Politiche di viaggio aziendali: Quello che dovete sapere

Cos’è una travel policy?

Una travel policy aziendale è la base del tuo programma di viaggi. Ti permette di passare da un ambiente ad hoc a un sistema di viaggi gestito in modo deliberato, coordinato e coerente. I viaggi gestiti sono molto più strategici e offrono molteplici vantaggi per i dipendenti e per la vostra linea di fondo.

Una politica di viaggi e spese definita è qualcosa di cui ogni azienda ha bisogno, sia che abbiate tre dipendenti o 3.000, finché le persone viaggiano per conto dell’azienda. Poiché ogni azienda viaggia in modo diverso, la vostra politica sarà un documento unico per molti aspetti – su misura per le esigenze di viaggio della vostra organizzazione, la cultura interna e il budget. Esempi di travel policy possono essere di grande aiuto per crearne una propria, ma alla fine la vostra non sarà uguale a quella di qualsiasi altra azienda.

Come si presenta una buona travel policy?

• Assomiglia alla vostra azienda, perché riflette i tipi di dipendenti che viaggiano, il lavoro da svolgere, le destinazioni e la frequenza richiesta per raggiungere i vostri obiettivi aziendali. È un insieme di linee guida che regolano la pianificazione, l’implementazione e il follow-up dei viaggi d’affari, utilizzato dai viaggiatori e dai travel manager per il coordinamento e dal personale contabile e finanziario per la gestione dei rischi e delle entrate legati ai viaggi.
• Una buona politica guarda al futuro così come al presente. In altre parole, è adattabile per rimanere utile ed efficace man mano che le cose cambiano inevitabilmente, all’interno della vostra azienda e nel mondo dei viaggi. Nessuna azienda è troppo piccola per essere organizzata. Ci si aspetta di crescere. Adattare una politica di viaggio a posteriori non andrà bene, soprattutto se i dipendenti esistenti hanno sempre prenotato come e quanto vogliono. Invece, stabilire delle politiche il più presto possibile può servire bene sia ora che in futuro.
  Inoltre, senza una politica di viaggio aziendale in atto, state volando alla cieca, finanziariamente parlando. Questo ostacolerà sicuramente i vostri piani di crescita. Una politica creata per vendere vi mette in grado di prosperare aiutandovi a controllare i costi e a proteggere il capitale prezioso.
• Una buona politica si presenta come una migliore ritenzione dei dipendenti. Gli studi hanno tracciato correlazioni dirette tra l’esperienza dei dipendenti e il turnover. Prima che arrivino al punto di mollare davvero, il loro atteggiamento e la loro produttività sulla strada possono iniziare a scivolare, influenzando negativamente la qualità del lavoro e le relazioni con i clienti. T&E può essere una delle maggiori voci di spesa della tua azienda, ma anche il turnover dei dipendenti è molto costoso. Eppure sia i viaggi che il turnover sono costi controllabili. È molto più facile e meno costoso creare delle politiche di viaggio amichevoli che bloccano questi problemi sul nascere.
• Una buona politica sembra che tu stia prendendo sul serio il tuo dovere di cura. Avete l’obbligo legale di proteggere la sicurezza dei dipendenti quando sono in viaggio a vostro nome, ma affrontare proattivamente cosa fare in caso di emergenza dimostra che avete anche le loro spalle. La vostra politica riguarda il loro benessere, non solo il risparmio di denaro.
• Una buona politica è anche una protezione dalle frodi, qualcosa a cui i travel manager potrebbero non pensare ma che probabilmente tiene sveglio il vostro CFO di notte. Senza adeguati e chiari sistemi in atto, è fin troppo facile per alcuni dipendenti costarvi caro gonfiando le spese di viaggio per il rimborso.

Cosa dovrebbe essere incluso in una travel policy?

