Tutti dovrebbero sapere come scrivere una lettera, dal tipo di lettera che dovresti scrivere al formato che dovresti scegliere. Questi sono i concetti di base della scrittura delle lettere che devi conoscere, insieme ad alcuni esempi utili.
Che tipo di lettera dovresti scrivere?
Non ci sono regole ferree. Il formato della lettera che scegli dipende dal tuo pubblico. Per un amico o un parente stretto, un messaggio casuale è di solito il modo migliore per andare. Ci sono diversi tipi di lettere che sono appropriate per un amico o un parente stretto. Alcuni includono:
- Lettere scritte a mano
- Lettere inviate per posta elettronica
- Messaggi scritti sui social media
Certo, per contatti di lavoro o persone che non si conoscono bene, una lettera formale dattiloscritta è quasi sempre la scelta più appropriata. Quando viene usata per scopi professionali, scrivere una lettera formale è efficace per:
- Lettere di presentazione
- Lettere di intenti
- Lettere di proposta di valore
- Lettere di lettere memorandum
- Lettere di promozione
- Lettere di referenza
- Lettere di designazione
- Lettere di ringraziamentolettere
Questi sono solo alcuni tipi di lettere che potresti aver bisogno di scrivere in un ambiente casuale o formale. Prima di scrivere una lettera, considera il livello di formalità della tua lettera: casual o formale. Ognuno ha un formato distinto che vorrai seguire.
Lettere formali
Sapere come scrivere una lettera, specialmente lettere formali, è essenziale negli affari e nella tua carriera. Ecco cosa comporta la scrittura di lettere formali.
Step 1: Iniziare una lettera formale
Iniziare con il nome e l’indirizzo del mittente. Alcune aziende usano carta speciale, chiamata carta intestata, che include informazioni di contatto e il logo del marchio dell’azienda.
321 Hyacinth Lane
Culver City, CA 90230
La prossima riga della scrittura di lettere formali è la data. Puoi formattare la data in un paio di modi, dopo il tuo indirizzo.
Inoltre, le lettere formali hanno bisogno del nome e dell’indirizzo del destinatario due spazi dopo la data. Incorporare tutte queste informazioni assicura che la tua lettera possa essere usata come riferimento per contattarti dopo che il destinatario scarta la busta.
555 Industry Street
San Francisco, CA 94104
Step 2: Scrivere una lettera, formalmente
Quando scrivi una lettera, sei pronto a salutare la persona (o il business) a cui stai scrivendo. Salta uno spazio da qualsiasi indirizzo che hai incluso.
Le lettere formali iniziano con “Caro” seguito dal nome del destinatario. Se non hai un contatto in una certa azienda, cerca online un nome, un titolo di lavoro o un dipartimento.
Come ultima risorsa, usa il saluto generico “To Whom It May Concern”. Una virgola segue tutti i saluti.
Step 3: Scrivere il corpo di una lettera formale
Anche se il corpo di ogni lettera ha un aspetto diverso e le informazioni contenute variano, ci sono alcune regole chiave da seguire.
- Concentrati. Le lettere commerciali dovrebbero avere un obiettivo chiaro.
- Correggi le bozze. Gli errori possono causare malintesi.
- Evita le contrazioni. Scrivi ogni parola in modo completo.
- Abbiate tatto. Evita di scrivere qualcosa che ti dispiacerebbe fosse registrato per i posteri.
Ogni pensiero dovrebbe essere contenuto in un proprio paragrafo. Mantenere i paragrafi brevi aiuta anche a mantenere il tuo messaggio chiaro; punta a non più di quattro frasi in un paragrafo e mantieni ogni frase concisa.
Step 4: Concludere una lettera formale
Lascia uno spazio vuoto tra il tuo paragrafo di chiusura e la chiusura complimentosa. Una chiusura complimentosa è un modo educato per mandare i tuoi saluti al tuo destinatario. Una delle chiusure più comuni è “Sinceramente”, ed è generalmente una scommessa sicura.
Ricorda, solo la prima lettera della frase è maiuscola. Lascia un altro paio di spazi per l’ultimo passo: la tua firma! Scrivi il tuo nome completo sotto di essa, per le lettere formali.
Firma
Theresa Grant
Firma
Dr. Malcolm J. Carl, Jr.
Lettere informali
Le lettere informali hanno meno struttura in generale, ma hanno gli stessi elementi di base della scrittura formale. Ecco cosa devi sapere quando scrivi una lettera per qualcuno che ti è vicino.
