E-mails versturen kan verrassend lastig zijn. Niet het letterlijke versturen, dat is een knop, en het is vrij basaal. Maar het schrijven van die drie of vijf regels duurt altijd langer dan nodig is. Hoe begin ik? Hoe eindig ik? Waar zou deze smiley het meeste effect hebben? Waarschijnlijk direct na de zin waarin ik de persoon vraag een enorm project binnen een onrealistische deadline af te ronden, toch?
Die vragen hebben me op het pad gebracht dat ik als 22-jarige wilde en naïeve ik beloofde nooit te zullen bewandelen – een pad vol clichézinnen die eigenlijk niets betekenen. Zinnen die ik elke keer ineenkrimp als ik ze uitschrijf. Maar soms is er echt geen betere manier om iemand aan het gesprek toe te voegen dan door te typen “just looping her in.”
Omdat ik weet dat ik niet de enige ben die een e-mail op een betere manier zou willen afsluiten dan met “het beste”, heb ik de meest voorkomende e-mailovertreders op een rijtje gezet waarvan je zou willen dat je ze nooit meer hoefde te gebruiken, plus een paar alternatieven voor die dagen dat het jargon je teveel wordt.
“Fijne maandag!”
Of voeg als alternatief een andere dag van de week in. Het effect blijft hetzelfde en je wilt nog steeds een beetje doodgaan van binnen als je het jezelf toewenst. Happy is voor feestdagen, zoals je verjaardag of Kerstmis – niet voor een dag van de week die elke zeven dagen zonder mankeren voorbij komt.
Wat je echt zegt
“Ik sta op het punt om je iets te vragen, maar ik voel me ongemakkelijk om er meteen in te duiken. Dus ik zal in plaats daarvan iets aardigs en vriendelijks zeggen.”
Wat je in plaats daarvan zou moeten zeggen
“Ik hoop dat je week goed begint.” Of, als de week al lang voorbij is, “Ik hoop dat je een goede week hebt.” Dit laat je nog steeds een vage aardigheid horen (want soms is er meteen induiken echt niet de beste strategie), maar voelt iets minder belachelijk als je het aan jezelf terugleest. Dit is tenslotte iets wat je echt zou zeggen.
Denken?
Gelijkaardige boosdoener: “Klinkt dit logisch?” Dit zijn allebei vragen die vaak worden gebruikt om e-mails af te sluiten waarin grote of nieuwe ideeën worden geuit. Maar geen van beide raakt echt de kern van de vraag, want het is duidelijk dat de persoon gedachten heeft. Misschien zijn ze niet goed, waardevol of de moeite van het delen waard, maar als je bedenkt dat hij of zij hersenen heeft, zitten er gedachten in.
Wat je eigenlijk zegt
“Ik denk dat dit een goed idee of een goede richting is, maar ik weet het niet zeker. Dus hier is je kans om mijn gevoel van eigenwaarde op te vijzelen of volledig te vernietigen. Mijn hele stemming hangt af van jouw reactie hierop.”
Wat je in plaats daarvan moet zeggen
Wat je eigenlijk vraagt. Ik weet het, gewaagde zet! Direct zijn kan eng zijn, maar als je om het onderwerp heen draait, krijg je vaak niet de feedback waar je naar op zoek bent. Dus, in plaats van te zeggen, “Is dit logisch?” vraag je, “Denk je dat deze tijdslijn past in Ben’s visie voor het project?” Het antwoord is misschien niet wat je wilt, maar je krijgt wel de reactie die je nodig hebt.
“Let’s Hop on the Phone”
Wat zijn we, konijnen? Het is 2016, je hoeft niet te hoppen om naar de telefoon te gaan. Op elk moment, mijn telefoon is binnen handbereik. Tussen het begin en het einde van deze zin heb ik hem maar liefst drie keer gecheckt om er zeker van te zijn dat ik niets over het hoofd zag.
Wat je echt zegt
“Dit wordt al een heleboel heen en weer, en eerlijk gezegd, hoezeer ik het ook haat om nummers te draaien (alweer, omdat het 2016 is), zou ik dit graag willen afhandelen. Vandaag. Nu.”
Wat u in plaats daarvan moet zeggen
Uit respect voor uzelf, zeg het gewoon: “
EOD, OOO, and any Acronym
We hebben het allemaal druk. Zo druk zelfs dat het typen van woorden te veel wordt. Waarom onze eindige vingerenergie verspillen aan 10 letters als drie letters ook volstaan? Het is verspilling als je erover nadenkt.
Wat je echt zegt
TBH, ik weet het niet altijd. Ik zou liegen als ik zou zeggen dat ik Google niet af en toe hoef in te schakelen om een lastige zin te ontcijferen.
Wat je in plaats daarvan moet zeggen
Het gaat er niet zozeer om wat je in plaats daarvan moet zeggen, maar waar je de grens moet trekken? Misschien één acroniem per e-mail? Hooguit twee.
!
Er zijn verschillende momenten waarop ik mijn e-mails nog eens doorlees voordat ik ze verstuur en bang ben dat ik boos of onvriendelijk overkom. Dus, in een poging om ervoor te zorgen dat mijn vriendelijke, vrolijke zelf overkomt gooi ik er een uitroepteken bij, dan nog een, en dan nog een derde voor de goede orde. Plotseling ben ik van goedbedoeld iemand geworden die net zo irrationeel opgewonden is over de bijgevoegde rapporten (er zijn rapporten bijgevoegd!) als over het feit dat het maandag is (fijne maandag!).
Wat je echt zegt
“Ik bedoel het goed. Ik zweer het! Ik doe gewoon mijn werk en vraag om een paar dingen die ik nodig heb, maar ik ben er superchill over.”
Wat je in plaats daarvan zou moeten doen
Net als bij de acroniemen gaat het erom dat je jezelf inhoudt. Als je kiest waar je je enthousiasme wilt plaatsen, vraag jezelf dan af: als ik dit hardop tegen iemand zou zeggen, welke zin zou dan het minst belachelijk klinken als ik het tegen die persoon zou schreeuwen?
En daar heb je het dan, vijf regels die ik regelmatig gebruik in mijn e-mails, ondanks dat ik eigenlijk zou willen dat ik dat niet deed. Heb ik er een paar gemist? Heb jij betere alternatieven? Tweet het me en laat het me weten.