• Aereo (e possibilmente ferroviario), alloggi, prenotazioni di auto a noleggio
• Trasporto a terra ad uso singolo (taxi, Uber, ecc.))
• Spese per i pasti e l’intrattenimento
• Sicurezza personale e sicurezza dei dati e del materiale di lavoro
• Requisiti e processo di approvazione
• Fornitori aerei e alberghieri preferiti
• Presentazione delle spese e requisiti di rimborso e processo
• Altre questioni come l’accettazione di regali che possono essere applicabili ai vostri dipendenti in viaggio
• Un elenco di spese accessorie o personali non ammissibili per il rimborso

La politica di viaggio più efficace è completa nello scopo, ma non appesantita da dettagli estranei. Nessuno vuole (o è disposto a) guadare un mare di stampa fine per trovare la risposta alla sua domanda di prenotazione. La vostra gente è occupata. Se ne occuperanno nel modo più rapido, indipendentemente da ciò che la vostra policy impone.

L’obiettivo della vostra travel policy, quindi, è quello di spiegare cosa ci si aspetta dai viaggiatori e cosa i viaggiatori possono aspettarsi in cambio dai travel manager e dalla finanza o da altri dipartimenti coinvolti. E rendere il più semplice possibile fare ciò che ci si aspetta. La maggior parte delle aziende delinea anche le conseguenze del mancato rispetto delle regole. Sapere che ci saranno conseguenze rafforza il fatto che la vostra azienda è seriamente intenzionata a rispettare le regole.

I parametri e i processi di prenotazione sono critici perché rappresentano la maggior parte della vostra spesa T&E. Le grandi aziende spesso hanno un intero dipartimento composto da travel planner che possono gestire i dettagli per conto dei dipendenti. Oppure si affidano a un’agenzia di viaggi aziendale in outsourcing. Le aziende più piccole e di medie dimensioni di solito non hanno le risorse per questo, quindi un travel manager interno, qualcuno delle Risorse Umane, o anche un assistente esecutivo sono probabilmente responsabili del coordinamento del vostro programma di viaggio.

Avere una travel policy ufficiale in atto apre la strada a viaggi organizzati e rispettosi del budget, indipendentemente dalle risorse di travel management della vostra azienda. Questo è anche il motivo per cui le PMI si sono rivolte a strumenti digitali completi di gestione dei viaggi che possono semplificare e snellire le attività legate ai viaggi, includendo senza soluzione di continuità tutte le persone coinvolte. Quando si elimina la confusione, il lavoro manuale e altri perditempo dal processo di viaggio, i viaggiatori possono prenotare i loro viaggi in modo rapido e automatico all’interno delle linee guida aziendali.

Una buona travel policy controlla i costi assicurando ai dipendenti esperienze di viaggio positive. Come dice Andrew Scheivachman di Skift, si può costringere qualcuno a prenotare un volo per risparmiare denaro, “ma se quella persona esce dall’aereo troppo stanca per lavorare, o finisce bruciata dal viaggio aziendale, non vale il compromesso. . . Le esperienze contano. Non stai solo guardando i dollari, stai dando ai tuoi dipendenti il potere di fare un buon lavoro.”

Elementi importanti di una travel policy

Non volete che tutti vadano in giro a prenotare e spendere come vogliono, ma non volete nemmeno che le travel policy aziendali siano così restrittive da far sentire i viaggiatori troppo controllati e da provocare esperienze di viaggio scadenti.

Includete gli elementi essenziali: cosa, quando e come

Processo di prenotazione. Chi è responsabile della prenotazione del viaggio (singolo viaggiatore, travel manager/EA, agenzia di viaggi esterna)? Esiste uno strumento di prenotazione online (piattaforma aziendale di gestione dei viaggi) da utilizzare? Quali sono i vostri requisiti di prenotazione anticipata? Date ai viaggiatori abbastanza spazio per fare scelte individuali senza violare i parametri della policy. In questo modo non si sentiranno inutilmente limitati e saranno più disposti a scegliere le prenotazioni in-policy.

Fornitori preferiti. Se avete negoziato tariffe scontate speciali e/o amenità o privilegi, assicuratevi di identificarli.

