The Ultimate Guide to Press Release Distribution

Sai quanto sono importanti le PR e hai creato una storia succinta ma potente. Tutto quello che resta da fare è condividerla con il mondo.

Ma i giornalisti devono scrivere fino a sette storie al giorno — quindi come ti assicuri che il tuo comunicato stampa sia una di quelle storie? E, altrettanto importante, come puoi far risaltare la tua email di distribuzione in una casella di posta affollata?

Segui questa guida in cinque passi per imparare come fare.

Trova i giornalisti che potrebbero essere interessati al tuo comunicato stampa.

Quando vuoi condividere una notizia, scommetto che sei tentato di dirlo a più persone possibile. Vuoi che tutti ne sentano parlare, giusto?

Tuttavia, questa non è sempre la cosa giusta da fare — perché non tutti sono interessati alla tua storia.

(Brutale, ma onesto.)

Oltre a creare un comunicato stampa che interessi i giornalisti, dovrai essere super-specifico con le persone a cui invii le tue proposte.

Puoi farlo cercando i giornalisti che hanno già scritto sul tuo argomento o settore.

Per esempio, diciamo che gestisci un’azienda di ricambi auto. Hai condotto alcune ricerche sulle buche, hai raccolto alcuni dati interessanti e li hai trasformati in un comunicato stampa da urlo. Ma scrivere a tutti i giornalisti sotto il sole è probabilmente una perdita di tempo.

Invece, vale la pena cercare giornalisti che hanno già trattato argomenti simili.

Per fare questo, accendi Google, digita il tuo argomento (buche), e naviga fino alla scheda Notizie:

Come puoi vedere, ci sono molti articoli recenti su questo argomento, il che significa che i giornalisti sono più che probabilmente abbastanza interessati a coprirlo.

In seguito, leggete alcuni degli articoli su Google News e prendete nota dei nomi dei giornalisti.

Un semplice foglio di calcolo con il nome del giornalista e la pubblicazione per cui scrive è un buon modo per tenere un registro del vostro piano di distribuzione:

Se avete il budget, potete anche usare un database di media come Cision o Muckrack per trovare giornalisti e reporter rilevanti.

Questo metodo ha molte più probabilità di ottenere risposte perché stai lanciando il comunicato solo ai giornalisti che hanno già dimostrato un interesse per il tuo argomento.

Ottieni i dettagli di contatto dei giornalisti.

Prossimo, è il momento di trovare alcune informazioni di contatto per gli obiettivi sulla tua lista di distribuzione di comunicati stampa.

Questo potrebbe essere semplice come cliccare sulla biografia di un autore sul sito della loro pubblicazione.

…. e prendere nota del loro indirizzo e-mail:

Tuttavia, c’è un altro ostacolo da superare: molti giornalisti ricevono fino a 200 comunicati al giorno.

Ci sono due fattori da considerare quando si prepara un comunicato. Primo, tienilo breve.

Non sprecare il tempo del giornalista con una lunga introduzione a te stesso o al tuo business. Probabilmente non gli interessa.

Invece, entra direttamente nello scopo della tua email: La storia, e perché dovrebbero coprirla nella loro pubblicazione.

I giornalisti sono poveri di tempo, quindi apprezzeranno un bel messaggio succinto che venda la tua storia in poche parole come questo:

Immagine per gentile concessione di Janet Murray.

Come potete vedere nell’esempio qui sopra, l’intera storia è venduta nella prima frase, con una domanda diretta che chiede se il giornalista è interessato — piuttosto che presumerlo.

Seguite con un altro paio di frasi per dare al giornalista alcune informazioni aggiuntive sulla vostra storia, prima di aggiungere un distanziatore e incollare il vostro comunicato stampa completo.

Nota: evitate di aggiungere i vostri comunicati stampa come allegati. I giornalisti non amano aprire gli allegati per paura di virus o malware, quindi elimina questo problema incollando il corpo del tuo comunicato stampa sotto il tuo pitch.

In secondo luogo, è fondamentale personalizzare il tuo pitch.

Sai che le email personalizzate hanno il 26% di probabilità di essere aperte?

Tienilo a mente quando lanci notizie, e mostra un certo interesse per il lavoro precedente del giornalista, indicando che sai che sono adatti in base agli argomenti che trattano.

Cerca di costruire una relazione con i giornalisti prima, piuttosto che colpirli con un comunicato e aspettarti una copertura immediata. Quasi il 15% dei giornalisti lo considera molto importante:

Immagine per gentile concessione di Marketing Land.

A volte, vale la pena giocare a lungo conoscendo il tuo obiettivo prima del tuo lancio. Impegnati con loro su LinkedIn, rispondi ai loro tweet, e in generale inserisciti nelle loro notifiche — e nel loro radar.

