訴訟を起こさずに問題を解決できるのであれば、誰もが裁判を起こしたくはありません。 そのため、ほとんどの紛争において、交渉プロセスは要求書を送ることから始まります。
- あなたの言い分
- あなたが負担した請求額
- と、あなたが要求する和解金の総額
督促状を送った後、紛争を解決するための努力が実らず、調停を行わないと決めた場合は、少額裁判所に訴状を提出することで問題を解決することができます。
督促状のメリット
多くの裁判所は、訴訟を起こす前に正式な支払い要求を行うことを要求しています。
- すべての紛争の3分の1は、督促状が和解のきっかけになると言われています。
- たとえ和解に至らなくても、正式な手紙で自分の立場を説明することで、問題を整理する絶好の機会となります。
少額訴訟のための証拠の準備についてはこちらをご覧ください。
Promotes Case Settlement
支払いを要求する明確で簡潔な手紙の利点の1つは、少額訴訟を提起する手間を省けることです。 すでに相手と直接会ったり、電話で話したりして、うまくいかなかったとしても、お金を払うべき理由を手紙に書いておけば、行動に移すことができます。 これで、あなたとあなたの争いは、カウンターの向こう側のただの不機嫌な顔ではなく、身につまされるような現実味を帯びてきます。 相手は、あなたが簡単には立ち去らないという事実を直視しなければなりません。 そして、もしあなたが訴訟を起こせば、弁護には時間とエネルギーがかかります。 さらに悪いことに、あなたが勝つかもしれません。
裁判を整理する
少額訴訟の場合、訴状（裁判を起こすための書類）を書くだけではありません。 訴状（裁判を起こすための書類）を書くだけでなく、証拠を使って自分の主張を証明しなければなりません。 督促状を書く際には、自分の立場を明確にし、勝てる理由を提示します。 そうすることで、事実、法律、自分の立場を証明するために必要な証拠など、ケースのあらゆる側面を考えることができます。
例です。 SunitaはeBayでMayaからデザイナーズドレスを購入しました。 ドレスが届いたとき、彼女はそれがジャケット付きであることを意味し、ジャケットなしで着るにはあまりにもスキニーであることに気づきました。 Mayaはそのドレスの返品を拒否します。 彼女は、スニータの声を聞くとすぐに電話を切ってしまう。 スニータはすべてを説明した要求書を書き、内容証明郵便で送る。 マヤは返事をしない。 法廷では、マヤは完全に驚いたふりをして、”あなたがドレスに問題があるとは知らなかった、なぜ前に言わなかったの？”と主張する。
あなたが申し立てることのできる少額訴訟の種類についてはこちらをご覧ください。
Preparing Your Demand Letter
督促状を書くときには、目標を念頭に置いてください。 相手にビジネスライクな方法で状況を判断するよう促すのです。
- 弁護にはどのくらいの時間がかかりますか？
- この紛争を公の場で解決したいか？
- 負けるか？
- 負けた場合の費用は？
- 今ならもっと安い金額で解決できるか？
このような質問を書き出すわけではないことを覚えておいてください。 相手にこれらの問題について考えさせるような形で手紙を書くのです。
- 手紙はタイプしてください。 コンピュータを持っていない場合は、コンピュータにアクセスできるようにしましょう。 多くの公共図書館には、無料またはわずかな料金で利用できるコンピュータがあります。
- 事実を記載する。 最初は、このような詳細な情報を記載することは、少し奇妙に思えるかもしれません。 しかし、必ずしもそうではありません。 多くの人は、自分の側に有利な事実だけを覚えています。 相手がすべての事実を覚えているかどうかを確認したいと思うでしょう。 また、裁判になった場合、この手紙は裁判官に読まれる可能性がありますので、裁判官に何が起こったのかを理解してもらいたいと思います。 要するに、これは最初の紛争だけでなく、その後の電話での会話、未回答の電話、被告の不適切な行為などを記録するための迅速な方法なのです。
- 礼儀正しく。 敵を個人的に攻撃してはいけません（たとえそれに値する相手であっても）。 攻撃すればするほど、相手が同じように怒りを持って反応するのを招きます。 また、冷静な人は、自分の立場に自信を持っていることを示すので、より信憑性が高い傾向があります。 これは、法廷で議論をするときにも当てはまります。
- 自分が欲しいものを求める。 もしあなたが2,000ドル欲しいのであれば、周りに流されずに要求しましょう。 交渉の余地があるように、少し多めに要求するのが一般的であることを覚えておいてください。 洗練された相手は、あなたがそのようにしたと考えるでしょう。 医療費、収入減、修理費、物的損害など、実際に被った損害を提示して、どのようにしてこの金額に到達したかを説明してください。
