È un principio fondamentale del business – prima di poter fare soldi bisogna capire come spenderli. Redigere un budget è un modo chiave per aiutarvi a trasformare i vostri sogni di successo in realtà. Usando questo strumento vitale, è possibile tenere traccia dei contanti a portata di mano, delle spese aziendali e delle entrate di cui avete bisogno per mantenere la vostra attività in crescita – o almeno a galla. Impegnando questi numeri su carta, le vostre possibilità di avere successo con il vostro business sono aiutate dall’anticipare le necessità future, le spese, i profitti e il flusso di cassa. Può anche permettervi di individuare i problemi prima che diventino funghi, in modo da poter cambiare marcia.
“È come una tabella di marcia per la vostra azienda”, dice Victor Butcher, di Butcher Financial Services a Memphis, Tennis, un ex presidente della Tennessee Society of Certified Public Accountants’ Memphis Chapter che consiglia le piccole imprese. “Al contrario, se non si ha la disciplina di sedersi e mettere insieme un bilancio aziendale, si può non avere una visione di come il proprio business sta andando di anno in anno, se ci sono tagli che si possono fare per migliorare le prestazioni e se si hanno i fondi necessari per acquistare nuove attrezzature – siano esse computer, camion, macchinari o una nuova fabbrica. “È come essere in una macchina senza una mappa o un sistema GPS”, dice Butcher. “Le pagine seguenti spiegheranno in dettaglio perché il vostro business ha bisogno di un budget, quali componenti dovreste includere in un budget, e come iniziare a redigere un budget, e come usare il budget per migliorare le prestazioni del vostro business.
Perché il vostro business ha bisogno di un budget
La linea di fondo sul perché redigere un budget per il vostro business è che vi aiuterà a capire quanti soldi avete, quanto avete bisogno di spendere, e quanto avete bisogno di portare per raggiungere gli obiettivi del business. Ma ci sono anche altre ragioni. I banchieri e altri finanziatori potrebbero voler vedere un bilancio quando si chiede un prestito. Anche i dipendenti dovrebbero essere al corrente del budget in modo che capiscano dove sta andando l’azienda e siano motivati a lavorare di più. “Sarebbe stupido non condividerlo con i dipendenti. Tutti dovrebbero sapere qual è l’obiettivo dell’azienda. È un obiettivo di gruppo”, dice Butcher. “Non aspettatevi che il vostro staff raggiunga i vostri obiettivi se non sanno quali sono.”
I budget possono anche aiutarvi a minimizzare i rischi per la vostra azienda. Un budget dovrebbe essere creato prima di firmare un nuovo contratto di locazione o investire in nuovi macchinari o attrezzature. È meglio scoprire che non ci si può permettere un nuovo spazio per uffici prima di impegnarsi a spendere una certa somma di denaro ogni mese. Secondo la U.S. Small Business Administration, un budget può essere usato per indicare alcune delle seguenti cose:
– I fondi necessari per la manodopera e/o i materiali.
– Per un nuovo business, i costi totali di avviamento.
– I vostri costi di gestione.
– Le entrate necessarie per sostenere il business.
– Una stima realistica dei profitti attesi.
Potete usare queste informazioni per aggiustare i vostri piani o le aspettative andando avanti. Un budget di 12 mesi può essere aggiornato con le spese e le entrate effettive ogni mese, in modo da sapere che siete sulla buona strada. Se stai mancando gli obiettivi stabiliti nel tuo budget, puoi usare il budget per risolvere i problemi, capendo come puoi ridurre le spese come la manodopera o i nuovi computer, aumentare le vendite con un marketing più aggressivo, o abbassare le tue aspettative di profitto.
Componenti di un budget
Un budget dovrebbe includere le tue entrate, i tuoi costi, e – cosa più importante – i tuoi profitti o il flusso di cassa in modo che tu possa capire se ti sono rimasti dei soldi per miglioramenti o spese di capitale. Un budget dovrebbe essere tabulato almeno annualmente. La maggior parte dei bilanci annuali sono anche divisi in 12 mesi, con colonne vuote accanto alle vostre stime da riempire con i vostri risultati effettivi man mano che l’anno procede. Potresti voler consultare un commercialista per preparare un budget, ma potrebbe anche essere qualcosa che puoi fare da solo con un software finanziario per piccole imprese e/o alcuni dei fogli di lavoro e modelli di budget gratuiti disponibili online (vedi Risorse raccomandate qui sotto.)
Qui è come la SBA definisce i componenti di base del budget:
Vendite e altre entrate – Queste cifre sono la “pietra angolare” di un budget. Cercate di fare queste stime il più accurate possibile, ma se proprio dovete, sbagliate ad essere conservatori. “Tutti vorrebbero vedere le vendite raddoppiare ogni anno, ma le probabilità che ciò accada sono molto improbabili”, dice Butcher. La migliore base per le vostre proiezioni di fatturato sono le cifre di vendita effettive dell’anno scorso. Se stai appena iniziando, si spera che tu abbia fatto le tue ricerche chiedendo ad altri uomini d’affari nel tuo stesso campo, usando la conoscenza del campo che avevi in un lavoro precedente, e/o facendo ricerche di mercato.
