Di Aleks Sheynkman
Direttore di Ingegneria
SpaceIQ
L’ampia portata del facilities management lo rende una posizione difficile da definire. Mentre un Sales Manager è direttamente responsabile della gestione delle prestazioni dei venditori, le funzioni del facility management vanno ben oltre la “gestione delle strutture”. Di conseguenza, è spesso difficile per le aziende massimizzare i vantaggi di un buon facility manager.
Ma qual è l’importanza del facility management? Per capire veramente cosa fa un facility manager, di cosa è responsabile e che effetto ha su un’azienda, è meglio scomporre il suo ambito di lavoro. Ciò significa dare un’occhiata più da vicino ai quattro pilastri principali del facility management: Le persone, i processi, l’edificio e la tecnologia.
Supportare le persone
L’obiettivo principale di un facility manager è creare un ambiente di lavoro accogliente per i dipendenti. Questo serve a molti obiettivi più ampi, tra cui attrarre e trattenere i migliori talenti, migliorare l’efficienza e la produttività e creare una cultura positiva sul posto di lavoro. I facility manager forniscono supporto ai dipendenti in molti modi, tra cui:
- Coordinamento delle disposizioni delle scrivanie
- Gestione degli elenchi dei dipendenti
- Facilitare i traslochi e l’utilizzo degli spazi
- Gestire la pianificazione delle emergenze
I facility manager fungono da ponte tra il luogo di lavoro e i dipendenti che vi lavorano. Ogni volta che sorgono problemi di sistemazione, sicurezza o comfort, è compito del facility manager risolverli.
Questo vale anche verso l’alto. I facility manager sono responsabili di fornire dati vitali per la pianificazione al C-suite e di determinare l’approccio a lungo termine per l’ottimizzazione del luogo di lavoro. La loro interazione quotidiana con il luogo di lavoro fa luce sui costi reali e sui vantaggi competitivi a livello dei dipendenti.
Stabilire i processi
Cosa sono le funzioni del facility management senza un processo che le governi? Stabilire i processi porta ordine sul posto di lavoro. L’ordine crea un sistema di aspettative, che genera un’organizzazione che ha un impatto positivo sul modo in cui le persone utilizzano il posto di lavoro. Il posto di lavoro si basa su una moltitudine di processi, tra cui:
- Presentare una richiesta di ordine di lavoro
- Riservare lo spazio all’interno della struttura
- Controllare ospiti e visitatori
- Pianificazione delle azioni di emergenza
Il facility manager ha il duplice ruolo di identificare le aree di governance e adattare i processi per coprirle. Ogni volta che si presenta una nuova situazione, è compito del facility manager creare ordine dal caos e costruire un quadro ripetibile per gestire nuovamente quello scenario in futuro.
Sviluppare i processi è anche il punto in cui l’ambito del facility management si espande. I nuovi processi possono coinvolgere diversi dipartimenti, dipendenti, beni, impianti e spazi – tutti elementi che collegano i molti aspetti del business.
Mantenimento e miglioramento delle strutture
Come implica il nome, il facility management è in gran parte radicato nella manutenzione delle strutture e nel miglioramento dell’edificio fisico. È la risposta più comune quando viene chiesto: “Che cosa include il facility management?”
Ma è anche il campo di applicazione più robusto delle aspettative dei facility manager. Implica non solo la cura dell’edificio, ma anche la coltivazione di partnership, la pianificazione futura e la gestione delle risorse. Alcuni esempi di questa vasta gamma di responsabilità includono:
- Ricerca e mantenimento dei contratti con i fornitori
- Riparazione, manutenzione e miglioramento dell’edificio
- Pulizia e decorazione del posto di lavoro
- Gestione della proprietà on e off-site
Se ha a che fare con l’edificio fisico, rientra nel campo del facility manager. Le strutture sono la seconda spesa più grande dopo la forza lavoro – il lavoro di un facility manager è quello di trasformare il posto di lavoro in un vantaggio competitivo, invece di un centro di costo. Si tratta di garantire che le strutture soddisfino le esigenze delle persone che le utilizzano.
Integrazione della tecnologia
Più importante che mai è la necessità per i facility manager di comprendere e utilizzare la tecnologia. I sistemi di gestione del posto di lavoro aggregano dati, che guidano decisioni cruciali su come gestire il business e modellare il posto di lavoro. Identificare e implementare la giusta tecnologia è una delle principali responsabilità dei facility manager.
L’integrazione della tecnologia fisica ricade tipicamente sul dipartimento IT. Tuttavia, i facility manager sono la prima e l’ultima parola su come vengono selezionati, usati e sfruttati. Alcuni esempi di ciò che appare in un ambiente moderno includono:
- Ricerca dei dispositivi IoT in base alle esigenze di raccolta dati
- Integrazione dei dispositivi IoT nei processi quotidiani delle strutture
- Determinazione del costo, del ROI, e il vantaggio delle tecnologie intelligenti
- Utilizzare i dati aggregati per comprendere meglio il luogo di lavoro
Utilizzando un sistema di gestione integrata del luogo di lavoro (leggi di più su cos’è il software IWMS), i facility manager possono raccogliere e analizzare i dati dalle tecnologie in rete per ottenere informazioni sul luogo di lavoro. Questo alimenta un migliore processo decisionale su come ottimizzare l’ambiente di lavoro per le persone che lo utilizzano.
È importante notare che non tutta la tecnologia da ufficio si basa sulla raccolta dei dati. I sistemi di controllo degli accessi supportano la sicurezza, mentre la tecnologia di automazione ottimizza i processi. E mentre c’è una componente di dati in qualsiasi dispositivo o software in rete, il vero vantaggio della maggior parte della tecnologia è nella sua funzione. Sta ai facility manager capire e sfruttare questa funzione per un ROI ottimale.
Mettere tutto insieme per la gestione delle strutture
I facility manager supportano i lavoratori direttamente e indirettamente. Stabiliscono processi di ordine e organizzazione. Sono incaricati della manutenzione e del miglioramento delle strutture stesse. Creano integrazioni complesse per sfruttare i dati per il successo.
Quando si mettono insieme queste quattro funzioni, si delinea un quadro di ciò che i facility manager fanno realmente. In generale, il loro obiettivo è quello di ottimizzare il luogo di lavoro per supportare ogni aspetto del business che tocca. Ma a un livello più profondo, si tratta di dare all’azienda una base solida per il successo.
Continua a leggere: Selezionare il miglior software di facility management.