- 期限を設定する。 通常、1週間（長くても2週間）がベストです。それ以上になると、相手はすぐにあなたに対処するモチベーションが下がります。 疑念を払拭するために、実際の日付を提示します。
- コピーをとって保管する。 手紙を送る前に、それぞれの手紙のコピーを取り、郵便局の領収書のコピーを保管します（配達証明付き郵便を使用し、領収書を返送します）。 敵からの手紙もすべて保管しておきましょう。 電子メールで送った場合は、削除しないように注意し、すべての返信のコピーを保管しておきましょう。
- 配達証明付き郵便を使う。 督促状は、配達証明付き郵便で送りましょう。 少額訴訟になった場合、相手が督促状を受け取っていないという主張に対抗するために、リターンレシートを使用することができます。 繰り返しになりますが、現在、多くの個人や企業はほとんど電子メールを使用しており、返信がある限り、すべてのコミュニケーションを電子メールで行うことは問題ありません。
Sample Demand Letters
以下は、消費者が粗悪な修理の被害に遭った自動車修理工場や、リフォームプロジェクトを台無しにした請負業者に書くかもしれない手紙です。
自動車修理の手紙
20xx年6月16日
Tucker’s Fix-It-Quick Garage
9938 Main Street
Houston, TX
Dear Mr.Tucker,
20xx年5月21日、私は車を修理のためにあなたのガレージに持っていきました。 次の日に車を受け取った直後、エンジンから火が出ました。
エンジン火災の直接の結果として、私は必要な修理作業のために1,281ドルをABCガレージに支払いました。 ABCガレージは、あなたが燃料ラインを燃料噴射装置に正しく接続しなかったことが火災の原因だと指摘しました。 ABCガレージの請求書のコピーを同封します。 また、私は3日間車を使用できず、仕事に行くために車をレンタルしなければなりませんでした。
最近の電話での会話では、火災は自分の過失によるものではなく、いずれにしても起こっていたことだと主張していました。
1つ目の問題については、ABCガレージのピーター・クライン氏は、火災が発生したのは燃料ラインが燃料噴射装置に正しく接続されていなかったからだと法廷で証言する用意があります。 次に、私には車を修理のためにあなたに返す義務はありませんでした。
7月15日までに1,426ドルの小切手または郵便為替を送ってください。
7月15日までに1,426ドルの小切手またはマネーオーダーを送ってください。その日までに支払いがない場合は、速やかに少額裁判所に提訴します。 私が勝訴して金銭判決を得た場合は、信用機関に公開される記録の一部となりますので、私は速やかにあらゆる法的手段を講じて回収します。 日中は555-555-2857、夜間は午後10時まで555-555-8967で受け付けています。
Sincerely,
Marsha Rizzoli
Home Contractor Letter
June 20, 20xx
Beyond Repair Construction
10 Delaney Avenue
Seattle, WA
Dear Sirs:
あなたは最近、142 West Pine Streetにある私の階下のバスルームのリフォーム・プロジェクトの一環として、タイルの交換作業を行いました。 20xx年5月17日、私は書面による合意に基づき、仕事の完了に対して4,175ドルをあなたに支払いました。
具体的には、6月1日、私はシャワーの北側部分のタイルが約0.5インチ沈んでいることに気付きました。その結果、シャワーの床が凸凹になり、水が下り坂の角に溜まって、最終的に排水溝に流れてしまいました。
電話での会話の中で、あなたはこの問題は私の想像であり、私の責任であり、些細なことだと主張しました。 このような対応は許されません。
10日以内に1,200ドル（ABC Tileから同封された見積書に基づいて作業をやり直す費用）を送金するか、自分で修理するよう手配してください。
Sincerely,
Ben Price
Additional Help
督促状が効かない場合、どのような場合に少額裁判所に提訴すべきかをご覧ください。 少額訴訟の準備については、弁護士のCara O’Neill氏による『Everybody’s Guide to Small Claims Court』(Nolo)を参照してください。