Es ist eine Grundregel des Geschäftslebens – bevor Sie Geld verdienen können, müssen Sie herausfinden, wie Sie es ausgeben können. Die Erstellung eines Budgets ist ein wichtiger Weg, um Ihre Träume vom geschäftlichen Erfolg in die Realität umzusetzen. Mit diesem wichtigen Werkzeug können Sie den Kassenbestand, die Geschäftsausgaben und die Höhe der Einnahmen, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen – oder zumindest über Wasser zu halten – verfolgen. Indem Sie diese Zahlen zu Papier bringen, erhöhen Sie Ihre Chancen, mit Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein, indem Sie zukünftige Bedürfnisse, Ausgaben, Gewinne und den Cashflow vorhersehen. Es kann Ihnen auch helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie auftauchen, so dass Sie einen anderen Gang einlegen können.
„Es ist wie ein Fahrplan für Ihr Unternehmen“, sagt Victor Butcher von Butcher Financial Services in Memphis, Tennessee, ein ehemaliger Präsident der Tennessee Society of Certified Public Accountants‘ Memphis Chapter, der kleine Unternehmen berät. „
Umgekehrt, wenn Sie nicht die Disziplin haben, sich hinzusetzen und ein Geschäftsbudget zusammenzustellen, haben Sie möglicherweise keinen Einblick, wie Ihr Unternehmen von Jahr zu Jahr abschneidet, ob es Kürzungen gibt, die Sie vornehmen können, um die Leistung zu verbessern, und ob Sie die erforderlichen Mittel haben, um neue Geräte zu kaufen – seien es Computer, Lastwagen, Maschinen oder eine neue Fabrik. „Es ist, als wäre man in einem Auto ohne Karte oder GPS-System“, sagt Butcher. „Sie hoffen, dass Sie in die richtige Richtung fahren, aber Sie wissen es nicht.“
Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, warum Ihr Unternehmen ein Budget braucht, welche Komponenten Sie in ein Budget aufnehmen sollten, wie Sie mit der Erstellung eines Budgets beginnen und wie Sie das Budget nutzen können, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern.
Warum Ihr Unternehmen ein Budget braucht
Die Quintessenz, warum Sie ein Budget für Ihr Unternehmen erstellen sollten, ist, dass es Ihnen dabei hilft, herauszufinden, wie viel Geld Sie haben, wie viel Sie ausgeben müssen und wie viel Sie einnehmen müssen, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Aber es gibt auch noch andere Gründe. Banker und andere Geldgeber möchten möglicherweise ein Budget sehen, wenn Sie einen Kredit beantragen. Auch die Mitarbeiter sollten in das Budget eingeweiht werden, damit sie verstehen, wohin sich das Unternehmen entwickelt und motiviert sind, härter zu arbeiten. „Es wäre dumm, dies nicht mit den Mitarbeitern zu teilen. Jeder sollte wissen, was das Ziel des Unternehmens ist. Es ist ein Gruppenziel“, sagt Butcher. „Erwarten Sie nicht, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Ziele erreichen, wenn sie nicht wissen, was sie sind.“
Budgets können Ihnen auch helfen, das Risiko für Ihr Unternehmen zu minimieren. Ein Budget sollte erstellt werden, bevor Sie einen neuen Mietvertrag unterschreiben oder in neue Maschinen oder Geräte investieren. Es ist besser, herauszufinden, dass Sie sich keine neuen Büroräume leisten können, bevor Sie sich verpflichten, jeden Monat einen bestimmten Geldbetrag auszugeben. Laut der U.S. Small Business Administration kann ein Budget verwendet werden, um einige der folgenden Punkte anzugeben:
– Die benötigten Mittel für Arbeit und/oder Materialien.
– Für ein neues Unternehmen, die gesamten Anlaufkosten.
– Ihre Betriebskosten.
– Die notwendigen Einnahmen, um das Geschäft zu unterstützen.
– Eine realistische Schätzung der erwarteten Gewinne.
Sie können diese Informationen verwenden, um Ihre Pläne oder Erwartungen für die Zukunft anzupassen. Ein 12-Monats-Budget kann jeden Monat mit den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen aktualisiert werden, so dass Sie wissen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Wenn Sie die in Ihrem Budget festgelegten Ziele verfehlen, können Sie das Budget zur Fehlersuche verwenden, indem Sie herausfinden, wie Sie Ausgaben wie Personal oder neue Computer reduzieren, den Umsatz durch aggressiveres Marketing steigern oder Ihre Gewinnerwartungen senken können.