Aereo. Spiegate i voli accettabili (senza scalo o itinerari a più tappe con scali). Se avete compagnie aeree preferite, specificate che i viaggiatori dovrebbero prenotare con queste quando possibile. Spiegare quali classi di posti a sedere sono permesse e in quali circostanze – le compagnie tipicamente richiedono la classe economica per i voli più brevi ma permettono la business class per i voli più lunghi. I posti in classe economica non sono mai un affare, perché i costi aggiuntivi e le seccature generali li rendono molto più problematici di quanto valga il risparmio. Pagherà le spese per il bagaglio, le spese per i pasti o l’intrattenimento in volo o il Wi-Fi, ecc. Per controllare i costi dell’hotel, è possibile limitare la spesa con un massimo di stelle o di tariffe per notte, ma ricordate che le tariffe delle camere variano enormemente in base alla località e alla stagione. Le politiche di viaggio più funzionali utilizzano tariffe medie per le camere, all’interno di un determinato intervallo. Richiedete camere standard e assicuratevi che la vostra politica identifichi chiaramente quali accessori sono (o non sono) rimborsabili. Affronta cose come i parcheggiatori, i film in camera e il Wi-Fi, il mini-bar, il check-in anticipato/ritardato, il lavaggio a secco dell’hotel, l’uso della piscina o della palestra, ecc.

Negoziare pacchetti con i fornitori preferiti che includano i servizi più desiderati, specialmente quelli più economici come la colazione gratuita) può rendere la prenotazione e il soggiorno più convenienti e confortevoli senza sforare il tuo budget. Specificare che i viaggiatori devono prenotare con gli hotel preferiti quando possibile, o usare uno strumento di prenotazione che selezioni automaticamente per questo.

Trasporto via terra. Questo dovrebbe coprire non solo i taxi, ma anche gli autobus, la metropolitana leggera, le metropolitane, i parcheggi, i pedaggi dei ponti o delle strade, ecc. Impostare una preferenza per utilizzare l’opzione meno costosa, ma permettere ai viaggiatori di considerare anche la convenienza e il tempo richiesto. L’efficienza genera anche dei risparmi. Affrontate anche i servizi condivisi – molti viaggiatori giovani ora gravitano su Airbnb, Lyft e Uber. Tuttavia, questi servizi sollevano preoccupazioni circa l’imprevedibilità e la responsabilità. Fornirete un rimborso chilometrico per la guida da e per l’aeroporto?

Spese rimborsabili. Fornire una lista di tutto ciò che l’azienda pagherà – per esempio, le spese per i bagagli, o certi tipi di intrattenimento per i clienti, o le spese di cancellazione (che non sono colpa del viaggiatore). Se possibile, negoziate l’eliminazione delle spese di cancellazione e di modifica dalle tariffe applicate dai fornitori preferiti.

Ma elencate anche le cose che non pagherete. Questo potrebbe includere:

• Sundries o vestiti comprati durante il viaggio (a meno che il bagaglio perso richieda una sostituzione immediata per andare avanti con gli incontri di lavoro, ecc.)
• Pulizia a secco
• Alloggio di animali domestici
• Assistenza ai bambini
• Uso della palestra o della piscina
• Parcheggio
• Addetti al tempo libero
• Re-spese di prenotazione o di cancellazione (dovute alla negligenza del viaggiatore stesso)

Questa lista è importante perché i viaggiatori possono presumere che voi pagherete i costi in cui incorrono, a meno che non sia stato chiaramente stabilito il contrario.

Processo di rimborso. La vostra politica dovrebbe spiegare quali spese richiedono ricevute (per esempio, tutto ciò che supera un certo importo in dollari). Se i viaggiatori usano una carta di credito aziendale, ci sono delle limitazioni? Spiegare anche il processo di presentazione della prova delle spese e quale documentazione è richiesta. Questo dovrebbe includere un calendario/scadenza, perché il vostro dipartimento finanziario non può fornire un accurato reporting mensile T&E senza dati di spesa tempestivi e completi.

