, ziet er onprofessioneel uit en kan er zelfs toe leiden dat de verkeerde factuur bij de e-mail wordt gevoegd.

Hoe maak je sjablonen voor factuure-mails in Gmail en Outlook

Het is belangrijk om je sjabloon voor factuure-mails op te slaan in je e-mailsysteem. Op die manier kunt u de volgende keer dat u een e-mail met een factuur wilt verzenden, gewoon uw sjabloon in de hoofdtekst van uw bericht invoegen, de plaatshouders vervangen door relevante gegevens en de desbetreffende factuur bijvoegen. Laten we de twee populairste e-mailclients eens bekijken:

1. Gmail

2. Outlook

Gmail-sjablonen voor factuure-mails

Om een sjabloon voor factuure-mails in Gmail te maken, moet u er eerst voor zorgen dat de functie Geplande reacties is ingeschakeld. Selecteer Instellingen (het tandwielpictogram) en kies Geavanceerd uit de opties boven aan de instellingenpagina. Zoek in de lijst met geavanceerde functies naar Canned Responses (sjablonen), schakel de functie in en sla de wijzigingen op.

Wanneer de functie Gecande reacties is ingeschakeld, klikt u op Nieuw bericht en stelt u uw e-mailfactuursjabloon op volgens de hierboven gegeven aanbevelingen. Klik op drie puntjes in de rechterbenedenhoek van het vak, dat staat voor Meer opties. Kies Gegroepeerde reacties en vervolgens Nieuwe ingegroeide reactie. Geef uw sjabloon een expliciete naam, bijvoorbeeld “factuur e-mailsjabloon”, “e-mail follow-up vóór de vervaldatum”, “e-mail follow-up na de vervaldatum”, enzovoort.

De volgende keer dat u een factuure-mail wilt verzenden, begint u met een nieuw leeg bericht, drukt u op Meer opties en vervolgens op Geplande reacties. Kies de factuur e-mailsjabloon die u wilt gebruiken en voeg deze in uw bericht in. Dat is alles. Vergeet alleen niet de plaatsaanduidingen te wijzigen en een factuur bij te voegen voordat u het bericht verzendt.

Outlook e-mailsjablonen voor facturen

Om een e-mailsjabloon in Outlook te maken, maakt u een nieuw e-mailbericht, klikt u vervolgens op Opties en kiest u een optie Gewone tekst. Stel uw sjabloon op volgens de hierboven gegeven aanbevelingen. Merk op dat u het bericht kunt opslaan als sjabloon, zowel met als zonder onderwerpregel. Ga daarvoor naar het menu Bestand en kies een optie Opslaan als. Geef uw sjabloon een naam die u gemakkelijk herkent, selecteer Opslaan als type en kies Outlook-sjabloon uit een van de opties in de vervolgkeuzelijst.

Om een nieuwe factuure-mail op te stellen met gebruikmaking van uw sjabloon, gaat u naar Home en, dan Meer items en Kies Formulier (Extra, dan Formulieren en Kies Formulier voor Outlook 2007). In het dialoogvenster dat verschijnt, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Kijk in en kiest u Gebruikerssjablonen in Bestandssysteem. Wanneer u het sjabloon opent, wordt het in uw bericht ingevoegd, zodat u verder de nodige wijzigingen kunt aanbrengen, de factuur kunt bijvoegen en naar uw klanten of aannemers kunt sturen.

Facturen e-mailen met behulp van softwareplatforms

Facturatiesoftware maakt het veel eenvoudiger om facturen te maken, te verzenden en bij te houden. Om een factuur te maken, hoeft u alleen maar het kant-en-klare sjabloon in te vullen met de benodigde informatie en uw logo. Een uniek factuurnummer wordt automatisch gegenereerd. Wanneer u ervoor kiest een factuur te verzenden, zal het systeem u normaal naar zijn eigen e-mailfactuursjabloon leiden, maar u kunt het bericht desgewenst aanpassen. Merk op dat het systeem automatisch de onderwerpregel en het adres van de ontvanger van uw factuur ophaalt en als bijlage bij de e-mail voegt die wordt verzonden.

Het grote voordeel van het gebruik van de software is de mogelijkheid om vervolgberichten en het bijhouden van betalingen te automatiseren. In het bijzonder bieden de meeste facturatie-apps uitgebreide rapporten over de ontvangen en achterstallige betalingen. Het is niet nodig om de status van de betaling te controleren voordat een follow-up factuur e-mail wordt verzonden. Dit maakt een eenvoudig en effectief beheer van de cashflow mogelijk. Integratie van de software met uw CRM-oplossing en het back-end boekhoudsysteem kan het proces van betaald krijgen verder stroomlijnen.

Onze favoriete kant-en-klare factuursjablonen komen van Freshbooks. Met Freshbooks kunt u uw factuursjablonen volledig aanpassen aan alles wat u erin wilt opnemen. Op het platform kun je sjablonen downloaden als Word-, Excel- of PDF-bestanden, of ze maken als Google Docs of Google Sheets-bestanden. U kunt automatische herinneringen, het bijhouden van onkosten en tijd instellen, evenals terugkerende facturen.