Bestandteile eines Budgets
Ein Budget sollte Ihre Einnahmen, Ihre Kosten und – am wichtigsten – Ihre Gewinne oder Ihren Cashflow enthalten, damit Sie herausfinden können, ob Sie Geld für Kapitalverbesserungen oder Kapitalausgaben übrig haben. Ein Budget sollte mindestens einmal im Jahr erstellt werden. Die meisten Jahresbudgets sind auch in 12 Monate aufgeteilt, mit leeren Spalten neben Ihren Schätzungen, die Sie im Laufe des Jahres mit Ihren tatsächlichen Ergebnissen ausfüllen können. Möglicherweise möchten Sie einen Buchhalter bei der Erstellung eines Budgets konsultieren, aber Sie können dies auch selbst mit einer Finanzsoftware für kleine Unternehmen und/oder einigen der kostenlosen Budget-Arbeitsblätter und -Vorlagen tun, die online verfügbar sind (siehe Empfohlene Ressourcen unten).
Hier ist, wie die SBA die grundlegenden Budgetierungskomponenten definiert:
Umsätze und andere Einnahmen – Diese Zahlen sind der „Eckpfeiler“ eines Budgets. Versuchen Sie, diese Schätzungen so genau wie möglich zu machen, aber seien Sie eher konservativ, wenn es sein muss. „Jeder würde gerne sehen, dass sich die Umsätze jedes Jahr verdoppeln, aber die Wahrscheinlichkeit, dass das passiert, ist sehr unwahrscheinlich“, sagt Butcher. Die beste Grundlage für Ihre Umsatzprognose sind die tatsächlichen Umsatzzahlen des letzten Jahres. Wenn Sie gerade erst anfangen, haben Sie hoffentlich Ihre Nachforschungen angestellt, indem Sie andere Geschäftsleute in der gleichen Branche wie Sie befragt haben, indem Sie Kenntnisse über die Branche genutzt haben, die Sie bei einem früheren Job hatten, und/oder indem Sie Marktforschung betrieben haben.
Gesamtkosten und Ausgaben – Jetzt, da Sie Ihre Umsatzschätzungen fertig haben, können Sie Zahlen dafür aufstellen, wie viel es Ihr Unternehmen kosten wird, diese Einnahmen zu erzielen. Diese können knifflig sein, weil sie manchmal aufgrund von Inflation, Preiserhöhungen und anderen Faktoren variieren werden. Kosten können in Kategorien eingeteilt werden: fixe, variable und semi-variable Kosten.
– Fixe Kosten sind die Ausgaben, die gleich bleiben, unabhängig davon, ob Ihr Umsatz steigt oder fällt. Einige Beispiele sind Miete, geleaste Möbel und Versicherungen.
– Variable Kosten korrelieren mit dem Umsatzvolumen. Dazu gehören die Kosten für Rohstoffe, die Sie für die Herstellung von Produkten benötigen, Lagerbestände und Frachtkosten.
– Halbvariable Kosten sind Fixkosten, die unter dem Einfluss des Geschäftsvolumens variabel sein können. Dazu gehören z. B. Gehälter, Telekommunikation und Werbung.
Gewinne – Seien wir ehrlich: Sie sind im Geschäft, um einen Gewinn aus Ihrer Investition und Ihrer Arbeit zu erzielen. Sie schätzen diese Zahl, indem Sie Ihre Kosten von Ihren Einnahmen subtrahieren. Die SBA rät, sich bei Branchenverbänden, Buchhaltern oder Bankern zu erkundigen, um sicherzustellen, dass Sie einen angemessenen Gewinn aus Ihrem Geschäft erzielen. Sobald Sie eine Gewinnschätzung haben, können Sie auch planen, ob Sie neue Geräte kaufen, an einen größeren Standort umziehen, Personal einstellen oder Ihren Mitarbeitern Boni oder Erhöhungen geben können. Sie können auch Ihre geplanten Kosten überprüfen und sehen, wo Sie kürzen können, wenn Ihre Gewinnprognosen nicht stimmen.
Das Budget sollte nach grundlegenden mathematischen Gleichungen funktionieren – entweder „Umsatz = Gesamtkosten + Gewinn“ oder „Umsatz – Gesamtkosten = Gewinn.“
Wie man ein Geschäftsbudget erstellt
Das Erstellen eines Budgets ist am einfachsten, wenn Sie im Vorjahr eines erstellt haben. Diese Projektionen, gekoppelt mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, die Sie realisiert haben, würden die Grundlage für Ihre Schätzungen für das kommende Jahr bilden. Aber wenn Sie diesen Artikel lesen, stehen die Chancen gut, dass Sie noch nie ein Budget für Ihr Unternehmen geschrieben haben. In diesem Fall lesen Sie weiter.
