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Non tutti i datori di lavoro forniscono ai dipendenti le ferie, ma per quelli che lo fanno è saggio avere una politica chiara e ben applicata in atto per evitare confusione e aiutare i dipendenti a capire quali passi devono essere seguiti per utilizzare il loro tempo libero. Se i datori di lavoro decidono di fornire ferie, devono assicurarsi di farlo in modo uniforme e applicare le stesse regole a ogni dipendente. Le politiche scritte sulle ferie sono il modo più semplice per comunicare i requisiti per assentarsi dall’ufficio e per esprimere senza mezzi termini quali sono le responsabilità dei dipendenti per il loro tempo trascorso fuori, cioè, se hanno bisogno di trovare un sostituto per i loro compiti o programmare il loro tempo in un certo modo.
Eligibilità per le ferie
I datori di lavoro non sono tenuti a offrire ferie. Tuttavia, per quelli che lo fanno, un buon inizio per qualsiasi politica sulle ferie è definire quali dipendenti hanno diritto alle ferie. Per esempio: i dipendenti full-time e part-time ricevono giorni di ferie? I dipendenti devono essere impiegati per un certo numero di mesi prima di ricevere i giorni?
Accumulo di ferie
Dopo aver definito chi ha diritto alle ferie, il passo successivo è quello di definire come si guadagnano le ferie. Una politica potrebbe prevedere che le ferie maturino alla data di anniversario dell’assunzione del dipendente o che si maturino tre ore di ferie per periodo di paga.
Se la maturazione varia per diversi tipi di dipendenti, la politica dovrebbe spiegare chiaramente i diversi tassi. Per esempio, i dipendenti a tempo pieno potrebbero ricevere tre ore di ferie per periodo di paga, mentre i dipendenti part-time potrebbero ricevere solo due ore di ferie per periodo di paga.
Quando si scrive una politica, il datore di lavoro dovrebbe tenere a mente che accumulare giorni di ferie non è lo stesso che guadagnare le ferie. Per esempio, una politica particolare potrebbe permettere la maturazione di 40 ore di ferie, ma anche fornire che le ore di ferie non utilizzate non saranno pagate al momento della cessazione del rapporto di lavoro.
Prendere le ferie
Dopo che il “chi” e il “come” di guadagnare le ferie è stato spiegato, una politica dovrebbe coprire con quale metodo le ferie devono essere riscosse. Una politica sulle ferie può porre delle limitazioni su quando i dipendenti possono prendere una vacanza e può richiedere un preavviso e l’approvazione del datore di lavoro. Per esempio, una politica sulle ferie potrebbe richiedere ai dipendenti di prendere le ferie durante la chiusura annuale dello stabilimento o solo con un preavviso di quattro settimane.
Esempio di politiche
La prima politica qui sotto è una politica di uso generale che può essere facilmente adattata per rivolgersi alla maggior parte degli uffici. E’ inclusa anche una politica basata su una maturazione massima, e una politica basata su una maturazione annuale.
POLITICA ESEMPIO
La politica della società ABC è quella di fornire ad ogni dipendente a tempo pieno delle ferie su base periodica. La quantità di ferie a cui un dipendente ha diritto è determinata dall’anzianità di servizio del dipendente alla data del suo anniversario di lavoro. Per i dipendenti a tempo pieno, le ferie maturano come segue:
1. Alla fine del primo anno di servizio, una settimana, o 40 ore, di vacanza.
2. Due anni o più ma meno di cinque anni di servizio, due settimane o 80 ore di ferie all’anno.
3. Cinque anni o più ma meno di 10 anni di servizio, tre settimane o 120 ore di ferie all’anno.
4. Dieci anni o più di servizio, quattro settimane, o 160 ore, di ferie all’anno.
I dipendenti regolari a tempo parziale guadagnano le ferie alla data del loro anniversario di lavoro nella proporzione che il loro numero di ore normalmente programmate porta a 40 alla settimana. Per esempio, un dipendente regolare a tempo parziale che di solito lavora 20 ore alla settimana guadagnerebbe 20 ore di ferie al completamento del suo primo anno di servizio.
