Als zelfstandige, freelancer of eigenaar van een klein bedrijf, bent u waarschijnlijk niet onbekend met het concept van facturering, het instellen van betalingstermijnen, en lange wachttijden om betaald te worden.
Het staat buiten kijf dat, afgezien van het kwaliteitswerk dat zij voor klanten produceren, het maken en versturen van facturen om betaald te krijgen een deel van de routine van kleine bedrijven is. En voor sommigen wordt het erg frustrerend als deze facturen niet met prioriteit worden behandeld door de klanten aan wie ze worden gestuurd – ergo, freelancers en kleine bedrijven zijn het zat dat klanten er veel langer over doen om hen te betalen dan ze eigenlijk zouden moeten.
Net als iedere andere werknemer hebben freelancers rekeningen te betalen en dagelijkse uitgaven te doen – een dip in de maandelijkse cashflow is zeker niet ideaal, en het is een vreselijk gevoel te weten dat je achterstallig bent met het betalen van sommige rekeningen terwijl je wacht op de betaling van die grote klus die je weken geleden hebt gedaan – zelfs na heen en weer gemail met je klant om het betalingsproces te versnellen.
Hier lees je hoe je jezelf als freelancer kunt beschermen tegen dit soort ongelukkige situaties en hoe je ervoor kunt zorgen dat je op tijd betaald krijgt.
Wat betekent “verschuldigd bij ontvangst”?
Er zit geen subtiele, subversieve boodschap achter de woorden “verschuldigd bij ontvangst” hier. In wezen betekent het dat de betaling onmiddellijk verschuldigd is zodra uw klant de factuur heeft ontvangen.
Het is een eenvoudige manier om van uw klant te eisen dat hij de betaling voor uw werk zo snel mogelijk klaar heeft. In het ideale geval is betaling op dezelfde dag mogelijk, maar “betaling bij ontvangst” betekent normaal gesproken dat de betaling de volgende werkdag moet worden verwacht.
Wat betekent het om een rekening bij ontvangst te betalen?
Een rekening bij ontvangst betalen is een omgekeerd concept van het bovenstaande “betaling bij ontvangst”. In dit geval bent u de klant die moet betalen voor een gespecificeerde lijst van producten of diensten die aan u zijn verkocht – en het totale bedrag dat u moet betalen wordt weerspiegeld in de rekening die u ontvangt.
Een rekening is wat u van anderen ontvangt en uit eigen zak moet betalen om te voldoen, terwijl een factuur is wat u naar anderen stuurt om betaling van te ontvangen.
Hoe vraag je beleefd om een factuur, en hoe krijg je die betaald?
Als freelancer of kleine ondernemer is er niets vervelender dan dat je er in de ogen van je klanten uitziet alsof je wanhopig op zoek bent naar geld. Het is altijd een goed idee om in elk aspect van uw zakelijke contacten professionaliteit te betrachten, hoe moeilijk de situatie ook is.
Hoewel uw klanten wettelijk verplicht zijn u te betalen binnen de termijn die u op uw factuur hebt vermeld, zult u op de een of andere manier te maken krijgen met laatbetalers.
Hier volgen een paar stappen die u kunt volgen om betaald te worden door uw klanten die u geld schuldig zijn voor het werk dat u hebt gedaan, om ervoor te zorgen dat uw facturen die u bij ontvangst verschuldigd bent, worden voldaan, en om tegelijkertijd volledig professioneel te blijven.
E-mail als eerste herinnering om te controleren of uw klant de factuur heeft ontvangen
Als uw klant niet heeft betaald op de vervaldatum die in de betalingsvoorwaarden op uw factuur staat vermeld, stel dan eerst vast dat er geen communicatiefout in het proces is opgetreden. Misschien bent u niet de enige aannemer die aan projecten voor uw klant werkt. In sommige gevallen kan het zijn dat uw eerste factuur verloren is gegaan in hun inbox – een simpele technologische fout.
Email uw klant om hem er beleefd aan te herinneren dat de betaling verschuldigd is voor uw werk en voorbij de vervaldatum is die schriftelijk is overeengekomen. Zorg ervoor dat ze uw eerste factuur hebben ontvangen en dat ze de betalingstermijn hebben begrepen.