Hier volgen de kenmerken van vier populaire factureringsplatforms.

De nadelen van deze manier van factureren zijn:

1. De kans dat een factuur in een spamfolder terechtkomt. Als u een factureringsplatform gebruikt voor het e-mailen van facturen en follow-upberichten, worden deze verzonden vanaf het adres van het platform en niet via uw bedrijfsmail. Soms markeren e-maildiensten facturen als spam en ziet de gefactureerde persoon de factuuramails helemaal niet.

Een service fee. Veel platforms hebben gratis basisplannen, maar aanpassing van de sjablonen en andere geavanceerde functies komen natuurlijk met een servicekost.

Trigger-based invoice email templates

Als uw bedrijf goederen en diensten verkoopt tegen een vaste prijs, kan het versturen van factuur e-mails volledig worden geautomatiseerd. Het enige wat u hoeft te doen, is een aangepast e-mailautomatiseringsscenario te maken waarin een factuure-mail wordt verzonden naar gebruikers die op de “dank u”- of “succes”-pagina terechtkomen nadat ze een bestelling hebben geplaatst, zich hebben ingeschreven voor een cursus of een bepaald product hebben gekocht. De e-mail kan ook worden getriggerd door de tijdsvoorwaarde; zo kunt u bijvoorbeeld facturen sturen waarin u leden vraagt het abonnement elke 6 of 12 maanden te verlengen.

(Bron: Customer.io)

Deze e-mail moet de kenmerken van een echte factuur en een e-mailbericht combineren. In de meeste gevallen bevatten dergelijke e-mails een betaalknop of een link naar de persoonlijke kast waar gebruikers hun betalingen kunnen beheren. Het belangrijkste voordeel van deze manier van factureren is de volledige automatisering van het proces en de mogelijkheid om visueel aantrekkelijke e-mails te sturen.

Hier zijn enkele tips over hoe de factuur email templates te ontwerpen:

• Laat de lay-out de werkelijke factuur nabootsen. Mensen herkennen de facturen snel en kunnen gemakkelijk begrijpen wat de afzenders willen dat ze doen. Voldoe aan de verwachtingen door de gangbare lay-out voor facturen te volgen.
• Heb voldoende witruimte. Zorg ervoor dat de e-mail licht en aantrekkelijk is door de inhoud te groeperen en voldoende witruimte tussen de secties te laten.
• Perfectioneer met lettergrootte en kleur. Gebruik lettergrootte en kleur om de aandacht van de lezer te vestigen op wat u als eerste wilt dat hij ziet. U kunt bedrijfskleuren gebruiken om uw naamsbekendheid te versterken en de klant de factuur meteen als van uw bedrijf te laten herkennen.

Gebruik mobiel responsieve ontwerpen. Meer dan de helft van de klanten gebruikt mobiele apparaten om hun post te bekijken. Zorg ervoor dat de mobiele weergave van uw factuure-mail begrijpelijk en visueel aantrekkelijk is.

Inclusiveer nuttige bronnen. U kunt een link naar de chat of de missie van uw bedrijf geven. Een goed idee is ook om de klant te vragen zijn profielgegevens bij te werken, zodat u over de juiste informatie in uw systeem beschikt.

De nadelen van volledig geautomatiseerde factuure-mails:

1. Niet altijd geschikt. Deze optie is alleen mogelijk als u te maken heeft met online bestellingen en vaste prijzen. In andere gevallen zal deze variant moeilijk te gebruiken zijn.

De kans dat een factuur in een spamfolder terecht komt. Er is een kans dat uw factuur in de spamfolder terechtkomt. Een goede praktijk is om op een “dank u”-pagina de klanten zorgvuldig te instrueren een factuur te verwachten en deze in de spamfolder te zoeken als ze hem niet in hun e-mailbox zien.

In conclusie

Factuur emails kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt en opgeslagen. Toch veronderstelt elk middel dat u een bericht maakt dat de eigenlijke factuur vergezelt. Dit bericht moet alle belangrijke informatie over de betaling bevatten, ook al herhaalt u meestal alles wat op de factuur zelf te vinden is. Dit omvat de verschuldigde betaling en de vervaldatum, evenals de gedetailleerde aanduiding van het product of de dienst waarvoor de ontvanger wordt gefactureerd.

Of u nu kiest voor automatisering of gewoon een sjabloon opslaat in Gmail of Outlook, een factuur e-mailsjabloon zal u helpen sneller betalingen te ontvangen en een goede relatie met uw klanten op te bouwen. Meer dan dat, het zal veel tijd besparen voor uw medewerkers, omdat ze geen tijd zullen besteden aan het uitzoeken hoe ze de klanten moeten aanspreken over zo’n gevoelige kwestie.