ステファニーは、仕事上の責任を果たすための努力家です。 一日中、自分が期待されていることを確実にこなし、それ以上のことをしています。 仕事で遅くなったり、徹夜したり、仕事のために個人的な用事を休んだりすることは、彼女にとってあまりにも一般的な経験です。
さらに、家族との重要な約束もすべて逃してきました。
では、彼女の人生に欠けているものはいったい何なのでしょうか？
多くの場合、自分では気づいていないかもしれませんが、あなたの人生に必要なのは、少しだけ整理して、重なっている約束を果たすために何をすべきか優先順位をつけることです。 それは間違いであり、同時に正しいことでもあります。
そして、あなたの言うとおり、もう少し努力して、アイゼンハワー マトリックスを使えば、あなたの人生はずっと良くなるでしょう。
アイゼンハワー・マトリクスとは
アイゼンハワー・マトリクスは、緊急性に基づいてタスクに優先順位をつける方法です。 アイゼンハワー マトリックスとは、緊急性に基づいてタスクの優先順位を決定する方法で、重要な活動と注意を払う必要のない活動を見極めるのに役立ちます。
彼の有名な言葉の1つに、「緊急を要するほとんどのことは重要ではなく、重要なほとんどのことは緊急ではない」というものがあります。
マトリクスの話になりますが、マトリクスは基本的に、1日のうちの特定の時間にやるべきことに応じて、タスクを4つの象限に分類します。
この4つの象限とは、
- 実行
- 決定
- 委任
- 消去
実行
アイゼンハワー・マトリックスの第1象限である「実行」は、最も重要なタスクで構成されています。 緊急に行わなければならない活動です。
このカテゴリーにタスクを入れるには、まず自分の優先順位を徹底的に分析し、それが「今やる」の基準に合うかどうかを判断する必要があります。 1日以内、もしくは翌日以降に行わなければならないタスクであれば、それは緊急のタスクです。
別の言い方をすれば、マーク・トウェインの有名な「Eat the frog first principle（カエルを最初に食べる原則）」を念頭に置くことです。 毎週末、あなたは上司に包括的な報告書を提出することを任されています。 さて、あなたの週末は金曜日です。 木曜日の朝になっても、まだ報告書を作成していません。 これは緊急のタスクに分類されますか？ もちろんです！
決定
アイゼンハワー・マトリクスの第2象限は「決定」です。 これは、重要ではあるが、必ずしも緊急ではないタスクで構成されています。
この象限のタスクは、他の時間にスケジュールする必要があります。 一般的に、これらのタスクはあなたの長期的な目標に沿ったものであり、あなたの成長に貢献するものです。 よくある日常的な例では、運動をすることです。 健康のために重要なことだとわかっていても、そのために時間を割くことはできません。
「緊急」カテゴリーに移行しないようにタスクをスケジューリングしてください。 この区分に収まっている間に、実行できるだけの時間を確保しておきましょう。
合わせてお読みください。 How to Write Company OKRs for Effective Goal-Setting?