È meglio richiedere le ricevute effettive della compagnia aerea e dell’hotel, piuttosto che copie dell’estratto conto della carta di credito della persona, perché avrete bisogno di informazioni dettagliate per il reporting e l’analisi del programma di viaggio. Volete anche essere sicuri che le spese dell’hotel non includano nessun add-on che non sia rimborsabile.

Chi riceve e approva le note spese? Ci sono prenotazioni o altre spese che richiedono una pre-approvazione? Spiega quando i dipendenti possono aspettarsi il loro rimborso. La tecnologia che permette la cattura digitale istantanea delle ricevute rende veloce e facile per i viaggiatori presentare informazioni più dettagliate sulle spese, dando alla vostra azienda più dati per valutare il vostro programma di viaggio.

Pasti. La maggior parte delle aziende trova che la politica dei pasti più semplice sia quella di specificare un importo per diem. In questo modo i viaggiatori possono decidere da soli come vogliono distribuire il costo nel corso della giornata. Se possono prenotare un hotel con colazione gratuita, tanto meglio. Assicuratevi di specificare anche se c’è un massimo (o altre limitazioni) associate all’intrattenimento dei clienti ai pasti o altro. Le bevande alcoliche saranno coperte? In quali circostanze? E per quanto riguarda le mance?

La diaria per i pasti riduce anche le scartoffie, dato che normalmente non sono richieste ricevute individuali. Assicuratevi di spiegare come trovare l’importo della diaria approvata per ogni città per viaggi nazionali o internazionali.

Obbligo di assistenza. Molte aziende richiedono ai viaggiatori di presentare una copia del loro itinerario e di dove alloggeranno prima di partire per un viaggio di lavoro. Tuttavia, dotando tutto il vostro team di una piattaforma digitale completa di travel management, i travel manager sapranno automaticamente lo stato di viaggio di ogni dipendente e come contattarlo.

La vostra policy dovrebbe spiegare cosa fare in caso di emergenza, che si tratti di un problema medico, di un disastro naturale, di disordini terroristici o locali, o di un errore legato al viaggio. Chi contattare e come. (Per esempio, la piattaforma di viaggio digitale di Lola.com mette l’aiuto dal vivo a portata di mano dei vostri viaggiatori, 24/7.)

Viaggio all’estero. Se il vostro personale viaggia all’estero, questa sezione della vostra politica dovrebbe includere informazioni su come contattare l’ambasciata statunitense locale. Dovreste anche fornire una formazione più ampia per questi viaggiatori sulla sicurezza personale e la sicurezza.

Tempo libero. La maggior parte delle aziende ora permette, o addirittura incoraggia, i viaggiatori ad aggiungere uno o più giorni per il riposo personale e il relax. Questo fa risparmiare soldi ai dipendenti per le mini-vacanze e sottolinea il valore del tempo libero. Se la vostra azienda lo permette, assicuratevi che la vostra politica di viaggio sia chiara su quali porzioni di spese i dipendenti devono pagare.

Premi di fedeltà. Siate molto chiari sul fatto che i dipendenti possono tenere le miglia e altri premi che guadagnano quando viaggiano per lavoro. La maggior parte delle aziende li conservava, per ridurre i costi T&E applicando i premi ai viaggi futuri. Tuttavia, questa non è più considerata una pratica favorevole ai dipendenti. La novità di viaggiare per lavoro si esaurisce rapidamente, e i frequenti viaggi fuori città logorano il viaggiatore e la sua famiglia. Il burnout e l’insoddisfazione sul lavoro sono conseguenze fin troppo reali che preoccupano i datori di lavoro.

Consentire alle persone di mantenere i loro premi è un modo semplice ma molto efficace per ringraziarle della loro disponibilità a fare il miglio extra (letteralmente) per far crescere la vostra azienda. Ancora meglio, incoraggiateli a prendersi del tempo libero e ad usare i loro premi per rilassarsi.

