Alles wat je moet weten over hoe je een brief schrijft

Iedereen zou moeten weten hoe je een brief schrijft – van wat voor soort brief je moet schrijven tot het briefschrijfformaat dat je moet kiezen. Dit zijn de basisbegrippen van het schrijven van een brief die je moet kennen, samen met een aantal handige voorbeelden.

Welke soort brief moet u schrijven?

Er zijn geen kant-en-klare regels. Welke briefvorm je kiest, hangt af van je publiek. Voor een vriend of familielid is een informele brief meestal de beste manier. Er zijn verschillende soorten brieven die geschikt zijn voor een vriend of familielid. Enkele daarvan zijn:

• Handgeschreven brieven
• Gemailde brieven
• Getypte berichten op sociale media

Hoe dan ook, voor zakelijke contacten of mensen die je niet goed kent, is een getypte formele brief bijna altijd de meest geschikte keuze. Bij gebruik voor professionele doeleinden is het schrijven van een formele brief effectief voor:

• Cover brieven
• Letters of intent
• Value proposition letters
• Business memorandum brieven
• Promotie brieven
• Referentie brieven
• Resignatie brieven
• Dank-u brieven

Dit zijn slechts een paar soorten brieven die u misschien in een informele of formele omgeving moet schrijven. Voordat je een brief schrijft, moet je bedenken of je brief formeel of informeel moet zijn.

Formele brieven

Weten hoe je een brief schrijft, vooral formele brieven, is essentieel in het bedrijfsleven en gedurende je carrière. Hier leest u wat het schrijven van formele brieven inhoudt.

Stap 1: Een formele brief beginnen

Begin met de naam en het adres van de afzender. Sommige bedrijven gebruiken speciaal papier, het zogenaamde briefhoofd, met daarop de contactgegevens en het merklogo van het bedrijf.

De volgende regel van formele brieven schrijven is de datum. U kunt de datum op een paar manieren opmaken, na uw adres.

Voor formele brieven zijn de naam en het adres van de ontvanger twee spaties na de datum nodig. Door al deze informatie op te nemen, zorgt u ervoor dat uw brief kan worden gebruikt als referentie om contact met u op te nemen nadat de ontvanger de envelop heeft weggegooid.

Stap 2: Een brief schrijven, formeel

Wanneer u een brief schrijft, bent u klaar om de persoon (of het bedrijf) aan wie u schrijft te begroeten. Sla een spatie over van eventuele adressen die je hebt opgenomen.

Formele brieven beginnen met “Geachte”, gevolgd door de naam van de ontvanger. Als u geen contactpersoon bij een bepaald bedrijf hebt, zoek dan online naar een naam, een functie, of een afdeling.

Als laatste redmiddel kun je de algemene aanhef “Aan wie het aanbelangt.” gebruiken. Na alle begroetingen volgt een komma.

Stap 3: Het schrijven van de kern van een formele brief

Hoewel de kern van elke brief er anders uitziet en de informatie erin varieert, zijn er een paar belangrijke regels die je moet volgen.

• Hou het gefocust. Zakelijke brieven moeten een duidelijk doel hebben.
• Lees na. Fouten kunnen misverstanden veroorzaken.
• Vermijd samentrekkingen. Schrijf elk woord volledig uit.
• Wees tactvol. Schrijf niets op waarvan je het jammer vindt dat het is opgenomen voor het nageslacht.

Elke gedachte moet in een eigen alinea staan. Door de alinea’s kort te houden, blijft je boodschap ook duidelijk; streef naar niet meer dan vier zinnen in een alinea en houd elke zin beknopt.

Stap 4: Een formele brief beëindigen

Laat een spatie tussen je slotalinea en de complimenteuze afsluiting. Een complimenteuze afsluiting is een beleefde manier om de ontvanger de groeten te doen. Een van de meest voorkomende afsluiters is “Hoogachtend,” en dat is over het algemeen een veilige keuze.

Denk eraan dat alleen de eerste letter van de zin een hoofdletter is. Laat nog een paar spaties over voor de laatste stap – uw handtekening! Typ uw volledige naam eronder, voor formele brieven.

Informele brieven

Casual brieven hebben over het algemeen minder structuur, maar het heeft dezelfde basiselementen van formele brieven schrijven. Dit is wat je moet weten als je een brief schrijft voor iemand die dicht bij je staat.

Stap 1: Een informele brief beginnen

In tegenstelling tot formele brieven, vereist het schrijven van een brief aan een vriend of een naast familielid niet dezelfde formaliteiten. Er is geen briefhoofd nodig, hoewel sommige schrijvers ervoor kiezen om speciaal briefpapier te gebruiken.

