Arbeitgeber berechnen die Lohnsteuer anhand des Brutto- oder Gesamtlohns eines Arbeitnehmers und verschiedener Abzüge, um das Netto- oder Mitnahmegehalt zu ermitteln. Dies scheint oberflächlich betrachtet einfach genug zu sein, aber die Berechnung der Abzüge erfordert Liebe zum Detail und extreme Genauigkeit.
Die Grundformel für den Nettolohn
Im einfachsten Fall funktioniert die Grundformel für den Nettolohn wie folgt:
Bruttolohn des Arbeitnehmers (Lohnsatz x geleistete Arbeitsstunden)minus gesetzlicher Lohnsteuerabzugminus freiwilliger Lohnsteuerabzugergeben den Nettolohn
Gesetzlicher Lohnsteuerabzug
Das Gesetz schreibt vor, dass in jeder Lohnperiode Lohnsteuern vom Lohnscheck des Arbeitnehmers einbehalten werden müssen. Der Arbeitgeber muss dann diese Abzüge an verschiedene Steuerbehörden übermitteln. Zu den Lohnsteuerabzügen gehören die folgenden:
- Bundeseinkommensteuerabzug basierend auf den Abzugstabellen in Publikation 15
- Sozialversicherungssteuerabzug von 6.2 % in den Jahren 2020 und 2021, bis zum jährlichen maximalen steuerpflichtigen Verdienst oder der Lohnbasis von $137.700 für 2020 und $142.800 für 2021
- Medicare-Steuerabzug von 1,45 %
- Zusätzlicher Medicare-Steuerabzug von 0.9 % für Mitarbeiter, die mehr als 200.000 $ verdienen
- Einkommenssteuerabzug auf Landesebene
- Verschiedene lokale Steuerabzüge, wie z. B. Stadt-, Kreis- oder Schulbezirkssteuern, staatliche Arbeitsunfähigkeits- oder Arbeitslosenversicherung
Freiwillige Gehaltsabzüge
Freiwillige Gehaltsabzüge werden nur dann von der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters einbehalten, wenn der Mitarbeiter dem Abzug zugestimmt hat. Freiwillige Abzüge bezahlen oder tragen zu verschiedenen Leistungen bei, für die sich der Mitarbeiter entschieden hat. Zu den freiwilligen Abzügen können die folgenden gehören:
- Krankenversicherungsprämien, wie z.B. ärztliche, zahnärztliche und augenärztliche Versorgung
- Lebensversicherungsprämien
- Beiträge zu Altersvorsorgeplänen, wie z.B. ein 401(k)-Plan
- Personalaktienkaufpläne, wie ESPP- und ESOP-Pläne
- Mahlzeiten, Uniformen, Gewerkschaftsbeiträge und andere arbeitsbezogene Ausgaben
Freiwillige Abzüge können je nach Art der Leistung, für die sie gezahlt werden, mit Vorsteuer- oder Nachsteuerbeträgen bezahlt werden. Einige Vorsteuerabzüge reduzieren nur die Löhne, die der Bundeseinkommenssteuer unterliegen, während andere Abzüge auch die Löhne reduzieren, die der Sozialversicherung und der Medicare-Steuer unterliegen.
In den Publikationen 15 und 15-B der US-Steuerbehörde wird erklärt, welche Leistungen für verschiedene Zwecke vorsteuerpflichtig sind, und eine professionelle Gehaltsabrechnungssoftware hilft Ihnen, den Überblick über alle steuerbezogenen Berechnungen zu behalten.
Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
Die Verantwortung für die Lohnsteuer besteht auch nach der Ausgabe der Gehaltsschecks an die Mitarbeiter weiter. Das Unternehmen ist auch verantwortlich für:
- Abführung des Arbeitgeberanteils an der Lohnsteuer
- Abführung der von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehaltenen Steuergelder
- Vorbereitung verschiedener Abstimmungsberichte
- Buchführung der
- Abgabe von Lohnsteuererklärungen
Lohnsteuer für Arbeitgeber
Unternehmen sind für die Zahlung ihres Anteils an der Lohnsteuer verantwortlich. Diese Steuern sind ein zusätzlicher Aufwand, der über den Aufwand für den Bruttolohn eines Mitarbeiters hinausgeht. Der Arbeitgeberanteil an den Lohnsteuern umfasst Folgendes:
- Sozialversicherungssteuern von 6,2 % in den Jahren 2020 und 2021 bis zu einem jährlichen Höchstverdienst des Arbeitnehmers von $137.700 für 2020 und $142.800 für 2021
- Medicare-Steuern von 1.45 % des Lohns
- Federal unemployment taxes (FUTA)
- State unemployment taxes (SUTA)
FICA-Steuern
FICA steht für den Federal Insurance Contributions Act. Die FICA-Steuer setzt sich aus der Sozialversicherungssteuer und der Medicare-Steuer zusammen. FICA-Steuern werden sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber gezahlt. Jede Partei zahlt die Hälfte dieser Steuern. Beide Hälften der FICA-Steuern summieren sich zu einer Gesamtsumme von 15,3 %, die sich wie folgt aufteilen:
- Sozialversicherungsbeitrag für Arbeitnehmer: 6,2 %
- Sozialversicherungs-Arbeitgeberbeitrag: 6,2 %
- Medicare Arbeitnehmerbeitrag: 1,45%
- Medicare-Arbeitgeberbeitrag: 1,45%
Die zusätzliche Medicare-Steuer
Seit 2013 wird eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9% auf unverheiratete Arbeitnehmer erhoben, die eine individuelle Steuererklärung einreichen und deren Medicare-Lohn 200.000 Dollar übersteigt. Die zusätzliche Medicare-Steuer gilt für Einkommen über 250.000 $ für verheiratete Steuerzahler, die eine gemeinsame Steuererklärung abgeben, und für Einkommen über 125.000 $ für Ehepaare, die getrennte Steuererklärungen abgeben.
Die zusätzliche Medicare-Steuer ist eine reine Arbeitnehmersteuer. Es gibt keine entsprechende Steuer, die dem Arbeitgeber auferlegt wird.
Meldepflicht für Lohnsteuern
Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Lohnsteuerverpflichtungen zu melden und die Lohnsteuern rechtzeitig abzuführen. Zu den Meldepflichten gehören:
- Bundessteuerabführung
- Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers (Formular 940)
- Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers (Formular 941)
- Jährliche Erklärung über die einbehaltene Bundeseinkommensteuer (Formular 945)
- Lohn- und Steuererklärungen (Formulare W-2)
Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, Berichte bei verschiedenen staatlichen und lokalen Behörden einzureichen. Links zu den staatlichen Steuerbehörden finden Arbeitgeber auf der Website der American Payroll Association.