Piano di comunicazione. Se non commercializzate apertamente le politiche di viaggio al vostro personale, come faranno a sapere che esistono queste linee guida? Spiegate chiaramente gli elementi chiave di quando, dove e come, poi spiegate perché queste politiche sono importanti per i viaggiatori e per l’azienda nel suo complesso. Anche se il vostro piano di comunicazione non sarà tecnicamente parte della vostra travel policy, è un pezzo fondamentale se sperate di raggiungere gli obiettivi T&E.

C’è qualcosa che non può essere coperto da una travel policy?

Non proprio. Si può includere tutto ciò che si ritiene rilevante, e con tutti i dettagli che si desidera. Tuttavia, più lunghe e contorte diventano le vostre linee guida, meno probabilità ci sono che qualcuno le legga, e tanto meno che le segua. Limitatevi a ciò che è più importante e attenetevi all’essenziale in ogni categoria. I vostri impiegati vi ameranno per questo, e vi ripagheranno con la volontà di fare quello che chiedete.

Perciò, breve e dolce vince la giornata!

Una pagina dovrebbe essere sufficiente per colpire i punti salienti – voli, hotel, auto a noleggio, pasti, trasporto a terra. Naturalmente, avrete bisogno di creare una versione estesa che vada in maggiore dettaglio per le categorie principali, includa la lista completa di ciò che è e non è rimborsabile, ecc. e delinei come gestire le circostanze insolite. Anche così, questo non dovrebbe richiedere più di tre pagine circa. Pubblicatela sulla vostra intranet aziendale, usatela nelle sessioni di formazione e ricordate periodicamente ai dipendenti che la vostra azienda ha una politica di viaggio formale che tutti devono rispettare.

Semplice. Facile. Conveniente.

Come sviluppare una travel policy

Abbiamo notato prima che esempi di travel policy possono servire come modello per creare la propria. Ma non potete semplicemente riempire gli spazi vuoti, perché gli obiettivi e le esigenze di viaggio della vostra azienda sono unici per il vostro business. Quindi, come si fa a sviluppare la propria travel policy aziendale?

Iniziare con un’autovalutazione

Attualmente avete una travel policy che ha bisogno di essere migliorata (o completamente revisionata)? Se no, come state gestendo la pianificazione dei viaggi, le prenotazioni, i rimborsi spese, ecc. Chiedetevi:

• Perché le vostre persone viaggiano (conferenze, incontri con i clienti, ecc.)?
• Quanto spesso viaggiano?
• Dove vanno più spesso?

Ricercate le lacune nei vostri sforzi di travel management che devono essere colmate e dove le cose stanno funzionando bene, perché queste contribuiranno a definire le vostre policy. Per esempio:

• Immaginiamo che i vostri viaggiatori abbiano l’abitudine di prenotare viaggi aerei con voli rimborsabili più costosi, anche se i dati mostrano che raramente hanno bisogno di cancellare o riprogrammare. Una nuova politica che richieda prenotazioni non rimborsabili permetterebbe di risparmiare denaro.
• Per le vostre destinazioni più comuni, negoziare contratti con hotel specifici in quelle città piuttosto che accordi a livello di catena potrebbe servire meglio i viaggiatori e il vostro budget.
• I vostri viaggiatori usano la propria carta di credito o una carta aziendale (o entrambe) per pagare il viaggio?

Definire gli obiettivi del vostro programma di viaggio

Il viaggio è inutile e rappresenta un colossale spreco di denaro se non aiuta a raggiungere gli obiettivi aziendali generali e quelli del programma di viaggio. Probabilmente volete:

• Controllare i costi
• Mantenere le persone sicure e comode sulla strada
• Tenere traccia di loro mentre sono via
• Stabilire un efficiente, efficiente e accurato processo di invio/rimborso delle spese
• Raccogliere tempestivamente i dati T&E

Nel formulare le vostre politiche, considerate:

• Demografia dei viaggiatori: i vostri Baby Boomers avranno probabilmente aspettative diverse dai vostri Millennials, ed è necessario pianificare per questo, perché l’esperienza “migliore” non è uguale per tutti
• Bilanciare il risparmio sui costi con il disagio del viaggiatore per migliorare l’esperienza di tutti
• Risparmio sui costi
• Convenienza
• Facilità d’uso
• Cultura aziendale
• Responsabilità di assistenza
• Supporto al viaggiatore non urgente (voli cancellati, altri problemi legati al viaggio)
• Procedure da seguire per ogni categoria
• Come la tecnologia di gestione dei viaggi può supportare l’intero processo

Perché preoccuparsi di considerare tutti questi dettagli?