Step 1: Iniziare una lettera informale
A differenza delle lettere formali, scrivere una lettera a un amico o a un parente stretto non richiede le stesse formalità. Non c’è bisogno di carta intestata, anche se alcuni scrittori scelgono di usare una carta da lettere speciale.
Quando si scrive una lettera informale, la prima riga è la data. Può essere giustificata a sinistra o a destra sulla pagina, ma è generalmente in cima a una lettera informale. La data è l’unico precursore necessario prima di scrivere una lettera informale.
Step 2: Scrivere una lettera, in modo informale
Le lettere informali sono facili; puoi iniziare con “Ciao” o un altro saluto abituale.
Per le lettere informali, usare altra punteggiatura dopo il saluto per esprimere entusiasmo (ad esempio un punto esclamativo) potrebbe essere appropriato, in base alla tua relazione con il destinatario.
Step 3: Scrivere il corpo di una lettera informale
Il contenuto principale della tua lettera informale – il corpo – dipende da te. Il contenuto di una lettera informale varia, quindi concentrati su alcuni suggerimenti generali.
- Non divagare. Anche le lettere personali dovrebbero avere un obiettivo chiaro.
- Offri dei convenevoli. Questo potrebbe essere scritto come “Spero che tu stia bene!” o “Congratulazioni per il tuo nuovo animale domestico!”
- Condividi aneddoti o notizie. Generalmente, una lettera casuale ha lo scopo di condividere informazioni o dettagli che sono reciprocamente interessanti per entrambe le parti.
- Fai attenzione al tuo pubblico. Mantieni il tono e il contenuto della tua lettera appropriati e rilevanti per il destinatario. Scrivere una lettera a tua nonna, per esempio, potrebbe avere un suono diverso e contenere dettagli diversi rispetto a scrivere una lettera al tuo amico del college.
Step 4: Concludere una lettera informale
Se hai un rapporto più caldo con il destinatario, puoi concludere con “Cordiali saluti” o “Cordialmente”. Ci sono decine di opzioni di chiusura quando si scrive una lettera, quindi scegliete quella che funziona meglio per voi e per il vostro destinatario. Come per le lettere formali, le stesse regole si applicano per quanto riguarda la capitalizzazione e le virgole per tutte le chiusure di complimenti.
Che cos’è il P.S.?
P.S. sta per poscritto. È qualcosa che si aggiunge all’ultimo minuto dopo che la lettera è completa. Di solito, non si aggiungono post scriptum alle lettere formali; se hai bisogno di aggiungere qualcosa, dovrai rivedere l’intero documento per includere le nuove informazioni.
La busta
Negli Stati Uniti, il peso massimo per una lettera di prima classe è di 3,5 once. Se la tua lettera è più di tre pagine o l’hai scritta su carta pesante, dovrai pesarla per assicurarti che soddisfi i requisiti. Anche le dimensioni e la forma della busta sono importanti. Deve essere rettangolare e inferiore a circa 6×11 pollici o corri il rischio che l’ufficio postale te la restituisca.
Inviare una lettera
Dopo aver stabilito che la busta è del tipo giusto, la parte più difficile è finita. Ora devi solo spedirla. (Se è una lettera personale, puoi sempre consegnarla tu stesso. In questo caso, basta scrivere il nome del destinatario all’esterno della busta. Un bonus della consegna a mano?: puoi usare qualsiasi dimensione o forma di busta che vuoi!)
Nell’angolo in alto a sinistra, scrivi il tuo nome e indirizzo o attacca un’etichetta postale. Al centro della busta, scrivi attentamente l’indirizzo del destinatario. Oltre all’abbreviazione di stato e al codice postale, le lettere internazionali dovrebbero includere il paese sia per l’indirizzo di destinazione che per quello di ritorno. Le tariffe postali variano. Controlla il sito web USPS per i prezzi attuali o usa un francobollo per sempre per le destinazioni USA. Controlla due volte che tutto sia corretto all’esterno della busta. Se è così, piega la tua lettera e inseriscila ordinatamente all’interno. Non chiuderla finché non sei sicuro di aver incluso tutte le pagine che intendi inviare.
Non è bello inviare una lettera che sai di aver preparato con cura? Certamente, una lettera ben scritta ha le migliori possibilità di raggiungere il suo scopo. Ma che dire di una lettera di presentazione per una domanda di lavoro? Le lettere di presentazione hanno la loro serie di buone pratiche. Leggi tutto quello che devi sapere su come scrivere una lettera di presentazione prima di inviare il tuo prossimo curriculum!