Bij het schrijven van een informele brief is de eerste regel de datum. Deze kan links of rechts uitgelijnd op de pagina staan, maar staat meestal bovenaan in een informele brief. De datum is de enige voorloper die nodig is voor het schrijven van een informele brief.

Stap 2: Een brief schrijven, informeel

Ontspannende brieven zijn gemakkelijk; u kunt beginnen met “Hallo” of een andere gebruikelijke begroeting.

Bij informele brieven kan het gebruik van andere leestekens na uw begroeting om enthousiasme uit te stralen (bijvoorbeeld een uitroepteken) gepast zijn, afhankelijk van uw relatie met de ontvanger.

Stap 3: Het schrijven van de hoofdtekst van een informele brief

De hoofdinhoud van uw informele brief – de hoofdtekst – is aan u. De inhoud van een informele brief zal variëren, dus richt je op enkele algemene suggesties.

• Ga niet uitweiden. Zelfs persoonlijke brieven moeten een duidelijke focus hebben.
• Bied beleefdheden aan. Dit kan geschreven worden als “Ik hoop dat het goed met je gaat!” of “Gefeliciteerd met je nieuwe huisdier!”
• Deel anekdotes of nieuws. Over het algemeen is een terloopse brief bedoeld om informatie of details te delen die wederzijds interessant zijn voor beide partijen.
• Houd rekening met je publiek. Houd de toon en inhoud van je brief passend en relevant voor de ontvanger. Een brief schrijven aan je grootmoeder, bijvoorbeeld, kan anders klinken en andere details bevatten dan een brief schrijven aan je studievriend.

Stap 4: Een informele brief afsluiten

Als je een warmere relatie met de ontvanger hebt, kun je aftekenen met “Hartelijke groeten” of “Van harte”. Er zijn tientallen afsluitmogelijkheden bij het schrijven van een brief, dus kies er een die het beste werkt voor jou en je ontvanger. Net als bij formele brieven gelden dezelfde regels met betrekking tot hoofdletters en komma’s voor alle aanvullende afsluitingen.

Wat is P.S.?

P.S. staat voor postscriptum. Het is iets dat je op het laatste moment toevoegt, nadat de brief af is. Normaal gesproken voeg je geen postscripts toe aan formele brieven; als je iets moet toevoegen, moet je het hele document herzien om de nieuwe informatie op te nemen.

De envelop

In de Verenigde Staten is het maximale gewicht voor een eersteklas brief 3,5 ounce. Als je brief meer dan drie pagina’s telt of op zwaar papier is geschreven, moet je hem wegen om zeker te weten dat hij aan de eisen voldoet. Ook de grootte en de vorm van de enveloppe zijn van belang. Hij moet rechthoekig zijn en kleiner dan ongeveer 6×11 inch, anders loopt u het risico dat het postkantoor hem terugstuurt.

Een brief versturen

Nadat u hebt vastgesteld dat de envelop de juiste soort is, is het moeilijkste gedeelte voorbij. Nu hoeft u hem alleen nog op de post te doen. (Als het een persoonlijke brief is, kunt u hem altijd zelf bezorgen. In dat geval schrijf je gewoon de naam van de geadresseerde op de buitenkant van de envelop. Een voordeel van zelf bezorgen: je kunt elke vorm of maat envelop gebruiken die je wilt).

In de linkerbovenhoek schrijf je je naam en adres of plak je een postlabel. In het midden van de envelop schrijft u zorgvuldig het adres van de ontvanger. Naast de afkorting van de staat en de postcode, moeten internationale brieven het land vermelden voor zowel het bestemmings- als het retouradres. De posttarieven variëren. Kijk op de website van USPS voor de actuele prijzen of gebruik een forever postzegel voor bestemmingen in de VS. Controleer dubbel of alles correct is op de buitenkant van de enveloppe. Als dat zo is, vouw je je brief en stop je hem er netjes in. Verzegel de envelop pas als u zeker weet dat u elke pagina die u wilt versturen, hebt meegestuurd.

Gaat het niet goed als u een brief verstuurt waarvan u weet dat u die zorgvuldig hebt voorbereid? Zeker, een goed geschreven brief heeft de beste kans om zijn doel te bereiken. Maar hoe zit het met een begeleidende brief bij een sollicitatie? Sollicitatiebrieven hebben hun eigen best practices. Lees alles wat je moet weten over hoe je een sollicitatiebrief schrijft voordat je je volgende cv verstuurt!