Sviluppare una travel policy che venga rispettata richiede un approccio olistico. Se non si riesce a farlo, si può arrivare alla frustrazione, alla mancanza di conformità, alla stanchezza, alla riduzione della produttività, all’insoddisfazione sul lavoro, a un maggiore turnover, alla diminuzione delle relazioni con i clienti, a costi più alti e a dati poco chiari sul programma di viaggio. Invece, le politiche che tengono conto delle sfide e dei bisogni di tutti coloro che sono coinvolti nel vostro programma di viaggio possono aumentare la conformità, il morale, la soddisfazione sul lavoro e le performance lavorative on-the-road (il vero motivo per cui le persone viaggiano).

Chi userà la vostra travel policy?

I viaggiatori sono i principali soggetti/beneficiari della vostra travel policy. Ma i viaggi interessano il personale di tutta l’organizzazione – travel manager, HR, operations, finanza, persino i capi reparto in alcune aziende – quindi le vostre politiche dovrebbero rispondere alle esigenze di tutti coloro che in qualche modo toccano il vostro programma di viaggio. Questo dimostra la leadership perché i dipendenti emulano i loro superiori, ed elimina anche l’attrito che naturalmente si crea quando i dipendenti sentono di essere stati divisi in classi o che qualcun altro sta ricevendo un trattamento preferenziale. Quando i leader seguono le stesse regole, si sottolinea l’importanza delle travel policy.

Come precauzione di sicurezza aziendale, molte aziende includono una politica che limita il numero di top executive che possono volare insieme.

Quanto deve essere severa la vostra travel policy?

Le linee guida che sono chiare e comunicate in modo efficace generano una conformità molto maggiore rispetto alle regole rigide. I dipendenti da cui ci si aspetta che usino il loro cervello e il loro buon senso in tutte le altre circostanze legate al lavoro, non sopportano di essere trattati in modo inflessibile quando si tratta di viaggi. Si ribelleranno. Quindi pensate a:

• Quanto è rigida la vostra azienda in generale? Le politiche di viaggio dovrebbero riflettere la vostra cultura aziendale.
• Ragionevolezza – per esempio, a che punto ha più senso permettere ai viaggiatori di passare alla business class quando prenotano un volo?
• Opzioni che forniscono libertà di scelta. La libertà di scelta è un continuum, quindi non c’è un giusto o sbagliato qui. Ma dare ai viaggiatori una gamma di scelte per voli, hotel e pasti migliora la conformità e il morale.
• Molto importante di questi tempi: permetterete ai dipendenti di espandere i viaggi di lavoro in esperienze di svago? Se è così, dovrete specificare quali spese l’azienda non pagherà.

Le politiche rigide possono sembrare la cosa più probabile per assicurare la conformità, ma in realtà hanno più probabilità di generare ribellione. Alla fine, la chiave per la felicità dei dipendenti è una politica di viaggio che copre tutto l’essenziale, ma non è così complessa che nessuno vuole leggerla, figuriamoci seguirla. Qualsiasi politica si crei, bisogna assicurarsi che tutti sappiano che esiste, dove accedere facilmente e come seguirla.

Campione di politiche di viaggio

Cosa separa le buone politiche di viaggio da quelle cattive? Ecco la cartina di tornasole definitiva: controlla i costi, assicura la migliore esperienza possibile ai viaggiatori e fornisce i dati necessari per una gestione dei viaggi di successo?

Le cattive politiche sono abbastanza facili da individuare.

