Nella gestione del tempo e delle priorità, la Matrice Eisenhower è un must-have. Viene fuori praticamente in ogni libro che affronta il concetto di tempo. A volte mi sorprendo persino che alcune persone non lo conoscano, vista la sua semplicità e i risultati che fornisce. Allora perché parlarne? Semplicemente perché un elemento molto importante secondo me è spesso dimenticato e vorrei sottolinearlo: l’importanza è una scelta e l’urgenza è un fatto. Quindi c’è un chiaro vantaggio nel dare priorità all’importanza rispetto all’urgenza di uscire. E la matrice Eisenhower è un ottimo strumento per questo.
La matrice Eisenhower (importante-urgente)
Progettata da Dwight David Eisenhower, la matrice importante-urgente è composta da 2 assi: importanza e urgenza. Questi 2 assi formano 4 quadranti:
- Q1: importante e urgente
- Q2: importante e non urgente
- Q3: non importante e urgente
- Q4: non importante e non urgente
L’asse dell’importanza
L’asse verticale della matrice è l’importanza dei compiti. Separa i quadranti superiori “importanti” (Q1 e Q2) della matrice Eisenhower dai quadranti inferiori “non importanti” (Q3 e Q4).
Quando si determina l’importanza di un compito, lo si fa secondo una logica interna. Scegliete di dargli importanza secondo i vostri criteri personali: l’impatto che il compito ha sui vostri obiettivi, il valore aggiunto che porta il suo completamento, ecc.
Non dimenticate che l’importanza è anche dettata dalle varie politiche e valori della vostra azienda, così come tutto ciò che è legato alla vostra posizione. L’importanza può variare a seconda della tua posizione nella gerarchia.
Ma alla fine, o è importante o non lo è. Non è 3/10 o 7/10. È 0 o 1.
Se c’è una zona grigia, bisogna pensare al concetto di importanza. Forse il suo ruolo è cambiato. Forse i tuoi obiettivi sono cambiati. Potrebbe anche essere che l’ambiente sia cambiato o la vostra salute. Se è così, devi rivedere l’asse dell’importanza della matrice.
Ti invito a leggere 8 domande per determinare se stai lavorando su ciò che è importante.
L’asse dell’urgenza
L’asse orizzontale della matrice è l’urgenza dei compiti. Separa i quadranti “urgenti” a sinistra (Q1 e Q3) da quelli “non urgenti” a destra (Q2 e Q4).
Il senso di urgenza verso un compito può essere influenzato da vari fattori, alcuni interni ed altri esterni. Tra gli altri:
- la data di scadenza
- il tempo necessario e la difficoltà per completarlo
- la pressione del richiedente
Per uscirne, bisogna iniziare a mettere in discussione l’urgenza ora chiedendo: “quando ne hai bisogno? “Meglio ancora, puoi fissare tu stesso un momento nel futuro: “posso portartelo mercoledì prossimo? “In entrambi i casi, l’urgenza sentita sarà riadattata alla realtà.
Se tendi a precipitarti nell’azione – questo è uno dei 4 comportamenti che minano la gestione efficace del tempo – rischi di cadere in una modalità di esecuzione reattiva.
I 4 quadranti della matrice importante-urgente
Per dare priorità ai compiti, usa i quadranti nell’ordine presentato nell’immagine. Notate che Q2 (importante e non urgente) viene prima di Q3 (urgente e non importante).
Ecco come darete la priorità all’importanza sull’urgenza.
Per fare questo, eliminate il tempo speso nel Q4 (spesso scappatoie per respirare un po’, perché troppe emergenze) e riducete il Q3 il più possibile.
Così, il tempo liberato diventa disponibile per i quadranti “importanti” Q1 e Q2, permettendo allo stesso tempo di diventare meno reattivi e più proattivi.
Così possiamo vedere i quadranti della matrice Eisenhower come vasi comunicanti.
L’importanza è una scelta e l’urgenza è un fatto
L’elemento che raramente viene evidenziato con la matrice Eisenhower è che l’importanza è prima di tutto una scelta, legata a una nozione di valore aggiunto.
Per alcune persone, è un vero incubo separare l’importante dal non importante. Quindi potrebbe volerci del tempo, ma una volta che la linea è tracciata, diventerà la vostra più grande risorsa e vi permetterà di mantenere la concentrazione, di dare priorità all’importanza rispetto all’urgenza.
Rispetto all’importanza, l’urgenza è un fatto – spesso negoziabile – legato a una nozione di tempo.
In altre parole, la matrice Eisenhower non è una camicia di forza. Non se ne diventa schiavi. È uno strumento che si trasforma a seconda dei nostri obiettivi e del contesto.
Possiamo ovviamente negoziare l’urgenza, ma questo si gioca spesso in minuti o ore, alcune rare volte in giorni. Quando l’urgenza sembra insostenibile e il carico di lavoro aumenta, dovremmo tornare sull’asse dell’importanza.
La matrice Eisenhower aiuta a mantenere la concentrazione
Il tempo è limitato e il numero di cose da fare è esponenziale. Quindi dobbiamo fare delle scelte e stabilire delle priorità. Dando priorità all’importanza rispetto all’urgenza, possiamo avere la sensazione di lavorare sulle cose giuste a breve, medio e lungo termine. La matrice Eisenhower, anche se non la padroneggiate fin dall’inizio, si rivelerà uno strumento prezioso per la vostra liberazione dal giogo dell’urgenza.
Ma dovete cominciare a tracciare la linea tra l’importante e il non importante. Per fare questo, devi fissare i tuoi obiettivi in base alle tue aspirazioni, valori e lavoro.
Nota che questa è una delle mie 3 rivelazioni sulla gestione del tempo e delle priorità. Clicca qui per scoprire gli altri 2