プロセス・ドキュメンテーション。 例とテンプレート

ビジネスが成長するにつれ、物事は必然的に複雑になります。 より多くの人、より多くのタスク、より多くのステップがあり、そのすべてを可能な限り効率的な方法で配置する必要があります。

正確でよく整理されたプロセスドキュメントを維持することは、混乱を避け、物事を効率的かつ一貫性のある状態に保つための最良の方法の1つであると考えられています。

プロセスドキュメントとは何か、なぜそれを気にする必要があるのかについて、さらに深く掘り下げてみましょう。

• プロセス・ドキュメンテーションとは
• プロセス・ドキュメンテーションの例
• プロセス・ドキュメンテーションの利点
• プロセス・ドキュメンテーションの作成方法
• プロセス・ドキュメンテーションのテンプレート
• 人々が実際に読むプロセス・ドキュメンテーション

プロセス・ドキュメンテーションとは？

プロセスの文書化とは、あるプロセスを最初から最後まで実行する方法を段階的に説明したものです。

プロセス ドキュメントは、チームの料理本だと考えてください。 レシピが書かれているのは、テスト済みのプロセスを再現する最も簡単な方法だからです。

プロセス 文書化の例

一般的なプロセス文書化の例は、標準操作手順 (SOP) 文書です。 ここでは、Nuclinoで作成されたSOPの例をご紹介します。Nuclinoは、チームのための共同の文書化ツールで、アカウントを作成して社内プロセスの文書化を開始できます。

その他、一般的に文書化されるビジネスプロセスの例としては、以下のようなものがあります。

• パフォーマンス レビュー

• 顧客からの苦情解決プロセス

• 機器の検査およびメンテナンス手順

• サービス デリバリー プロセス

• 請求と回収のプロセス

• 新入社員のオンボーディング

プロセス・ドキュメンテーションの利点

率直に言って、プロセス・ドキュメンテーションは退屈でつまらないものだと思います。 一部の企業は、「やるべきこと」だと思って実行しています。 また、時間とお金の無駄だと思って、プロセス・ドキュメンテーションを完全に避けている企業もあります。

ドキュメント化を避ける理由として多くの企業が挙げているのは、以下のようなものがあります。 近い将来変更されるかもしれないものを文書化し、標準化することに貴重な時間を費やしたくはないでしょう。

「手順は窮屈だ」。 成功するためには、柔軟性が必要です。

「こんなことをしている時間はありません」。

「あまりにも企業的で官僚的だ」

「このようなことをする時間はありません」

このようなことをする時間はありません。 あなたは、よりインフォーマルで個人的な企業文化を維持したいと考えており、大企業に最適と思われる慣行を採用したくないと考えています。

心当たりはありませんか？ もしそうなら、それはあなただけではありません。 プロセス ドキュメンテーションがなぜ時間を費やす価値があるのかを理解するには、世界で最も影響力のあるビジネス プロセス改善の例を振り返ることが役立ちます。

ヘンリー・フォードは自動車を発明したのではなく、プロセスを発明したのです。

アイデアはシンプルで、一人の職人が一人で製品を作るのではなく、全員が84の単純な反復作業の一つをするように教えられたのです。 組立ラインの導入により、T型フォードの製造時間は12.5時間から2.5時間に短縮されたのです！

結局のところ、どんなビジネスも本質的には、相互に関連した、しばしば反復的なタスクやプロセスの集まりなのです。

プロセスを文書化することは、次の5つの重要なことを達成するのに役立ちます：

• プロセスの最適化。 正確なプロセスを文書化することで、ボトルネックや非効率性を特定します。

• プロセスの自動化。

• プロセスの文書化は、簡単に自動化できるタスクを発見し、時間とリソースを節約するのに役立ちます。

• 社内文書化は、新入社員が自分の仕事の役割を理解し、関わることになるプロセスに慣れるのに役立ちます。 ドキュメントは、そのプロセスを専門に行う一部の人だけが知っているプロセスの記録を保存します。

• オペレーションの一貫性。

まとめますと、プロセスの文書化の最大の価値は、すでに機能しているものを標準化して拡張し、機能していないものを最適化する方法を特定し、その情報をチームの他の人と共有することです。

