お悔やみ状を送ることが望ましいのは言うまでもありませんが、それができない場合もあります。 時間がかかること、遺族に直接会えるか、郵送できるか、相手の住所を知っているか、などです。 これらのことが、カードを送らないという決断に影響します。 時にはお悔やみのメールを送ることが最良の選択肢となることもあります。
しかし、お悔やみのカードを書くのと同じように、お悔やみのメールで何を言うべきかを知ることは難しいことです。 どのようなトーンで書けばいいのでしょうか？ どのくらいの長さにすべきか？ いつ送ればいいのか？
もし、お悔やみメールの書き方に悩んでいるのであれば、以下のサンプルや例をそのまま使ってもいいですし、状況に合わせて詳細を変更してもいいでしょう。 また、こちらでご紹介したヒントを参考に、オリジナルのメールを作成してみてください。
お悔やみメールの例文
クライアントへのお悔やみメール
上司へのお悔やみメール
従業員へのお悔やみメール
件名に何を書くか？
お悔やみメールの例
ここでご紹介するメールテンプレートは、ほとんどの場面で使用できるもので、下のサンプルのように特定の人を想定したものではありません。
Dear ______,
この度は本当にお悔やみ申し上げます。 ______ は素晴らしい方で、とても惜しまれます。
あなたとあなたのご家族にお悔やみを申し上げます。
謹んでお悔やみ申し上げます。
______
______ の早すぎる死を聞いて、とても残念です。 詳しいことはわかりませんが、このつらい時期にあなたのことを思っていることを伝えたいと思います。
With sympathy,
**********
Dear ______,
_____ の死をとても残念に思います。 彼女は本当に素晴らしい女性で、彼女を知るすべての人に素晴らしい影響を与えました。 このことがあなたにとってどれほど辛いことか想像できません。
彼女の温かさと寛大さは、私たちをより良い人間にしてくれましたし、彼女と知り合えたことは幸運だったと思います。 彼女を知ることができてよかったと思います。
Please accept our sincerest condolences,
**********
Dear ______,
あなたの______ が亡くなったことを知り、とても残念に思っています。 お悔やみ申し上げますとともに、心よりお祈り申し上げます。 私にできることがあれば、あるいは話したいことがあれば、いつでもあなたのそばにいます。
お悔やみ申し上げます
クライアントへのお悔やみメールの例
クライアントへのお悔やみメールは、トーンを間違えたり、気分を害したりすると、今後のビジネスチャンスや関係を損なう可能性があるため、重要です。 クライアントへのお悔やみメールでは、簡潔でシンプルなものにするか、損失について詳細に説明するかのどちらかです。
Dear ______,
Please accept my deepest condolences for the loss of your mother/fathers.
私はお母様やお父様にお会いする機会はありませんでしたが、お二人がとても親しかったことは知っています。 長年一緒に仕事をしてきた中で、お母様・お父様の影響力は明らかでした。
今回のことがあなたにとってどれほど大変なことかを理解していますので、信頼できるクライアントとして、何かあれば私がここにいることをお伝えしたくて連絡しました。
Sincerely,
**********
Dear ______,
______ が亡くなったことを知り、とても悲しい気持ちになりました。
この度は誠にありがとうございました。
どうか、あなたとあなたのご家族に心からお悔やみ申し上げます。
Yours,
**********
Dear _____,
私たちはあなたの死を知ってショックを受けました。 _____ の逝去は、当社の全社員が悲しむことでしょう。
With sincere sympathy,
**********
Dear ______,
お父様の訃報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
Yours,
上司へのお悔やみメールの例
親しい間柄であれば、上司を亡くすことは動揺を招きます。 会社の重役にお悔やみのメールを送ったり、亡くなった上司のご家族に、上司がいかに素晴らしい仕事をしていたかを伝えるのもよいでしょう。
Dear ______,
奥様を亡くされたことを聞き、とても悲しく思いました。
私は奥様に数回しかお会いする機会がありませんでしたが、いつも優しくて面白い方でした。
皆、あなたのことを思っていますので、何か困ったことがあれば相談してください。
お悔やみ申し上げます。
______,
______ が亡くなったことを知り、とても残念に思っています。 謹んでお悔やみ申し上げます。 ご家族の皆様のことを心よりお祈り申し上げます。
_______ は素晴らしい上司でしたので、オフィス全体が悲しみに包まれています。 その前向きな姿勢は、私たちのモチベーションを高めてくれましたし、私たちの貢献や仕事をどれだけ評価してくれているかを疑うことはありませんでした。
もし、オフィスで誰かがカバーしたり、追加の仕事を引き受けたりする必要があれば、喜んで引き受けたいと思います。
お悔やみ申し上げます。
従業員へのお悔やみメールの例
ビジネスや会社を経営していると、ある時期に従業員が損失を被ることがあります。 そのようなときに、あなたが彼らのことを考えていることを伝えるためにメールを送ることは、感動的な行為であり、感謝されることでしょう。
Dear ______,
この度はお母様を亡くされたことをお悔やみ申し上げます。
この度は、お母様のご不幸を心よりお悔やみ申し上げます。
お悔やみの気持ちを受け止めるために、私たちがお手伝いできることがあれば、遠慮なくお知らせください。 人事部では、当社の死別ポリシーやその他の対応についてご相談を承ります。
どうか、この困難な時期にお悔やみを申し上げるとともに、前に進むために私たちがサポートすることを忘れないでください。
Regards,
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Dear _____,
この度は、ご家族にご不幸があったとのことで、大変申し訳ございません。
お悔やみ申し上げます。
謹んでお悔やみ申し上げます。
お悔やみメールの件名には何を書くべきか
メールの件名には特別なことを書く必要はありません。 記入したほうがいいし、空欄は避けたほうがいいですが、実際の言葉はあまり気にしなくてもいいでしょう。 いくつかの簡単な選択肢があります。
- My Condolences
- Condolences
- With Sympathy
- My Heartfelt Condolences
- My Sincerest Sympathy
お悔やみメールの書き方 Tips
上記のサンプルを使用するよりも、自分でメールを書きたい場合は、以下のヒントやガイドに従うと、適切な内容にすることができます。
- 誠実であること – 無理やり書いたような手紙やメールを受け取ることほど嫌なことはありません。
- 悲しみを表現する – 亡くなった方がいなくなってどれだけ寂しいか、どれだけお悔やみを申し上げているかを明確にしましょう。 これがあなたのメールの理由なので、すぐに明確にしましょう。
- サポートを提供する – 可能であれば、サポートを提供することは感動的なジェスチャーであり、受け取った人はほぼ間違いなく感謝するでしょう。 話をしたり聞いたりするためにそばにいることから、相手のために用事を済ませたり、子供を迎えに行ったりすることまで、さまざまなことができます。
- 個人的な話をする – 故人と親しかったのであれば、故人についてより個人的な話をしたいと思うかもしれません。 故人にまつわる物語や逸話を語ったり、尊敬していた故人の最高の資質について述べたりするのもよいでしょう。