Costi e spese totali – Ora che hai fatto le tue stime di vendita, puoi arrivare a cifre su quanto costerà alla tua azienda guadagnare quelle entrate. Questi possono essere complicati perché a volte variano a causa dell’inflazione, dell’aumento dei prezzi e di altri fattori. I costi possono essere divisi in categorie: fissi, variabili e semi-variabili.
– I costi fissi sono quelle spese che rimangono le stesse, sia che le vendite aumentino o diminuiscano. Alcuni esempi sono l’affitto, i mobili in leasing e l’assicurazione.
– I costi variabili sono correlati ai volumi di vendita. Questi includono il costo delle materie prime necessarie per fare i prodotti, l’inventario e il trasporto.
– I costi semi-variabili sono costi fissi che possono essere variabili quando sono influenzati dal volume di affari. Questi possono includere stipendi, telecomunicazioni e pubblicità.
Profitti – Ammettiamolo: sei in affari per fare un profitto sul tuo investimento e lavoro. Stimi questa cifra sottraendo i tuoi costi dalle tue entrate. Lo SBA consiglia di controllare con le associazioni di categoria, i contabili o i banchieri per assicurarsi che stai ottenendo un profitto appropriato dal tuo business. Una volta che avete le stime dei profitti, potete anche iniziare a pianificare se potete acquistare nuove attrezzature, spostarvi in una sede più grande, aggiungere personale, o dare ai vostri impiegati bonus o aumenti. Il bilancio dovrebbe funzionare secondo le equazioni matematiche di base – o “vendite = costo totale + profitto” o “vendite – costo totale = profitto.”
Come redigere un bilancio aziendale
Eseguire un bilancio è più facile se ne hai scritto uno l’anno precedente. Quelle proiezioni, insieme alle cifre reali di entrate e uscite che avete realizzato, formano la base delle vostre stime per l’anno successivo. Ma se state leggendo questo articolo, è probabile che non abbiate mai scritto un bilancio per la vostra azienda. In questo caso, continuate a leggere.
Target delle vostre vendite e dei vostri profitti. Iniziare sviluppando un obiettivo per le tue entrate di vendita, consiglia SCORE, un gruppo no-profit con 370 capitoli che è dedicato ad aiutare gli imprenditori e le piccole imprese a formare, crescere e avere successo. Per un’impresa in fase di avvio, iniziate a stimare quale tipo di profitto realistico vorreste vedere nel prossimo anno. Se siete in affari da un po’, prendete i rendiconti finanziari più recenti della vostra azienda – siano essi generati da un libro mastro o da un programma informatico – e usateli come base per sviluppare i vostri obiettivi di vendita e profitto. La ragione per cui iniziate con le vendite e/o i profitti è che queste informazioni guideranno il resto delle vostre stime per i costi, le spese e le spese di capitale. Prendete in considerazione i fattori che potrebbero influenzare i vostri numeri di vendita – come l’economia o la perdita di un cliente importante – ma non preoccupatevi troppo perché il principio di base del budgeting è che le cifre non saranno mai esatte.
Calcolate le spese operative. Un buon punto di partenza, ancora una volta, sono i rendiconti finanziari. Questi rendiconti dovrebbero includere una lista dettagliata delle spese fisse e variabili sostenute durante l’anno, compresi stipendi e salari, affitto, spese postali, ricerca, viaggi, utenze, tasse, ecc. Se hai appena iniziato, dovrai fare un brainstorming per assicurarti di tenere conto di tutti i costi che dovrai sostenere.
Costruisci il margine di profitto lordo. Di nuovo, questo è molto più facile se sei in affari da un po’. In questo caso, stimate il costo dei vostri beni venduti (inventario iniziale, beni acquistati o fabbricati, spese di spedizione, ecc.) e sottraetelo dalle vostre entrate complessive di vendita, consiglia SCORE.
Prendetevi del tempo per riaggiustare le cifre. Date le stime delle vendite e delle spese, molto probabilmente vorrete tornare indietro e riaggiustare le vostre stime per raggiungere i vostri obiettivi di profitto. Questo può significare che l’anno prossimo acquisterete meno forniture nuove o dovrete aggiungere due nuovi dipendenti. Tenete conto di questi costi aggiustati e o risparmi e fate di nuovo i conti. Potrebbe essere necessario mordere il proiettile e andare da un contabile o un consulente aziendale per un aiuto con le cifre del budget. In entrambi i casi, ricorda che è importante usare cifre realistiche in modo che il tuo budget possa aiutarti a guidare il tuo business. Ricorda che il bilancio non è una scienza esatta. “Un budget funziona sul senso comune”, dice Butcher. “Se l’anno scorso hai fatto 100.000 dollari di entrate, il senso comune indica che l’anno prossimo non farai un milione. È meglio stimare tra gli 80.000 e i 120.000 dollari”. Ma siate pronti a fare aggiustamenti al vostro budget man mano che l’anno procede. Potreste aver fissato le vostre cifre di vendita troppo alte quando il crollo economico colpisce il vostro business. O, al contrario, potreste trovare un cliente che raddoppia il vostro business.
Risorse consigliate: