Lo scopo del modulo W-9

Le aziende usano il modulo IRS W-9, Richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione, per ottenere informazioni dai fornitori che assumono come appaltatori indipendenti (chiamati anche freelance).Quando un’azienda paga un appaltatore di 600 dollari o più durante un anno fiscale, deve segnalare questi pagamenti all’Internal Revenue Service (IRS), utilizzando una dichiarazione informativa chiamata modulo 1099-MISC. Le aziende utilizzano il nome, l’indirizzo e il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione fiscale che gli appaltatori forniscono sul modulo W-9 per completare questa dichiarazione informativa. Né il mittente né il destinatario devono inviare una copia all’IRS.

Le aziende che assumono appaltatori indipendenti non trattengono l’imposta sul reddito o pagano le tasse Medicare o di sicurezza sociale per i loro appaltatori indipendenti, come fanno per i loro dipendenti. Invece, gli appaltatori sono responsabili di questi obblighi. Tuttavia, l’IRS vuole ancora sapere quanto questi appaltatori hanno ricevuto per assicurarsi che paghino le tasse dovute, e usa il modulo 1099-MISC per raccogliere queste informazioni. Le aziende non inviano il modulo W-9 all’IRS.

Informazioni necessarie sul modulo W-9

Il modulo W-9 chiede il nome del contraente indipendente, la ragione sociale (se diversa), l’entità aziendale (ditta individuale, partnership, C corporation, S corporation, trust/estate, limited liability company, o “altro”) e il numero di identificazione fiscale dell’azienda (o il numero di previdenza sociale, per le imprese individuali che non usano un numero di identificazione fiscale separato).

Il modulo W-9 chiede anche alla persona che lo compila di certificare che non sono soggetti a ritenuta d’acconto. La maggior parte dei contribuenti non lo sono, ma se lo sono, l’azienda che assume l’appaltatore indipendente dovrà trattenere l’imposta sul reddito dalla paga dell’appaltatore ad un tasso forfettario del 24% (per gli anni fiscali 2018-2025) e inviarla all’IRS.

Poiché il modulo W-9 richiede di elencare un codice fiscale o un numero di previdenza sociale, sia la persona che lo compila che l’azienda che riceve il modulo compilato devono custodirlo con attenzione durante la trasmissione e dopo la ricezione per proteggersi dal furto di identità.

Quando non si dovrebbe compilare un W-9

Un appaltatore indipendente che riceve un W-9 inaspettato dovrebbe esitare prima di compilarlo e verificare se il richiedente ha un motivo legittimo per chiedere questo modulo. Le istituzioni finanziarie a volte usano il modulo W-9 per richiedere informazioni da un cliente quando hanno bisogno di segnalare dividendi o interessi. Fate attenzione qui: L’istituzione finanziaria dovrebbe probabilmente già avere il vostro codice fiscale da quando avete aperto il conto.

Un’altra situazione in cui dovreste esitare prima di compilare il modulo W-9 è se l’azienda che vi chiede di farlo è il vostro datore di lavoro e si suppone che siate classificati come un dipendente, non un appaltatore indipendente. La differenza è sostanziale.

Dipendente o appaltatore indipendente?

Se sei un dipendente, il tuo datore di lavoro tratterrà le tasse sul reddito, tratterrà e pagherà le tasse di sicurezza sociale e Medicare, e pagherà l’imposta di disoccupazione sui tuoi salari. Se sei un appaltatore indipendente, non lo farà. Questo significa che sarai responsabile per la quota del datore di lavoro della previdenza sociale e delle tasse Medicare, e che non avrai diritto all’indennità di disoccupazione se sei licenziato.

Un datore di lavoro senza scrupoli o in difficoltà finanziarie potrebbe cercare di classificare un dipendente come appaltatore indipendente per risparmiare denaro. Se sei classificato come appaltatore indipendente, il “risparmio” fiscale del tuo datore di lavoro verrà fuori dalle tue tasche come tassa di lavoro autonomo. Diventerai anche responsabile del calcolo e del pagamento delle tue tasse stimate quattro volte all’anno e della compilazione dello Schedule C quando compili la tua dichiarazione dei redditi annuale.

Non è sempre chiaro se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente, ma in generale, più controllo ha l’azienda su ciò che i lavoratori fanno e come lo fanno, più è probabile che siano dipendenti. Se il tuo senso di ragno inizia a formicolare quando qualcuno che ti ha assunto ti chiama un appaltatore indipendente, questo è un buon segno, e dovresti indagare ulteriormente sulla situazione. Comincia rivedendo la discussione dell’IRS sulla differenza tra i due. Se sei un dipendente, dovresti compilare il modulo W-4, non il modulo W-9.

