Per quanto sia un luogo comune per i segretari del consiglio di amministrazione prendere il verbale di una riunione, potrebbe sorprendervi sapere che i consigli di amministrazione non sono legalmente tenuti a prendere i verbali per tutti. Prendere i verbali delle riunioni del consiglio è diventata una buona pratica per un sacco di ragioni di buon governo.
Template per i verbali delle riunioni
I membri delle organizzazioni hanno il diritto di ottenere alcuni documenti aziendali come i rapporti finanziari e i verbali delle riunioni. Ancora più importante, gli amministratori hanno doveri legali e fiduciari, quindi è importante avere una registrazione delle azioni che il consiglio ha preso durante le riunioni.
Inoltre, i verbali delle riunioni del consiglio servono come guida per il consiglio mentre pianificano e prendono decisioni strategiche. Prendere i verbali delle riunioni del consiglio usando un formato e un modello specifico serve anche come protezione legale per il consiglio e l’organizzazione.
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Quali informazioni devono registrare i segretari del consiglio?
La migliore fonte che i segretari del consiglio possono utilizzare come guida per la registrazione dei verbali del consiglio è il Regolamento d’Ordine di Robert.
I verbali del consiglio dovrebbero includere una panoramica di ciò che è avvenuto durante la riunione, senza essere eccessivamente prolisso. Il segretario dovrebbe documentare la data, l’ora e il luogo della riunione e se si tratta di una riunione regolare o speciale.
Il verbale dovrebbe anche includere una lista del presidente, degli amministratori, del personale, degli ospiti e di qualsiasi altro partecipante. Non è necessario designare la percentuale di membri presenti che costituiscono un quorum. Il segretario deve solo documentare se il quorum esiste o meno.
Il verbale deve includere una dichiarazione che indichi se il verbale della riunione precedente è stato letto e approvato. La parte più importante del verbale è documentare una dichiarazione accurata di tutte le azioni che i membri del consiglio hanno preso durante la riunione.
Registro della riunione del consiglio: Cosa non registrare
E’ essenziale che i segretari del consiglio capiscano che fare il verbale non equivale a registrare le discussioni alla lettera. Non solo questo rende il lavoro del segretario difficile, ma la maggior parte dei rappresentanti legali lo sconsigliano.
I verbali delle riunioni del consiglio non dovrebbero essere letti come un manoscritto. Invece, dovrebbero servire come una registrazione accurata e generale delle azioni del consiglio. I verbali del consiglio dovrebbero riflettere il nome dei membri che fanno e sostengono una mozione. Per quanto riguarda le discussioni successive, i verbali dovrebbero includere i principali argomenti a favore o contro la mozione, senza fare nomi. Includere troppe informazioni nei verbali del consiglio potrebbe indurre i membri del consiglio a trattenere le idee durante le discussioni del consiglio.
C’è un rischio legale nell’includere troppe informazioni nei verbali del consiglio. I segretari del consiglio devono essere consapevoli che i verbali del consiglio servono come documentazione legale e possono essere usati in tribunale. Le discussioni e le citazioni dirette dei membri del consiglio potrebbero essere male interpretate dai tribunali molti anni dopo, quando i membri del consiglio potrebbero aver dimenticato il contesto in cui hanno parlato. Gli avvocati esamineranno i verbali del consiglio per cercare i punti deboli della parte avversa. Le dichiarazioni nei verbali possono essere estrapolate dal contesto in modi che potrebbero danneggiare la reputazione di un’organizzazione o creare indebite responsabilità legali.
Le organizzazioni non profit devono prendere nota del D.C. Code §29-406.24, che afferma che si presume che tutti i membri del consiglio di amministrazione acconsentano alle azioni che i loro consigli prendono. Per questo motivo, i segretari del consiglio dovrebbero annotare nel verbale che uno o più membri si sono opposti ad un’azione presa con il voto dell’intero consiglio.
Quali sono le migliori pratiche per i verbali delle riunioni del consiglio?
Il formato esatto dei verbali delle riunioni del consiglio varia a seconda dell’organizzazione, anche se le migliori pratiche di governance indicano che tutti i verbali delle riunioni dovrebbero contenere alcune informazioni di base. Le migliori pratiche incoraggiano anche i consigli ad essere coerenti nel loro metodo di reporting in modo che le informazioni siano affidabili.
I verbali del consiglio dovrebbero documentare con attenzione tutte le decisioni prese dal consiglio, insieme ad eventuali passi successivi. I verbali servono anche come registrazione ufficiale per identificare e tracciare le azioni da intraprendere.
Le dichiarazioni dovrebbero essere brevi e concise. Come minimo, i verbali dovrebbero includere le seguenti informazioni:
- Data, ora e luogo
- Ora in cui la riunione è stata chiamata all’ordine e aggiornata
- Nomi dei partecipanti e degli assenti
- Correzioni ed emendamenti ai verbali delle riunioni precedenti
- Aggiunte all’ordine del giorno
- Stato del quorum
- Mozioni prese o annullate
- Voto che ci sono state mozioni e secondi, insieme all’esito della votazione
- Azioni concordate
- Nuove questioni
- Discussione aperta e partecipazione
- Data e ora della prossima riunione
Il segretario del consiglio svolge un ruolo cruciale nella registrazione dei verbali del consiglio. Per questo motivo, è importante che i segretari del consiglio facciano più che presentarsi ad una riunione con carta e penna. Un po’ di pianificazione da parte del segretario, compreso l’utilizzo di un modello per i verbali delle riunioni del consiglio, renderà il lavoro molto più facile.
Preparazione per i segretari del consiglio: Usare un modello per le riunioni del consiglio
Il segretario del consiglio e il presidente del consiglio dovrebbero trovare un accordo su ciò che deve essere incluso nel verbale del consiglio. Dovrebbero anche raggiungere un accordo su ciò che non dovrebbe essere registrato per proteggere il consiglio e i suoi amministratori da responsabilità legali.
I segretari del consiglio possono prepararsi per le riunioni esaminando i formati dei verbali delle riunioni passate e utilizzando modelli di verbali di riunioni del consiglio. I modelli avranno aree per riempire le informazioni pertinenti come la data, l’ora e i punti regolari dell’ordine del giorno, con flessibilità per aggiungere nuovi punti. Prima di ogni riunione, il segretario dovrà ottenere dal presidente del consiglio informazioni sui partecipanti, sugli ospiti e su eventuali oratori o presentazioni speciali. Il segretario vorrà anche rivedere i verbali delle riunioni precedenti e raccogliere tutti i documenti per la riunione. Infine, il segretario lavorerà con il presidente del consiglio per impostare e solidificare l’ordine del giorno.
Alcune parole finali sui verbali del consiglio
I modelli e i formati sono strumenti essenziali per i segretari del consiglio. Perché non usarli per togliere gran parte del lavoro dalla registrazione dei verbali del consiglio? Una buona regola per i verbalizzanti è quella di registrare una dichiarazione per ogni azione del consiglio per evitare di essere troppo prolissi.
Spero che i verbali del consiglio non saranno mai presentati come prova in un tribunale. Se lo saranno, tuttavia, utilizzando questi strumenti, il vostro consiglio può essere certo che i verbali riflettano accuratamente gli affari del consiglio.