Setzen Sie sich ein Ziel für Umsatz und Gewinn. Beginnen Sie damit, ein Ziel für Ihren Umsatz zu entwickeln, rät SCORE, eine gemeinnützige Gruppe mit 370 Kapiteln, die sich dafür einsetzt, Unternehmern und kleinen Unternehmen bei der Gründung, dem Wachstum und dem Erfolg zu helfen. Bei einem neu gegründeten Unternehmen sollten Sie zunächst abschätzen, welche Art von realistischem Gewinn Sie im kommenden Jahr sehen möchten. Wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind, nehmen Sie die letzten Jahresabschlüsse Ihres Unternehmens – egal ob sie mit einem Hauptbuch oder einem Computerprogramm erstellt wurden – und verwenden Sie diese als Grundlage für die Entwicklung Ihrer Umsatz- und Gewinnziele. Der Grund, warum Sie mit den Umsätzen und/oder Gewinnen beginnen, ist, dass diese Informationen den Rest Ihrer Schätzungen für Kosten, Ausgaben und Investitionen bestimmen werden. Berücksichtigen Sie Faktoren, die sich auf Ihre Umsatzzahlen auswirken könnten – wie z.B. die Konjunktur oder der Verlust eines Großkunden -, aber machen Sie sich nicht zu viele Gedanken, denn der Grundgedanke der Budgetierung ist, dass die Zahlen nie genau richtig sein werden.
Berechnen Sie die Betriebskosten. Ein guter Ausgangspunkt sind auch hier die Jahresabschlüsse. Dieser sollte eine detaillierte Auflistung der fixen und variablen Ausgaben enthalten, die Sie im Laufe des Jahres getätigt haben, einschließlich Gehälter und Löhne, Miete, Porto, Forschung, Reisen, Versorgungsleistungen, Steuern usw. Wenn Sie gerade erst anfangen, müssen Sie ein Brainstorming durchführen, um sicherzustellen, dass Sie alle anfallenden Kosten berücksichtigen.
Berechnen Sie die Bruttogewinnspanne. Auch dies ist viel einfacher, wenn Sie schon eine Weile im Geschäft sind. Schätzen Sie in diesem Fall die Kosten Ihrer verkauften Waren (Anfangsbestand, gekaufte oder hergestellte Waren, Versandkosten usw.) und ziehen Sie diese von Ihren gesamten Verkaufserlösen ab, rät SCORE.
Nehmen Sie sich Zeit, um die Zahlen zu korrigieren. Angesichts der Schätzungen für Umsatz und Ausgaben werden Sie wahrscheinlich zurückgehen und Ihre Schätzungen neu anpassen wollen, um Ihre Gewinnziele zu erreichen. Das kann bedeuten, dass Sie im kommenden Jahr weniger neues Material kaufen oder zwei neue Mitarbeiter einstellen müssen. Berücksichtigen Sie diese angepassten Kosten bzw. Einsparungen und rechnen Sie die Zahlen erneut durch. Vielleicht müssen Sie in den sauren Apfel beißen und einen Buchhalter oder Unternehmensberater um Hilfe bei Ihren Budgetzahlen bitten. Wie auch immer, denken Sie daran, dass es wichtig ist, realistische Zahlen zu verwenden, damit Ihr Budget Ihnen bei der Steuerung Ihres Unternehmens helfen kann. Denken Sie daran, dass die Budgetierung keine exakte Wissenschaft ist. „Ein Budget funktioniert mit gesundem Menschenverstand“, sagt Butcher. „Wenn Sie letztes Jahr 100.000 Dollar Umsatz gemacht haben, sagt der gesunde Menschenverstand, dass Sie nächstes Jahr keine Million machen werden. Am besten ist es, wenn Sie eine Schätzung im Bereich von 80.000 bis 120.000 Dollar vornehmen.“ Aber seien Sie darauf vorbereitet, Ihr Budget im Laufe des Jahres anzupassen. Es kann sein, dass Sie Ihre Umsatzzahlen zu hoch angesetzt haben, wenn die Wirtschaftsflaute Ihr Geschäft trifft. Oder aber Sie gewinnen einen Kunden, der Ihr Geschäft verdoppelt.
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