• Sono sovraccariche di inutili minuzie. Anche nel documento “corso completo” che copre i “what-if” e i dettagli più fini di alcune politiche, troppe cose sono schiaccianti.
• Sono superate. Nell’ambiente di viaggio in rapida evoluzione di oggi, questo potrebbe non durare a lungo, ed è per questo che la revisione e il ritocco regolari sono così importanti. Se la vostra travel policy è irrilevante, nessuno vi presterà attenzione.
• Non forniscono un margine di manovra realistico. Le linee guida per i prezzi troppo bassi sono destinate a far prenotare ai dipendenti alloggi poco raccomandabili. Restrizioni di tariffe aeree troppo economiche sono destinate a provocare scali maggiori o più lunghi, costi eccessivi per le tasse sui bagagli, ecc.
• Dare poca importanza alle vostre responsabilità di cura. Se non sapete dove sono i vostri dipendenti quando sono in viaggio, non potete comunicare con loro o aiutarli quando ne hanno bisogno.
• Resistete alla vecchia scuola di reporting delle spese di viaggio, richiedendo ricevute cartacee e così via, che fanno perdere tempo e invitano agli errori e alle omissioni che derivano dall’inserimento e dalla trascrizione manuale. Questo non è solo una frustrazione per i viaggiatori e per il vostro dipartimento di contabilità, ma assicura virtualmente che tutte le informazioni non saranno ricevute in modo tempestivo, alterando il reporting di bilancio e ostacolando la capacità dell’azienda di prendere decisioni di business rapide e valide.
• Obbligare i dipendenti a consegnare all’azienda i premi relativi ai viaggi. Anche se questo può aiutare a compensare i costi di T&E, i benefici aziendali saranno cancellati dagli effetti negativi sul morale dei dipendenti. Viaggiare non è divertente. Lasciare che tengano i premi è un modo semplice per far sapere alle persone che apprezzate i loro sacrifici.

Le cattive politiche sono vaghe, ingombranti e inefficaci. Ma le vostre non lo saranno se seguite questi principi:

• Spiegate chiaramente cosa volete che i viaggiatori facciano – o non facciano. Non puoi rimproverarli per aver fatto la cosa sbagliata se non sanno che è sbagliata. Per esempio, quando è giusto fare l’upgrade dei voli, delle camere o dei pasti?
• Le buone policy sono supportate da una tecnologia che collega tutti coloro che all’interno della vostra organizzazione hanno a che fare con i viaggi in qualche modo e dà loro le informazioni di cui hanno bisogno, subito. In questo modo, seguire le politiche può essere indolore ed efficiente, sia che si tratti di prenotare, monitorare o gestire il budget.
• Migliorate continuamente le vostre politiche con una valutazione continua di rilevanza ed esperienza. Migliorate continuamente l’amministrazione dei viaggi utilizzando metriche che sono strategicamente allineate con il vostro business e i vostri obiettivi di viaggio. Dati profondi e puntuali supportano la pianificazione e il budgeting a lungo termine, ma dovrebbero anche darvi visibilità in tempo reale sul vostro programma di viaggio mentre si svolge.
• Sollecitate l’input di tutti i soggetti coinvolti. Non si possono “considerare” le esigenze o le sfide degli stakeholder senza sentire direttamente da loro. Le loro prospettive sui viaggi possono essere molto diverse. Inoltre, le persone che si sentono ascoltate sono più inclini a sostenere la policy che create.
• Consentite ai viaggiatori di adattare il più possibile le prenotazioni alle loro preferenze personali.
• Rendete i documenti della travel policy disponibili via intranet e il vostro riassunto di una pagina disponibile sulla vostra piattaforma mobile, in modo che l’accesso sia facile e veloce ovunque. Se le persone devono cercare le risposte, non lo faranno. Una piattaforma di gestione viaggi mobile-friendly fornisce un accesso 24/7 per tutti.
• Includete una componente di educazione/formazione che non solo delinea le linee guida stesse, ma spiega il ragionamento che c’è dietro. Conoscere il “perché” aiuta i dipendenti a capire come i loro viaggi impattano e contribuiscono all’azienda (dal punto di vista finanziario e delle performance), il che motiva la volontà di conformità.