もちろん、標準化は、標準化すべき検証済みのプロセスがあって初めて効果を発揮します。 つまり、まだ基礎が固まっていないスタートアップ企業では、ドキュメント化は時間の無駄になるということです。

プロセスドキュメントの作成方法

仮に、あなたの組織にはプロセスドキュメントがまったくなく、白紙の状態からスタートするとしましょう。 プロセスディスカバリーと呼ばれる作業を行わなければなりません。

ステップ1: プロセスとその範囲を定義する

どのプロセスを文書化するかを決めます。 その目的と範囲を決定します – そのプロセスがなぜ、どのように組織に利益をもたらすのかを決定します。

ステップ2：ステップの整理

最初から最後までのプロセスのステップに関するすべての情報を集め、出発点やプロセスのきっかけとなるものを特定します。 それが決まれば、あとは質問をするだけです。 次に何が起こるのか？ 誰がやっているのか？

Step 3: Describe who is involved

プロセスタスクに責任を持つ各個人を決定します。 彼らの役割を定義します。

ステップ4：通常のプロセスフローの例外を書き留める

ビジネスプロセスは、さまざまな理由で常に同じフローをたどるとは限りません。

ステップ5: コントロールポイントの追加

プロセスのどこでリスクが発生しうるかを特定し、プロセスの監視を助けるためにコントロールポイントを追加します。

Step 6: Review and test the process

関係者全員を集めて、文書化したプロセスをレビューします。

プロセス文書のテンプレート

文書のスタイル、フォーマット、詳細レベルを一貫させることが重要です。 ほとんどの企業は、文書化するすべてのワークフローに対して、同じプロセス ドキュメント テンプレートを使用しています。 ここでは、そのようなテンプレートの例を紹介します。

実際に読まれるプロセス・ドキュメンテーション

プロセス・ドキュメンテーションを挫折させる原因のひとつは、完成したドキュメントが読まれず、更新されないことです。 長い間忘れ去られていた会議での決定の遺物となってしまうことです。

• ドキュメントはアクセスと検索が容易であること。 ドキュメントの主な目的の一つは、知識を共有し管理することです。 ドキュメントへのアクセスが制限されていたり、オンデマンドでしか利用できなかったりすると、その情報は特定の人にしか関係がないというメッセージになり、チームの利用意欲をそぐことになります。 プロセスドキュメントは、チームが毎日目にするプラットフォームで公開する必要があります。

• 編集しやすいようにすること。 プロセスは動的なものです。 マネージャーがタスクを再配分したり、人が入社したり退社したり、役割が変わったりと、時間とともに変化していきます。 プロセスドキュメントが効果的であるためには、フィードバックと新しいインプットが不可欠であり、そのためには貢献が可能な限り容易である必要があります。

• 簡潔であること。 過剰な情報で読者の気を散らさないようにしましょう。 不必要な詳細に入らず、必要なだけのガイダンスを提供します。

• 視覚的なプロセスマッピングに投資してください。 絵はしばしば千語の文書に値するものです。 ですから、ビジネスプロセスのすべてのステップを文字通りに記述するのではなく、図やフローチャートの形で提示することで、読者が情報を消化できるようにします。 Nuclinoでは、draw.io、Gliffy、Lucidchartからの共有リンクを貼り付けるだけで、ライブダイアグラムを埋め込むことができます。

プロセスの文書化は、退屈で面倒な作業です。 しかし、正しく行えば、チームがより多くのことをより速く行えるようにするための素晴らしい方法にもなります。 もしあなたの会社の文書がアクセスできなかったり、古かったり、分かりにくかったりしたら、読まれたとしても不満の種になるでしょう。

もし、プロセス ドキュメントに時間を投資することを決めたら、その時間と努力を大切にして、それをやるべきことリストを消すための雑務ではなく、資産として扱いましょう。

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• すべてのトピックやプロジェクトのためにリアルタイムの共同ドキュメントを作成し、関連するドキュメントをリンクすることで簡単に整理することができます。

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• 中央のナレッジベースを作成することで、重要なものすべてについてチームに透明性を与え、反復的な質問に終止符を打つことができます。

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