Bel uw klant als tweede betalingsherinnering
Als de eerste e-mailcorrespondentie er niet in slaagt uw klant u op tijd te laten betalen, is de volgende actie om met uw klant aan de telefoon te praten. Een telefoongesprek geeft u een directe communicatielijn met uw klant om uw betalingsproblemen op te lossen.
Tijdens het gesprek, identificeer uzelf en leg rustig uit dat u meerdere malen hebt geprobeerd om via e-mail contact op te nemen over een betalingsachterstand. Probeer indien mogelijk de betaling van uw klant via de telefoon veilig te stellen, door middel van een directe bankoverschrijving of creditcardbetaling. Zorg anders voor een schriftelijke toezegging van uw klant over de datum en de wijze van betaling, die kan worden gebruikt als een juridische referentie indien nodig.
Het idee is om voldoende druk uit te oefenen om uw klant te laten betalen wat hij u verschuldigd is, terwijl u het strikt professioneel aanpakt en benadrukt dat het na de datum van ontvangst is die u in de oorspronkelijke betalingsvoorwaarden bent overeengekomen.
Overweeg om in de toekomst niet meer met uw klant te werken
Als uw klant tegen die tijd nog steeds niet heeft betaald, de oorspronkelijke betalingstermijn heeft geschonden, en u nog steeds achter het geld aanzit dat u hem verschuldigd bent – dan is het misschien tijd om uw zakelijke banden met de klant of het bedrijf te heroverwegen. Als kleine ondernemer heeft u al genoeg aan uw hoofd zonder te maken te krijgen met klanten die te laat betalen en zich nooit aan hun woord lijken te houden.
Als u aan een groot project werkt en uw klant weigert u te betalen voor de mijlpalen die u tot nu toe hebt ingediend, vertel hem dan (op een professionele manier) dat u het werk aan het project zult staken totdat uw klant de verschuldigde facturen betaalt.
Het is echter het beste om in gedachten te houden dat deze stap uw klant van streek kan maken en de kwestie kan doen escaleren. Weeg uw opties zorgvuldig af voordat u deze stap neemt – als u er niet langer van overtuigd bent dat uw laat betalende klant een goede samenwerking voor uw bedrijf vertegenwoordigt, dan is het het beste om de banden te verbreken en verder te gaan naar een betere die in staat en bereid is om u eerlijk en prompt te betalen.
Gebruik de diensten van incassobureaus
Het inhuren van de diensten van incassobureaus zal zonder enige twijfel de betalingsachterstand tussen u en uw klant doen escaleren. Dit is echter een van de meest zekere manieren waarop u het geld kunt krijgen dat u verschuldigd bent. Houd in gedachten dat de diensten van incassobureaus duur zijn – vaak oplopend tot 50% van het bedrag dat zij van een debiteur innen.
Als u bereid bent een aanzienlijk deel van uw betaling te betalen, dan is dit de optie voor u. Dit is vooral nuttig als u een grote betaling van uw klant verwacht voor een groot project – het terugverdienen van ten minste een deel van het verschuldigde geld is zeker beter dan weken of zelfs maanden wachten op een update, in sommige worst-case scenario’s.
Research uw juridische opties
Of u nu kiest voor procederen of arbitreren, overweeg juridische stappen als laatste redmiddel. Juridisch bindende documenten zoals contracten en facturen zullen worden gebruikt om een zaak veilig te stellen voor uw rechtszaak tegen uw laat betalende klant. Vergeet niet dat rechtszaken tijd kosten, en nog belangrijker – geld in de vorm van advocaatkosten, dus overweeg uw opties grondig voordat u kiest voor juridische stappen.
Wanneer moet een factuur worden betaald?
De algemene betalingsvoorwaarden (indien niet vooraf anders overeengekomen) is dat de klant of cliënt binnen 30 dagen na ontvangst van uw factuur van goederen of diensten moet betalen.
In principe mag u uw betalingsvoorwaarden ook met uw klanten vaststellen. Sommige bedrijven kiezen ervoor om kortingen aan te bieden voor vroege en vooruitbetalingen om klanten te motiveren eerder te betalen.