どのような手紙を書けばいいのか、どのようなフォーマットを選べばいいのかなど、手紙の書き方は誰でも知っておくべきです。
どのようなタイプの手紙を書けばいいですか？
堅苦しいルールはありません。 どのような手紙の書き方をするかは、相手によって異なります。 友人や親しい親戚の場合は、たいていカジュアルなメッセージが最適です。 友人や近親者に送るのに適した手紙には、さまざまな種類があります。 いくつかを紹介します。
- 手書きの手紙
- メールの手紙
- タイプのソーシャルメディアのメッセージ
しかしながら。 しかし、ビジネス関係者やあまり親しくない人には、ほとんどの場合、タイプされたフォーマルレターが最も適切な選択です。 プロフェッショナルな目的で使用する場合、フォーマルレターを書くことは以下のように効果的です。
- カバーレター
- Letters of intent
- Value proposition letter
- Business Memorandum letter
- ビジネスレター。 覚書の手紙
- 昇進の手紙
- 参照の手紙
- 辞職の手紙
- 感謝の手紙
これらは、カジュアルまたはフォーマルな環境で書く必要のある手紙の種類のほんの一部です。 手紙を書く前に、カジュアルかフォーマルか、手紙の形式レベルを考えてみてください。
Formal letters
手紙の書き方、特にフォーマルな手紙の書き方を知っておくことは、ビジネスにおいてもキャリアにおいても必要不可欠です。
Step 1: Starting a formal letter
まず、差出人の名前と住所から書き始めます。
321 Hyacinth Lane
Culver City, CA 90230
フォーマルな手紙の書き方の次の行は、日付です。 住所の後に、いくつかの方法で日付をフォーマットすることができます。
さらに、フォーマルレターでは、日付の2つ後のスペースに受取人の名前と住所が必要です。 これらの情報を盛り込むことで、受取人が封筒を捨てた後も、あなたの手紙を参考にして連絡を取ることができます。
555 Industry Street
San Francisco, CA 94104
Step 2: 正式な手紙の書き方
手紙を書くときには、相手（企業）への挨拶の準備をします。
フォーマルな手紙は、「Dear」の後に受取人の名前を書きます。 特定の会社に担当者がいない場合は、名前や役職、部署などをネットで検索してみましょう。
最後の手段として、一般的な敬語である “To Whom It May Concern “を使います。
Step 3: Writing the body of a formal letter
すべてのレターのボディは見た目も情報も異なりますが、従うべきいくつかの重要なルールがあります。
- 焦点を絞る。 ビジネスレターは、明確な目的を持つべきです。
- 校正すること。 誤字脱字は誤解の原因になります。
- 短縮形は避けましょう。 それぞれの単語を完全に書き出します。
- 機転を利かせましょう。 後世に記録されて後悔するようなことは書かないようにしましょう。
それぞれの考えは、それぞれの段落に収めるべきです。 段落を短くすることで、メッセージを明確に保つことができます。1つの段落には4つ以上のセンテンスを入れないようにし、各センテンスは簡潔にしましょう。 褒め言葉の締めは、受取人によろしくとの丁寧な表現です。
フレーズの最初の文字だけを大文字にすることを覚えておいてください。 最後のステップである署名のために、さらに2、3のスペースを残しておきましょう。
Signature
Theresa Grant
Signature
Dr. Malcolm J. Carl, Jr.
Informal letters
Casual lettersは全体的に構成が少ないですが、フォーマルなレターライティングと同じ基本要素を備えています。
Step 1: インフォーマルな手紙を書き始める
フォーマルな手紙とは異なり、友人や近親者への手紙には同じようなフォーマルさは必要ありません。 便箋は必要ありませんが、中には特別な便箋を使う人もいます。
インフォーマルな手紙を書くときには、最初の行に日付を書きます。 日付は左寄せでも右寄せでも構いませんが、一般的にカジュアルな手紙では一番上に記載します。
Step 2: インフォーマルに手紙を書く
カジュアルな手紙は簡単です。”Hello “やその他の習慣的な挨拶で始めることができます。
インフォーマルな手紙の場合、相手との関係に応じて、熱意を表すために挨拶の後に他の句読点（感嘆符など）を使うことが適切かもしれません。
Step 3: インフォーマルな手紙の本文を書く
インフォーマルな手紙の主な内容である本文は、あなた次第です。 カジュアルレターの内容は様々ですので、一般的な提案に焦点を当ててみましょう。
- 冗長にならないようにしましょう。 個人的な手紙であっても、明確な焦点を持つべきです。
- お世辞を述べましょう。 これは、”I hope you’re doing well!”や “Congrats on your new pet!”のように書かれるかもしれません。
- 逸話やニュースを伝える。 一般的にカジュアルな手紙は、お互いに興味のある情報や詳細を共有することを目的としています。
- 聴衆に気を配りましょう。 手紙のトーンや内容は、相手に合った適切なものにしましょう。 例えば、おばあちゃんに手紙を書くのと、大学時代の友人に手紙を書くのとでは、響きも内容も違うかもしれません。
Step 4: インフォーマルな手紙の終わり方
相手との関係がより良好な場合は、”Warm regards “や “Cordially “などの言葉で締めくくることができます。 手紙を書くときの締めくくりのオプションは何十通りもありますので、自分と相手にとって最適なものを選びましょう。
What’s P.S.?
.S.はPostscript（追記）の略です。 手紙が完成した後に、最後に付け加えるものです。
封筒
米国では、ファーストクラスの手紙の最大重量は3.5オンス（約1.8kg）です。 3ページ以上の手紙や重い紙に書いた手紙は、重さを測って条件を満たしているかどうかを確認する必要があります。 封筒のサイズと形も重要です。
Sending a letter
封筒の種類を確認したら、あとは郵送するだけです。 あとは、それを郵送するだけです。 個人的な手紙であれば、自分で届けることもできます。 個人的な手紙であれば、自分で届けることもできますが、その場合は封筒の外側に受取人の名前を書きます。 手渡しの利点は、好きな大きさや形の封筒を使えることです！）。)
左上に、あなたの名前と住所を書くか、郵送用ラベルを貼ります。 封筒の中央には、受取人の住所を丁寧に書きます。 国際郵便の場合は、州の略語や郵便番号のほかに、宛先と返送先の両方に国名を記入します。 郵便料金はさまざまです。 USPSのウェブサイトで現在の料金を確認するか、米国内の宛先には永久切手を使用してください。 封筒の外側にすべてが正しく書かれていることを再確認してください。 正しく記入されていれば、手紙を折りたたんできれいに中に入れます。
入念に準備した手紙を送るのは気持ちのいいものではありませんか？ 確かに、よく書かれた手紙は目的を達成する可能性が最も高いものです。 しかし、就職活動のためのカバーレターはどうでしょうか？ カバーレターには独自のベスト・プラクティスがあります。 次の履歴書を送る前に、カバーレターの書き方について知っておくべきことをすべて読んでおきましょう！