データを関連システムにインポートする目的で、NDIS一括支払い請求、請求書バッチ、タイムシートバッチなど、多くのCSV（Comma Separated Value）データファイルがSupportAbilityからエクスポートできます。
その必要はありませんが、スタッフメンバーは、MYOBなどのサードパーティアプリケーションにファイルをインポートする前に、Microsoft Excelなどのプログラムを使用してエクスポートされたCSVファイルを開き、内容を確認することがよくあります。 この記事では、必要なシステムにアップロードする前にファイルを開く必要がある場合に、Microsoft Excelを使用して安全にCSVファイルを開く方法を説明します。
対象者。 All
なぜこれらのファイルを安全に開く必要があるのか
Microsoft ExcelがCSVファイルを開くと、ファイル内のデータを解釈して変更を始めようとします。 例えば、ExcelがCSVファイルの中に日付と思われるものを見つけた場合（多くの場合、間違っています）、ExcelはCSVファイルの日付の書式を、自分が好む書式に変更します。
これは、ファイルを開いただけでデータが変更されているため、しばしば問題となります。 そして、このファイルを関連するシステムにアップロードしようとすると、これが原因でエラーになることがあります。
データが変更されないようにExcelで安全にCSVファイルを開く方法
ExcelでCSVファイルを開く必要がある場合に、データが変更されないように開く方法を紹介します。
- Excelの新規シートで、「ファイル」メニューを開き、「インポート」を選択
- エクスポートされたファイルがCSVであっても、インポートするファイルの種類として、ここで「テキストファイル」を選択し、選択します。
- ダウンロードまたはファイルが保存されているフォルダ/場所から該当するファイルを選択し、「データを取得」を選択します。
- テキスト インポート ウィザード – Step 1 of 3 – 「Delimited」が選択されていることを確認し、その他の設定はそのままにして「Next」をクリックします。
- テキスト インポート ウィザード – Step 2 of 3 – 「Comma」を選択します。
- テキストのインポートウィザード – Step 3 of 3 – ‘Text’を選択して’Finish’をクリック
- データのインポート – このステップでは、データをどこにインポートするかを尋ねます。 すでに新しい Excel シートに入っている場合は、この設定を「既存のシート」にして、デフォルトの値を使用します。
- これで、必要に応じてレビューできるように、インポートされたデータを含むスプレッドシートができあがりましたが、エクセルが意図したサードパーティ アプリケーションのために必要なフォーマットを変更していません。
- レビューが終わったら、変更があった場合はサードパーティのアプリケーションにアップロードする前に、「名前を付けて保存」を選択し、ファイル形式としてCSVを選択して、ExcelからCSVにファイルを再度エクスポートしてください。
