Een proforma factuur is een nuttige aanvulling op het factureringsproces van elk bedrijf – helaas worden ze vaak over het hoofd gezien of verkeerd begrepen, wat betekent dat veel kleine bedrijven en freelancers niet het maximale uit hun factureringssoftware halen.
Om wat meer informatie te geven over wat proforma-facturen zijn en hoe ze kunnen worden gebruikt, volgen hier vijf dingen die u moet weten over proforma-facturen.
Een proforma-factuur is geen echte factuur.
Er zijn een paar dingen nodig om een document als een echte (of wettelijke) factuur te beschouwen, waaronder het woord ‘factuur’ en een uniek factuurnummer. Zonder deze gegevens heeft een factuur geen juridische of financiële waarde.
Op een proforma-factuur hoort geen factuurnummer te staan, en er hoort ‘proforma-factuur’ te staan in plaats van alleen ‘factuur’. Omdat ze niet aan de eisen van een echte factuur voldoen, hebben proformafacturen niet hetzelfde juridische gewicht, wat betekent dat:
- Afnemers zijn niet verplicht het bedrag te betalen dat op een proformafactuur staat
- Het totale verschuldigde bedrag mag niet worden geboekt onder de crediteurenadministratie van een klant of de debiteurenadministratie van een leverancier
- Je kunt proformafacturen niet gebruiken om btw terug te vorderen.
…maar een proforma-factuur gebruikt wel dezelfde factuursjabloon
p een factuurnummer en de woorden ‘proforma-factuur’ na, lijkt een proforma-factuur sterk op een gewone factuur. Ze bevatten ruwweg dezelfde informatie, en u kunt dezelfde factuursjabloon gebruiken voor zowel proforma als gewone facturen – inclusief lay-outs, afbeeldingen of logo’s.
Net als een gewone factuur moeten proforma facturen contactgegevens bevatten, een datum van uitreiking, een beschrijving van de geleverde goederen of diensten, het totaal verschuldigde bedrag, en eventuele btw. Ze kunnen ook betalingsgegevens of -voorwaarden bevatten – zoals welke betalingsmethoden u accepteert en wanneer betaling wordt verwacht.
Een proforma factuur is anders dan een offerte
Offertes en proforma facturen worden vaak op vergelijkbare momenten in het facturatieproces gebruikt, en ze vertellen een klant allebei hoeveel hij voor een bepaalde bestelling kan verwachten te betalen. Maar hoewel offertes en proforma-facturen op vergelijkbare manieren kunnen worden gebruikt, zijn ze niet precies hetzelfde.
Een proforma-factuur wordt meestal verstuurd wanneer een klant zich heeft vastgelegd op een aankoop, maar nog geen officiële factuur kan worden gestuurd omdat de definitieve details nog niet zijn bevestigd. Een offerte wordt daarentegen verstuurd naar een klant die een aanvraag heeft ingediend, maar meer informatie wil voordat hij zich tot aankoop verplicht.
Net als een offerte is de prijs op een proforma-factuur niet definitief, maar het is belangrijk dat u een zo goed mogelijke schatting geeft, zodat uw klant niet voor verrassingen komt te staan wanneer hij de echte factuur ontvangt.
Een proforma-factuur kan u helpen sneller betaald te worden
Wanneer u een verkoop doet, is uw klant verplicht binnen een bepaalde termijn te betalen. In het Verenigd Koninkrijk is de standaard vervaldatum 28 dagen nadat een echte factuur is uitgereikt of een klant zijn goederen of diensten heeft ontvangen – maar u kunt andere termijnen instellen, waaronder het vragen om vooruitbetaling.
Hoewel de vervaldatum van de factuur altijd wordt bepaald door de definitieve factuur, kunnen proforma facturen het betalingsproces versnellen door uw klant van tevoren te laten weten hoeveel hij verschuldigd is. Dit geeft uw klant de tijd om de nodige regelingen te treffen, zoals geld overmaken of goedkeuring krijgen van een manager of zakenpartner.
Het is gemakkelijk om een proforma-factuur te maken met factureringssoftware
Een van de snelste, eenvoudigste manieren om proforma-facturen te maken, is met boekhoudkundige & factureringssoftware zoals Debitoor. Wanneer u factureringssoftware gebruikt, bent u er zeker van dat uw proforma-facturen correct zijn opgemaakt en gelabeld – u hoeft alleen de gegevens in te vullen en op ‘opslaan’ te klikken. Zodra een proforma-factuur door de klant is aanvaard, kan deze met een paar muisklikken worden omgezet in een gewone factuur!
Probeer Debitoor zeven dagen gratis uit en ontdek hoe factureringssoftware het eenvoudig kan maken om proforma-facturen aan uw factureringsproces toe te voegen.
EEN PROFORMA-FACTUUR STUREN