Data kan worden gedefinieerd als een representatie van feiten, concepten, of instructies op een geformaliseerde manier, die geschikt moet zijn voor communicatie, interpretatie, of verwerking door een mens of een elektronische machine.
Gegevens worden weergegeven met behulp van tekens, zoals alfabetten (A-Z, a-z), cijfers (0-9) of speciale tekens (+,-,/,*,<>,= enz.)
Wat is informatie?
Informatie is georganiseerde of geclassificeerde data, die een aantal betekenisvolle waarden heeft voor de ontvanger. Informatie zijn de verwerkte gegevens waarop beslissingen en acties worden gebaseerd.
Om een beslissing zinvol te laten zijn, moeten de verwerkte gegevens aan de volgende kenmerken voldoen –
-
Tijdig – Informatie moet beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
-
Nauwkeurigheid – Informatie moet nauwkeurig zijn.
-
Volledigheid – De informatie moet volledig zijn.
Data Processing Cycle
Data processing is het opnieuw structureren of ordenen van gegevens door mensen of machines om de bruikbaarheid ervan te vergroten en waarden toe te voegen voor een bepaald doel. Gegevensverwerking bestaat uit de volgende basisstappen – invoer, verwerking en uitvoer. Deze drie stappen vormen de gegevensverwerkingscyclus.
-
Invoer – In deze stap worden de invoergegevens in een geschikte vorm klaargemaakt voor verwerking. De vorm hangt af van de verwerkingsmachine. Wanneer bijvoorbeeld elektronische computers worden gebruikt, kunnen de invoergegevens worden vastgelegd op een van de verschillende soorten invoermedium, zoals magnetische schijven, banden, enzovoort.
-
Verwerking – In deze stap worden de invoergegevens gewijzigd om gegevens in een bruikbaardere vorm te produceren. Zo kunnen bijvoorbeeld loonstroken worden berekend op basis van de tijdkaarten, of een samenvatting van de verkoop voor de maand kan worden berekend op basis van de verkooporders.
-
Output – In deze fase wordt het resultaat van de voorgaande verwerkingsstap verzameld. De specifieke vorm van de uitvoergegevens hangt af van het gebruik van de gegevens. De outputgegevens kunnen bijvoorbeeld loonstrookjes voor werknemers zijn.