ウェディングルームブロックを設定すると、ゲストはそのルームブロック内の各部屋の料金を支払うことになります。
ルームブロックには2つのタイプがあります – 表敬訪問型と契約型
表敬訪問型ルームブロックとは、ホテルが「表敬訪問」として用意した、一定の数とタイプの部屋のブロックです。 これらの部屋に特別料金が適用されることもありますが、常に適用されるわけではありません。 これらの部屋があなたやあなたのゲストによって予約されることを金銭的に保証する必要はありません。 もし予約されれば、それは素晴らしいことです。
あなたは送迎用客室の契約書に署名するよう求められることがありますが、その場合でも料金は請求されません。
基本的には、ホテルがこれらの部屋を保持し、あなたがそれを認識していることを示しています。 これには、その部屋が提供されているレートが記載されています。
ホテルは通常、10室ほどの客室を提供しますが、これはホテルによって異なります。
Contracted Room Blockでは、リゾートの在庫から客室を引き出す契約が必要です。 そのブロックで一定数の客室が販売されることを保証しなければ、いずれにしても代金を支払わなければなりません。 契約書には、料金、客室の量と種類、ブロック内のすべての客室を予約しなかった場合の結果などが記載されます。
attrition clause（減少条項）とは、グループがホテルの客室ブロック契約を守らず、貸し出されなかった部屋の埋め合わせのために支払いを要求されることです。 例えば、交通量の多いホテルでは、90％の保証があるかもしれません。これは、ブロック内の全客室数の90％を予約しなければならないという意味です。
メキシコのオールインクルーシブリゾートでの結婚式の部屋割りをデスティネーションウェディングの旅行代理店に依頼している場合、「ドロップデート」と呼ばれる交渉ができることがあります。 ドロップデートは通常、結婚式の約6ヶ月前に行われ、ペナルティなしで、予約されていない部屋を部屋ブロックから削除することができます。
Courtesy Blockにはペナルティがないのに、なぜContracted Blockにするのでしょうか？
- あなたのウェディングリゾートがCourtesy Room Blockを提供していないかもしれません。 ほとんどのオールインクルーシブリゾートや、中・高級ホテルチェーンでは、オプションとして送迎ブロックを提供していません。
- すぐに予約が埋まってしまうような繁忙期のホテルを予約した場合や、すぐに埋まってしまうような繁忙期の週や週末を予約した場合。 どちらの場合も、ゲストが結婚式のために部屋を確保できるように、ウェディングルームブロックが必要になります。 多くのゲストが直前まで予約を待ち、ルームブロックを設定しなかった場合、彼らはあなたの結婚式に来ることができないかもしれません。 繰り返しになりますが、多くの場合、ゲストは直前まで予約を待っており、ルームブロックを設定していなかった場合、部屋がなくなっていて、彼らはあなたの結婚式に来ることができないかもしれません。 カップルは、より多くの部屋をブロックしたいと思うと、より多くの交渉力が得られると考えがちです。 しかし、お客様が予約した部屋数が保証されていないウェディングの客室ブロックでは、リゾート側から見てもリスクが大きいため、通常はそうはなりません。
私の結婚式は3ヶ月後に迫っており、リゾートは私の部屋をすべて解放しましたが、まだ部屋を予約していないゲストがいます。
何が起こったのかというと、あなたが「カットオフ」または契約終了日に達したということです。 これは、リゾートが、あなたのブロック内で予約されなかった残りの部屋を解放する日です。
いったん在庫に戻された客室の料金は、その時点での一般的な料金となります。元のブロックは料金が低かった何ヶ月も前に予約されていたため、通常は交渉した客室ブロックの金額よりも高くなります。 お客様がまだ部屋を予約する必要がある場合は、ブロック外で予約することになり、ホテルが提示している料金を支払うことになります。 そうなると、お客様はとても困ってしまいます。 これはあなたのせいではなく、ただの出来事です。 これは、一旦部屋がなくなってしまうことを意味します。