3. Rendi il tuo oggetto irresistibile.

Secondo una ricerca di Fractl, l’85% degli editori decide se aprire una email di presentazione basandosi solo sull’oggetto.

Come puoi quindi assicurarti che la tua venga aperta? Prova questi consigli:

• Tienilo breve e dolce: Il 75% degli editori preferisce un oggetto con 10 o meno parole.
• Assicurati che sia unico: Un oggetto potente dovrebbe essere dirompente, innovativo o offrire un angolo di interesse umano.
• Fallo super-specifico: Più della metà dei giornalisti vogliono linee di oggetto descrittive che sono adattate ai loro argomenti precedentemente coperti.
• Fornire l’esclusività: Se hai dei dati o delle ricerche uniche, gridalo! L’esclusività può aiutare ad attirare gli occhi di un giornalista sul tuo comunicato stampa.

… E una cosa da evitare? Il clickbait. È davvero così semplice.

Invia il tuo comunicato stampa (al momento giusto).

Comunicato stampa? Controllare. Email di lancio? Controllare. Dettagli di contatto? Fatto.

… Ma questo non significa che sei pronto a distribuire il tuo comunicato stampa.

Devi pensare al giorno (e all’ora) in cui premi il pulsante “invia” perché certi giorni e orari hanno migliori percentuali di successo di altri.

Per esempio, il 61% dei giornalisti preferisce ricevere comunicati stampa al mattino. Sono quasi i due terzi, quindi probabilmente vale la pena di inviare il tuo pitch presto per avere le migliori possibilità di successo.

Tuttavia, ricorda che i giornalisti hanno una media di 300 email che li aspettano al mattino. Potrebbe essere meglio aspettare un’ora o giù di lì, e inviare il tuo comunicato a metà mattina per avere una migliore possibilità che il tuo lancio risalti nella loro casella di posta.

Inoltre, è importante considerare il giorno della settimana. Mentre le aziende moderne sono spesso attive sette giorni su sette, c’è ancora un tradizionale periodo di stasi nei tassi di raccolta quando si tratta di distribuzione di comunicati stampa.

Pertanto, considera il giorno in cui invii il tuo comunicato – potrebbe ottenere più copertura se lo lanci a metà settimana, invece di inviarlo per prima cosa il lunedì mattina.

Secondo un’analisi di oltre 100.000 comunicati stampa di Ragan, il martedì e il mercoledì sono i giorni migliori per distribuire la tua storia. E un altro studio di Prowly raccomanda l’invio il giovedì, con dati che suggeriscono che oltre il 26% delle email di comunicati stampa vengono aperte dai giornalisti in questo giorno:

Immagine per gentile concessione di Prowly.

Entrambi gli studi indicano che il lunedì e il venerdì non sono così efficaci, e dovresti assolutamente evitare di inviare la tua storia durante il fine settimana.

Tuttavia, non c’è una regola valida per tutti, ed è per questo che dovresti testare alcuni giorni e orari diversi e vedere cosa funziona meglio per il tuo settore.

Stai lanciando un comunicato stampa sensibile al tempo?

Puoi comunque inviarlo in anticipo. Assicurati solo di mettere sotto embargo le informazioni nel tuo comunicato fino a quando non saranno pronte a diventare di dominio pubblico. Puoi farlo aggiungendo “Embargoed; not to be released before DATE” all’inizio della tua email di distribuzione.

Follow-up sul tuo comunicato.

Una vecchia domanda: Dovresti dare un seguito al tuo comunicato stampa?

Dipende da chi lo chiedi, ma in generale, il consenso sembra equamente diviso. Alcune persone credono che seguire sia un grande no-no, mentre altri indicano che può essere fruttuoso.

Se hai un comunicato di cui sei particolarmente orgoglioso, non ti farà male seguire se stai lottando per ottenere una copertura – a condizione che tu abbia tatto.

Non spammare la casella di posta del giornalista con lo stesso comunicato stampa e lo stesso pitch, comunque. Questo può diventare fastidioso e rovinare le vostre possibilità di ottenere la vostra storia.

Invece, provate a modificare leggermente l’angolo del vostro lancio. L’esperta di PR Carrie Morgan raccomanda di trattare un’email di follow-up come “un nuovo pitch che trasforma la MIA notizia nella LORO NOTIZIA.”

Potresti anche provare a dare al giornalista — tuttavia, solo il 23% dei giornalisti accetta di essere contattato per telefono, quindi se il tuo obiettivo è uno degli altri tre quarti, potresti trovarti a sentire centinaia di segreterie telefoniche.

In entrambi i casi, potrebbe valere la pena seguire, soprattutto se sei sicuro che il tuo comunicato stampa sia un pezzo interessante che merita copertura.