Studi hanno dimostrato che coloro che hanno più familiarità con le travel policy della loro azienda sono più propensi a seguirle. I travel manager intelligenti non solo “commercializzano” la loro travel policy agli utenti interni attraverso la formazione continua e i promemoria, ma utilizzano tattiche divertenti come i concorsi per evidenziare gli elementi chiave della policy e celebrare il successo nel raggiungimento degli obiettivi T&E.

Quanto margine di manovra dovrebbe avere una travel policy?

I dipendenti non sono robot. Sono persone individuali, quindi ogni dipendente è diverso. Offrire flessibilità all’interno delle linee guida dimostra che vi preoccupate di queste differenze individuali, non solo della linea di fondo. Volete che i dipendenti si sentano sicuri e a proprio agio in viaggio.

Il modo più semplice per offrire un margine di manovra è quello di adottare una piattaforma di gestione dei viaggi aziendali che setacci automaticamente le opzioni e presenti ai vostri viaggiatori delle scelte che si adattano alle vostre linee guida. Possono scegliere ciò che funziona meglio per loro tra le opzioni senza chiedersi se stanno prenotando in modo appropriato.

Considerate come volete gestire i servizi condivisi. Questo è un esempio perfetto di come le tendenze di viaggio cambiano e influenzano direttamente i viaggi d’affari e le vostre politiche. Non molti anni fa, Lyft, Uber e Airbnb non erano nemmeno sul vostro radar. Ora, molti dei tuoi dipendenti (soprattutto se sono più giovani) potrebbero preferire queste opzioni. I servizi condivisi possono far risparmiare denaro e piacere ad alcuni viaggiatori, ma presentano anche nuove sfide quando si tratta di sicurezza dei viaggiatori. La vostra politica dovrebbe affrontare e chiarire questi problemi.

Resistete alla tentazione di includere ogni piccola cosa

Abbiamo notato prima che potete includere qualsiasi cosa vogliate, in qualsiasi quantità di dettagli, nella vostra travel policy. Tuttavia, abbiamo anche notato che il volume è direttamente correlato alla mancanza di interesse e di conformità, quindi lasciarsi trasportare è controproducente. Inoltre, ci sono così tante variabili e sfide e “what-ifs” comunemente associati ai viaggi d’affari, che potreste non finire mai di comporre la vostra travel policy. Quindi, piuttosto che chiedere cosa non deve essere incluso, rivediamo i principali must-have:

• Rilevanza su misura per l’azienda – rivedere esempi di travel policy per avere idee è un buon risparmio di tempo, ma non includere nulla nella tua versione che non si applichi specificamente alla tua azienda.
• Premi e benefici per i viaggiatori, così come la guida (bleisure, mantenimento delle miglia e dei punti guadagnati, ecc.)

La maggior parte delle aziende risolve l’enigma di cosa includere creando una versione completa della loro travel policy che dettaglia processi e procedure, affronta le circostanze insolite, e stabilisce chi è responsabile della riapprovazione di esigenze di viaggio insolite o fuori dalla policy. Poi creano un foglio unico per l’uso quotidiano che copre i punti chiave sulla prenotazione e la segnalazione delle spese. In questo modo, i dipendenti e i travel manager hanno tutte le informazioni quando servono, ma nessuno è impantanato nelle minuzie.

Conclusione

I travel manager spesso si lamentano che i dipendenti non seguono le regole. Tuttavia, con una politica ben ponderata e progettata per soddisfare le esigenze chiave di tutti, è facile rispettare le regole. Sostenetelo con l’accessibilità, una formazione approfondita e continui promemoria, e potrete sostituire la frustrazione e la spesa eccessiva con la felicità e la prevedibilità.

Infatti, più dipendenti capiscono il ragionamento dietro le politiche, più è probabile che le seguano. Sanno che le vostre regole non sono arbitrarie, ma formulate per beneficiare loro e l’azienda. Restando all’interno delle linee guida, i viaggiatori possono diventare stakeholder più forti e più impegnati nel business e nel successo finanziario dell’azienda.