締切日が近づき、予約されていないリゾートルームが解放されようとしているのに、親友のお母さんのいとこが絶対に部屋を必要としているが、今すぐには払えないと知っていたらどうでしょう？
その場合、あなたはその部屋を予約する必要があります。あなたが支払って彼らが返済するか、親友のお母さんが支払って彼らが返済するか、いずれにしてもです。
もし、ゲストがウェディングルームブロックのすべての部屋を予約していて、さらに部屋が必要になった場合はどうなりますか？
いくつかの可能なシナリオがあります。 もう1つは、現在のブロックに追加してくれない場合です。 この場合、10室以上の部屋が必要な場合は、別の部屋のブロックで新たに結婚式の部屋のブロックを作る必要があります。 この場合、最初に契約した客室ブロックの料金は適用されず、新しい客室ブロックの方が客室料金が高くなる可能性があります。
どのくらいの部屋数を予約すればいいのでしょうか？
デスティネーションウェディングの場合、予想されるゲスト総数の約半分の部屋数を予約することをお勧めします。 つまり、実際のゲスト（招待客ではなく、実際に予想されるゲスト）が100人の場合、50室以下のリゾートルームを予約することから始めるのが良いと思います。 ゲストの多くはカップルで、部屋をシェアするでしょう。 独身の友人の中には、大切な人と一緒に来る人や、ペアで部屋をシェアする人もいるでしょう。
客室の予約はいつすればいいですか？
結婚式の場所が確定したら、すぐに客室を予約してください。
これはとても大変なことのように聞こえます。 私がルームブロックの心配をする必要はないでしょう。
このような声をよく耳にしますが、案外単純なことではないのかもしれません。
- ほとんどのリゾートやオールインクルーシブ（ビーチ）では、結婚式の部屋をブロックすることに大きなインセンティブを提供しています。 多くのリゾートでは、無料の結婚式を提供しています-そう、読んで字のごとく、無料です。 パレスリゾートのようなリゾートでは、グループブロックで14泊以上予約すると、30人までの挙式パッケージを提供しています。 また、部屋数が増えれば増えるほど、アメニティ（無料のプライベートイベント時間）も無料で提供されます。
- 予約した客室数に応じて、カクテルタイムの無料化やゲストの披露宴の無料化などの特典が受けられます。
- 招待客が、契約された客室ブロックの一部として部屋を予約しなければ、たとえ招待客全員があなたと同じリゾートに宿泊したとしても、これらの特典を得ることはできません
- 招待客の部屋と旅行を予約するための明確なプロセスがなければ、招待客があなたの結婚式に出席する可能性は低くなります。
- 招待客の間に分裂が生じます。 すぐに予約する余裕のあるゲストはより良いレートを得ることができますが、少し時間が必要なゲストはより高い料金を支払うことになるかもしれません。 あなたのゲストは話します。 そして、何にお金を使ったかについても話すでしょう。 過剰に使わなければならないことで、ゲストパーティの他の誰かと同じくらい良い取引ができなかったと感じ、多くの傷ついた感情を持つことになります。 ウェディングルームブロックを予約すると、リゾート側はルームブロック期間中、お客様の料金を固定します。 つまり、結婚式までの間に客室料金が上がったとしても、契約した料金は変わらないのです！
- デスティネーションウェディングの客室ブロックを契約しないカップルにとっての最大の欠点 – それは通常、あなたに多くの費用がかかってしまうことです。 ゲストがルームブロックの一部として部屋を予約しない場合、ゲストが結婚式に出席することに関連したすべてのリゾート料金を負担することになります。 彼らは別のリゾートに滞在する場合は、多くの場合 1 日のゲスト料金が発生します、通常実行約 $120 + 1 人、敷地外に滞在し、結婚式の日にリゾートに来る必要があるすべてのゲストのため。 また、ゲストがブロック外を予約した場合、他の料金が発生することもあります。
少人数（10人以下）の場合を除き、ほとんどすべての結婚式のシナリオで、結婚式のゲストに部屋のブロック契約を設定することを強くお勧めします。 ほとんどすべての現実のシナリオにおいて、特典がマイナスを上回ります。