Door Aleks Sheynkman
Directeur Engineering
SpaceIQ
Door de brede scope van facility management is het een moeilijk te definiëren functie. Waar een Sales Manager direct verantwoordelijk is voor het managen van de prestaties van verkopers, gaan de functies van facilitair management veel verder dan “het managen van faciliteiten”. Als gevolg hiervan is het voor bedrijven vaak moeilijk om de voordelen van een goede facility manager te maximaliseren.
Maar wat is het belang van facility management? Om echt te begrijpen wat een facility manager doet, waar hij verantwoordelijk voor is, en welk effect hij heeft op een bedrijf, is het het beste om zijn werkterrein uit te splitsen. Dat betekent dat we de vier belangrijkste pijlers van facility management nader moeten bekijken: Mensen, processen, het gebouw en technologie.
Mensen ondersteunen
Het belangrijkste doel van een facilitair manager is het creëren van een passende werkomgeving voor werknemers. Dit dient vele bredere doelen, waaronder het aantrekken en behouden van toptalent, het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit, en het creëren van een positieve werkcultuur. Facility managers ondersteunen werknemers op vele manieren, waaronder:
- Overleg over bureau-indelingen
- Beheer van personeelsgidsen
- Faciliteren van verhuizingen en ruimtegebruik
- Handhaven van noodplannen
Facility managers fungeren als brug tussen de werkplek en de werknemers die er werken. Wanneer zich problemen voordoen op het gebied van huisvesting, veiligheid of comfort, is het aan de facility manager om deze op te lossen.
Dit geldt ook naar boven toe. Facility managers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van vitale planningsgegevens aan de C-suite en het bepalen van de langetermijnaanpak voor werkplekoptimalisatie. Hun dagelijkse interactie met de werkplek werpt licht op de werkelijke kosten en concurrentievoordelen op medewerkerniveau.
Opzetten van processen
Wat zijn de functies van facilitair management zonder een proces om ze te besturen? Het vastleggen van processen brengt orde op de werkplek. Orde schept een systeem van verwachtingen, waardoor organisatie ontstaat die een positieve invloed heeft op de manier waarop mensen de werkplek gebruiken. De werkplek draait op een groot aantal processen, waaronder:
- Het indienen van een werkorderaanvraag
- Het reserveren van ruimte binnen de faciliteit
- Het inchecken van gasten en bezoekers
- Planning van noodmaatregelen
Facility managers hebben de dubbele rol van het identificeren van bestuursgebieden en het aanpassen van processen om deze te dekken. Wanneer zich een nieuwe situatie voordoet, is het aan de facility manager om orde in de chaos te scheppen en een herhaalbaar kader op te zetten om dat scenario in de toekomst opnieuw te hanteren.
Het ontwikkelen van processen is ook waar de reikwijdte van facility management zich uitbreidt. Nieuwe processen kunnen betrekking hebben op verschillende afdelingen, werknemers, activa, armaturen en ruimten – die allemaal de vele aspecten van het bedrijf met elkaar verbinden.
Facilitair onderhoud en verbetering
Zoals de naam al aangeeft, is facility management grotendeels geworteld in het facilitair onderhoud en de verbetering van het fysieke gebouw. Dit is het meest voorkomende antwoord op de vraag: “Wat houdt facility management in?”
Maar dit is ook het meest uitgebreide verwachtingsgebied voor facility managers. Het gaat niet alleen om het onderhoud van het gebouw, maar ook om het cultiveren van partnerschappen, toekomstplanning en asset management. Enkele voorbeelden van deze brede waaier van verantwoordelijkheden zijn:
- Het vinden en onderhouden van leverancierscontracten
- Reparatie, onderhoud en gebouwverbetering
- Schoonmaak en inrichting van de werkplek
- On- en off-site property management
Als het te maken heeft met het fysieke gebouw, valt het binnen het domein van de facility manager. Faciliteiten zijn de op een na grootste kostenpost na het personeel – het is de taak van een facility manager om van de werkplek een concurrentievoordeel te maken in plaats van een kostenpost. Het gaat erom dat de faciliteiten voldoen aan de behoeften van de mensen die er gebruik van maken.
Technologie-integratie
Meer dan ooit is het noodzakelijk dat facility managers technologie begrijpen en gebruiken. Systemen voor werkplekbeheer verzamelen gegevens, die de basis vormen voor cruciale beslissingen over hoe het bedrijf moet worden geleid en de werkplek moet worden vormgegeven. Het identificeren en implementeren van de juiste technologie is een hoofdverantwoordelijkheid van facility managers.
Het integreren van fysieke technologie valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling. Facility managers hebben echter het eerste en laatste woord over de wijze waarop ze worden geselecteerd, gebruikt en benut. Enkele voorbeelden van hoe dit er in een moderne omgeving uitziet, zijn:
- Onderzoek naar IoT-apparaten op basis van de behoeften aan gegevensverzameling
- Integreren van IoT-apparaten in de dagelijkse facilitaire processen
- Bepalen van de kosten, ROI, en voordeel van slimme technologieën
- Gebruik van geaggregeerde gegevens om de werkplek beter te begrijpen
Met behulp van een Integrated Workplace Management System (lees meer over wat IWMS-software is), kunnen facility managers gegevens van netwerktechnologieën verzamelen en analyseren om inzichten te krijgen over de werkplek. Dit leidt tot betere besluitvorming over hoe de werkomgeving kan worden geoptimaliseerd voor de mensen die er gebruik van maken.
Het is belangrijk om op te merken dat niet alle kantoortechnologie is gebaseerd op het verzamelen van gegevens. Toegangscontrolesystemen ondersteunen de veiligheid, terwijl automatiseringstechnologie processen stroomlijnt. En hoewel elk apparaat of software in een netwerk een gegevenscomponent heeft, ligt het echte voordeel van de meeste technologie in de functie ervan. Het is aan facility managers om deze functie te begrijpen en te benutten voor een optimale ROI.
Het geheel samenbrengen voor facility management
Facility managers ondersteunen werknemers direct en indirect. Ze zetten processen op voor orde en organisatie. Ze zijn belast met het onderhoud en de verbetering van de faciliteiten zelf. Ze creëren complexe integraties om gegevens te benutten voor succes.
Als je deze vier functies samenvoegt, schetsen ze een beeld van wat facility managers werkelijk doen. In grote lijnen ligt hun focus op het optimaliseren van de werkplek om elk aspect van het bedrijf te ondersteunen. Maar op een dieper niveau gaat het erom het bedrijf een solide basis voor succes te geven.
Lees verder: Het selecteren van de beste facility management software.