Le ferie non si accumulano tra le date di anniversario del lavoro e non possono essere prese fino a quando non sono guadagnate. Le ferie devono essere utilizzate nell’anno di anniversario dopo il quale sono state guadagnate e non possono essere riportate oltre la data dell’anniversario successivo del dipendente. Per esempio, un dipendente con due settimane di ferie alla data del suo terzo anniversario deve utilizzare le due settimane prima del suo quarto anniversario. Se un dipendente non riesce a prendere le sue ferie guadagnate prima della data di anniversario del dipendente in violazione di questa politica, il dipendente non guadagnerà ulteriori ferie fino a quando le ferie non saranno state prese.
Le ferie guadagnate devono essere prese. I dipendenti non hanno diritto a una retribuzione al posto di prendere le ferie.
POLITICA DI VACANZA (accumulo massimo)
Il nostro “anno di vacanza” è basato sull’anno. Questo significa che l’anno di vacanza inizia il .
I dipendenti a tempo pieno maturano le ferie al tasso stabilito nella seguente tabella:
Anni di servizio
Ore di ferie maturate per periodo di paga
Tasso di maturazione
0 a __
__ giorni all’anno
__ fino a __
__ giorni all’anno
__ giorni all’anno
La quantità massima di ore di ferie che maturate è determinata dal vostro tasso di maturazione. Una volta raggiunto il massimo, ulteriori accumuli cesseranno fino a quando le ore di ferie saranno prese e scenderanno al di sotto del massimo consentito. Non maturerete ferie durante i congedi non pagati.
OPPURE
OPPURE
Si prega di notificare al vostro supervisore con il maggior anticipo possibile il momento in cui desiderate prendere le ferie. Le richieste di ferie programmate devono essere presentate per iscritto. Le richieste di ferie non programmate devono essere conformi alle procedure di chiamata della Società, come stabilito nella Politica delle presenze. Per garantire che le esigenze operative e di personale della nostra Società siano soddisfatte in ogni momento, la Società si riserva il diritto di concedere le richieste di ferie a sua discrezione. Anche se approvate, le richieste di ferie non programmate possono non essere necessariamente giustificate ai fini della politica delle presenze.
Tu non sarai pagato per tutte le ferie non utilizzate e maturate al momento della cessazione del rapporto di lavoro.
POLITICA DI VACANZA (maturazione annuale)
Il nostro “anno di vacanza” è basato sull’anno. Questo significa che l’anno di vacanza inizia il .
Tutti i dipendenti regolari a tempo pieno hanno diritto a maturare fino a __ giorni di ferie pagate durante il primo anno di lavoro. Questi giorni di ferie pagate sono accumulati su una base proporzionale – cioè, accumulerete un giorno di ferie pagate per ogni ___ mesi di servizio ininterrotto. Dopo di che, accumulerete ferie secondo il seguente programma:
a. __ giorni per anno di servizio per gli anni da __ a ___ di impiego continuo.
b. __ giorni per anno di servizio per gli anni da __ a ___ di impiego continuo.
c.
Non maturerete ferie durante i congedi non retribuiti.
O
O
Si prega di comunicare al vostro supervisore con il maggior anticipo possibile il periodo in cui desiderate prendere le ferie. Le richieste di ferie programmate devono essere presentate per iscritto. Le richieste di ferie non programmate devono essere conformi alle procedure di chiamata della Società, come stabilito nella Politica delle presenze. Per garantire che le esigenze operative e di personale della nostra Società siano soddisfatte in ogni momento, la Società si riserva il diritto di concedere le richieste di ferie a sua discrezione. Anche se approvate, le richieste di ferie non programmate possono non essere necessariamente giustificate ai fini della Politica sulle presenze.
Le verranno/non verranno pagate tutte le ferie non utilizzate e maturate al momento della cessazione del rapporto di lavoro.