proforma invoice は、企業の請求書発行プロセスにおいて有用な追加機能ですが、残念ながら見落とされたり誤解されたりすることが多く、多くの中小企業やフリーランサーが請求書発行ソフトウェアを最大限に活用できていません。
プロフォーマ請求書とは何か、どのように使用できるのかについてもう少し詳しく説明するために、プロフォーマ請求書について知っておくべき5つのことをご紹介します。
文書が真の (または法的な) 請求書とみなされるためには、「請求書」という言葉や固有の請求書番号など、いくつかの必要条件があります。
プロフォーマ インボイスには、インボイス番号は含まれておらず、単に「インボイス」ではなく「プロフォーマ インボイス」と記載されています。
- 顧客は、プロフォーマ・インボイスに記載された金額を支払う必要はありません
- 支払総額は、顧客の買掛金やサプライヤーの売掛金に計上すべきではありません
- プロフォーマ・インボイスを使用してVATを還付することはできません。
…しかし、プロフォーマ・インボイスは同じインボイス・テンプレートを使用しています
インボイス番号と「プロフォーマ・インボイス」という言葉を除けば、プロフォーマ・インボイスは通常のインボイスと非常によく似ています。
通常の請求書と同様に、プロフォーマ請求書には、連絡先の詳細、発行日、提供された商品またはサービスの説明、支払総額、付加価値税が記載されます。
プロフォーマ・インボイスは見積書とは異なります
見積書とプロフォーマ・インボイスは、請求書作成プロセスの中で似たような場面でよく使われ、どちらも特定の注文に対して顧客が支払うべき金額を伝えるものです。
見積書とプロフォーマインボイスは、顧客が購入を決定したものの、最終的な詳細が確定していないために正式な請求書を送れない場合に送られるのが一般的です。
見積書と同様、プロフォーマインボイスに記載された価格は最終的なものではありませんが、顧客が実際の請求書を受け取ったときに驚かないように、可能な限りの見積もりを提供することが重要です。
プロフォーマ・インボイスは、より早く支払いを受けるために役立ちます
あなたが売上を上げたとき、顧客は特定の期間内に支払いをすることが求められます。
請求書の支払期限は常に最終的な請求書によって設定されますが、プロフォーマ・インボイスは、顧客に支払額を事前に知らせることで、支払プロセスを迅速化することができます。
請求書発行ソフトでプロフォーマ請求書を作成するのは簡単です
プロフォーマ請求書を作成する最も早くて簡単な方法の一つは、Debitoorのような会計ソフト&です。 請求書発行ソフトを使用すると、プロフォーマ請求書のフォーマットやラベルが正しく設定されていることを確認できます。必要なのは、詳細を入力して「保存」をクリックするだけです。
Debitoor を 7 日間無料でお試しいただき、請求書作成ソフトウェアがどのようにして請求書作成プロセスにプロフォーマ請求書を簡単に追加できるかをご確認ください。
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