Ecco un esempio di quando un datore di lavoro potrebbe legittimamente cambiare il tuo status da dipendente a contraente indipendente. Sei un programmatore di computer, e ti viene richiesto di venire in ufficio dalle 9 alle 18, dal lunedì al venerdì. L’azienda fornisce la tua scrivania e il tuo computer.

A partire dal mese prossimo, ti sarà richiesto di fornire il tuo computer. Sarete in grado di lavorare da casa o da qualsiasi luogo remoto che si desidera, e si può completare il lavoro durante tutte le ore che si desidera, fino a quando i vostri incarichi sono completati in programma e si risponde alle chiamate telefoniche relative al lavoro e le e-mail in tempo.

W-9 FAQs

Come faccio a sapere se sono soggetto a ritenuta alla fonte?

L’IRS ti ha inviato una lettera dicendoti che sei soggetto alla ritenuta d’acconto obbligatoria? Questo potrebbe essere successo se non ha riportato tutti i suoi interessi e dividendi in una precedente dichiarazione dei redditi. Se non hai ricevuto questa lettera, e se fornisci il tuo numero di identificazione fiscale a chi richiede il modulo W-9, allora non sei soggetto alla ritenuta d’acconto. Se sei soggetto a ritenuta d’acconto, cancella il punto due nella seconda parte del modulo W-9 prima di inviarlo.

Qual è il modo più sicuro per inviare il modulo W-9?

Se puoi consegnare il documento di persona, è l’ideale. Altrimenti, un’opzione è quella di utilizzare un servizio online gratuito per criptare il modulo W-9 compilato e inviarlo via e-mail in modo sicuro al richiedente. Si potrebbe anche utilizzare un servizio di condivisione file criptato.

Un’altra opzione è quella di inviarlo attraverso un servizio come FedEx, UPS, o il servizio postale, anche se non vi è alcuna garanzia che il modulo non venga perso, rubato o manomesso durante il trasporto.

Non vi è inoltre alcuna garanzia che il destinatario conservi il modulo in modo sicuro anche se lo si invia in modo sicuro, quindi si potrebbe chiedere in anticipo.

La mia azienda è un ente esente?

Se sei una ditta individuale, probabilmente non lo è. Se è una società, potrebbe esserlo, se si qualifica per lo status di esenzione fiscale dell’IRS.

Ho sia un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) che un numero di sicurezza sociale. Quale numero dovrei inserire nel modulo?

Se sei una ditta individuale, puoi inserire entrambi. Se la tua azienda è una LLC classificata come una società o una partnership, usa l’EIN dell’entità. Se la tua azienda è una LLC con un solo membro che è un’entità non considerata, inserisci il tuo SSN o EIN (non l’EIN dell’entità).

Posso rifiutarmi di compilare il modulo W-9?

Certo. Se ti rifiuti in risposta a una richiesta legittima, il tuo cliente tratterrà le tasse dal tuo stipendio a un tasso del 24%. Il dipartimento di contabilità potrebbe anche trovarti una seccatura e dire al tuo contatto di rifiutare di fare ulteriori affari con te. Le aziende hanno un pesante obbligo da parte dell’IRS di ottenere un modulo W-9 compilato da chiunque paghi 600 dollari o più durante l’anno. Se pensate che la persona che richiede il modulo non abbia alcun interesse a chiederlo, il rifiuto è probabilmente una buona idea. Se siete preoccupati, chiedete a un professionista delle tasse cosa dovreste fare.

Oltre a un cliente, chi potrebbe chiedermi di compilare il modulo W-9?

Una banca, una società di intermediazione, un istituto di credito che ha cancellato un debito che hai, o l’emittente di un premio che hai vinto potrebbero chiederlo. Se sei un ospite di “Ellen” durante la sua promozione “12 Days of Giveaways”, e i produttori del talk show ti chiedono di compilare un W-9 prima di andare via, è sicuro assumere che la richiesta sia legittima. Se ricevi un’email che ti dice che hai vinto un premio per un concorso a cui non ricordi di aver partecipato, potresti non voler dare a quella persona un W-9.

Attenzione alle truffe di phishing W-9. Se ricevi una richiesta via e-mail per un modulo W-9 e non sei sicuro che sia legittimo, contatta il presunto mittente per telefono (e non usare alcun numero di telefono nell’e-mail sospetta) per chiedere se la richiesta è valida. Gli attaccanti sono sofisticati e possono far sembrare che un messaggio provenga dalla tua banca o anche dal tuo cliente. E se ricevi un’e-mail dall’IRS, è sicuramente un tentativo di phishing, e dovresti inoltrare l’e-mail a [email protected]. L’IRS non inizia il contatto con i contribuenti via email.

La linea di fondo

I moduli W-9 sono per appaltatori indipendenti, chiamati anche freelance. È importante compilare il modulo correttamente, ma solo se si è sicuri che sia il modulo giusto da presentare e che la richiesta sia legittima.