Delegate
Eisenhower Matrixの第3象限はDelegateです。 このカテゴリーは、重要ではないが緊急性のあるタスクを指します。 直感に反するように聞こえるかもしれませんが、最初の直感では、緊急性の高いタスクも重要ではないかと思うでしょう。
これらの活動は、一般的に重要であるかのように見せかけていますが、実際には生産性にあまり貢献していません。
例としては、面接の日程調整、特定の電子メールへの返信、チームミーティングなど、第1象限の活動に忙殺されている間に他の人が行うことができるものが挙げられます。 これらは、基本的に生産性を低下させるタスクで構成されています。 これらは、あなたの目標にまったく貢献しません。
これらの活動の一般的な例としては、ソーシャルメディアでの無意味なサーフィン、電話やメッセージを常にチェックすること、ビデオゲームをすること、または先延ばしにするために使用する一般的な活動などがあります。
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How to use the Eisenhower Matrix for Time Management
今頃、このマトリックスを使えば魔法のように人生が整理されるのではないかと思っている人がいるかもしれませんが、そんなに簡単なことではありません。
まず最初に、緊急の活動と重要な活動を分類する必要があります。
緊急性の高いタスクは、通常、時間的な制約があるものです。
緊急性の高いタスクは、通常、時間的な制約があるもので、「今すぐやるべきこと」が書かれており、最大限の注意を払う必要があります。
緊急のタスクと重要なタスクを分類した後、アイゼンハワー マトリックスの可能性を時間管理に完全に活用するために必要な次のいくつかのことは、以下のとおりです。
象限にカラー コードを与える
状況の重大性をすばやく理解するために、象限にカラー コードを割り当てます。 色を割り当てることで、次に何をしなければならないかが一目瞭然になります。
例えば、「やる」の象限を赤にすることで、タスクの緊急度を示すことができます。
仕事とプライベートのToDoを分類する
約束が重ならないように、仕事とプライベートのタスクを別々のマトリックスにします。 そうすることで、先のことが明確になり、時間の管理方法に大きな影響を与えます。
Limit the number of items per quadrant
各象限に多くの項目を追加すると、物事が複雑になりすぎて、アイゼンハワー・マトリクスを時間管理に使う目的が失われてしまいます。 最適化するには、アクションの数を7～8個に制限します。
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Using a Project Management Tool to Implement Eisenhower Matrix
時間管理のために専門的なツールを選ばないと、多くのものを失ってしまうという事実を認めましょう。 このマトリックスが魔法の杖のように機能するためには、プロジェクト管理ツールが必要です。
nTaskを使えば、先延ばしにすることなく、効率的に時間を管理することができます。
- チェックリスト：まず、チェックリストの形でTo Doをリストアップします。 これにより、仕事とプライベートのToDoを識別するための基礎ができ、次に取り組むべきことを明確にすることができます。
- カテゴリー：チェックリストを作成し、それぞれのタスクを作成した後、明確なカテゴリーを関連付けて、自分自身やチームにとって物事を明確にすることができます。 カテゴリは完全にカスタマイズ可能で、ユーザーが望む方法で使用できます
- 優先度: 最後に、緊急度に応じてタスクに優先度を割り当てます。 これらの優先度は、タスクがマトリックスの適切な象限に収まるかどうか、また、次の行動をどうすべきかを決定するのに役立ちます。 アイゼンハワー マトリックス
すでにアイゼンハワー マトリックスの変数のいくつかを繰り返し説明したので、そろそろより深いレベルで物事を見てみましょう。
アイゼンハワー マトリックスの次の象限を思い出してください。
- Do
- Decide
- Delegate
- Eliminate
ほとんどの場合、いくつかのタスクには緊急性があります。 そのため、プロジェクトの初期段階では緊急性はないかもしれませんが、いつでも起こりうることです。
そのような場合、アイゼンハワー マトリックスのワークフローは変容の段階に入ります。
このような場合、アイゼンハワー マトリックスの象限は変わらないことを覚えておいてください。
タスクの依存関係について言えば、私たちは nTask にインタラクティブなガント チャートのユーザー エクスペリエンスを追加しました。 これは強力な組み込み機能で、グリッド ビュー モードでこれらの依存関係を見ることができます。
あるタスクが他のタスクに依存している場合、任意の数のタスクを他のタスクとリンクさせることができます。
時には、マイルストーンの性質上、これらの依存関係がプロジェクトの一部になります。 たとえば、開発者はある機能を提供する必要がありますが、デザインやフレームワークがなければ作業を進めることができません。
話は変わりますが、nTaskでは課題の消去が非常に便利です。
nTaskで最も重要な仕事を管理し、優先順位をつけよう!
個人やチームの生産性向上のためにお使いください。
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複雑ですよね？
さて、様々な問題に遭遇したとき、レッドフラッグを上げて問題を作成することができます。
この方法は、スムーズなワークフローを確保するための最良の方法であり、特定の人がバックグラウンドで問題の「排除」に取り組んでいます。
アイゼンハワー マトリックスに基づくワークフローの管理は、方程式の一部に過ぎません。
アイゼンハワー マトリックスに基づくワークフローの管理は、方程式の一部に過ぎません。 休暇や病欠などの不測の事態や、チームメンバーがプロジェクトマネージャーに与える災難なども考慮しなければなりません。
