Ein Kickoff-Meeting ist das erste Treffen mit dem Projektteam und dem Auftraggeber des Projekts. Dieses Meeting sollte nach der Definition der Basiselemente für das Projekt und anderen Projektplanungsaktivitäten stattfinden. In diesem Meeting werden die Mitglieder des Projektteams und der Kunde vorgestellt und die Rolle der Teammitglieder wird besprochen. Andere Basiselemente des Projekts, die den Kunden betreffen, können bei diesem Treffen ebenfalls besprochen werden (Zeitplan, Statusberichte usw.).
Wenn es neue Teammitglieder gibt, wird der zu befolgende Prozess erklärt, um die Qualitätsstandards der Organisation zu wahren. Der Projektleiter schafft Klarheit, wenn es Unklarheiten bei der Prozessimplementierung gibt.
Es gibt eine spezielle Diskussion über die rechtlichen Aspekte des Projekts. Zum Beispiel möchte das Designteam in Zusammenarbeit mit dem Testteam ein Auto auf den Straßen der Stadt testen. Wenn die rechtlichen Erlaubnisse von den betroffenen Stakeholdern während des Kickoffs nicht erwähnt werden, kann es sein, dass der Test später modifiziert wird, um den örtlichen Verkehrsgesetzen zu entsprechen (dies führt zu ungeplanten Verzögerungen in der Projektumsetzung). Es wäre also besser, dies während des Kickoff-Meetings zu besprechen und gesondert nachzuverfolgen, als von Annahmen auszugehen und später gezwungen zu sein, Testabläufe neu zu planen.
Das Kickoff-Meeting ist ein Begeisterungsgenerator für den Kunden und zeigt eine vollständige Zusammenfassung des bisherigen Projektverlaufs. Durch die Darstellung einer gründlichen Kenntnis des Ziels und der Schritte zum Erreichen des Ziels gewinnt der Kunde Vertrauen in die Fähigkeit des Teams, die Arbeit zu erledigen. Kickoff bedeutet, dass die Arbeit beginnt.