Perché la scrittura legale è così difficile? Per chiunque non sia un avvocato e non debba fare legal drafting, dovrete semplicemente fidarvi di me – lo è davvero.
Nonostante le sue sfide, gli avvocati più efficaci sono quelli che apprezzano l’importanza di un ottimo legal drafting, e implementano attivamente le strategie per migliorare le loro abilità di redazione.
Il modo migliore per farlo non è con trucchi ed espedienti, ma con attenzione ai fondamenti della buona scrittura legale.
Uno degli oneri che i giovani avvocati devono affrontare è quello di cercare di ottenere un prodotto (che sia una lettera, una memoria, un documento per un avvocato o una presentazione) che sarà firmato dal loro supervisore.
Se c’è qualche frustrazione in questo processo, di solito non deriva da cambiamenti ai punti legali o alle conclusioni raggiunte – viene da cambiamenti alla forma, piuttosto che alla sostanza.
La redazione legale richiede la conoscenza del vostro pubblico
Come per molti aspetti dell’essere un avvocato, la redazione legale non riguarda l’autore – riguarda il destinatario. Questo dovrebbe essere il punto di partenza di qualsiasi documento che state producendo.
Non state normalmente scrivendo per il vostro ego, il vostro capo (entro certi limiti) o il vostro docente universitario. Stai scrivendo per il tuo pubblico.
Giudici, clienti, colleghi, avversari, lettori di riviste – hanno tutti esperienze, prospettive e conoscenze diverse. Più sapete del vostro pubblico, meglio sarete in grado di scrivere a suo beneficio. Non dimenticate che a volte avrete anche più di un pubblico da soddisfare.
Anche se il concetto è ampio, ecco alcuni esempi di come sia importante conoscere il vostro destinatario:
- Un cliente sofisticato (diciamo una banca) non sempre richiederà spiegazioni complesse di compiti altrimenti semplici. Se state discutendo di bancarotta con il dipartimento di recupero crediti, probabilmente assumerete una certa quantità di conoscenze di base, senza sciorinare i dettagli del processo di bancarotta.
- Lettere a clienti “una tantum” o non sofisticati (ad esempio un individuo che richiede consigli su una questione fiscale) potrebbero richiedere cambiamenti in termini di linguaggio utilizzato. Abbassare la complessità, usare una struttura di frase diversa ed evitare l’uso del gergo specifico del settore.
- Nelle presentazioni in tribunale generalmente l’aspetto di questi documenti è stabilito. Tuttavia, il contenuto ha ancora bisogno di essere considerato in modo importante. In questo caso, non dimenticate che il vostro lavoro è quello di persuadere, non di consigliare. State cercando di spiegare alla Corte perché dovrebbe accettare il vostro approccio a un particolare insieme di fatti nell’applicare la legge. Entrambe le parti conosceranno la legge ed entrambe conosceranno i fatti asseriti – ognuna, tuttavia, avrà argomenti materialmente diversi. Il vostro compito è quello di rendere il vostro lato dell’argomento persuasivo, assicurandovi allo stesso tempo di rispettare i vostri doveri di franchezza e candore.
Una buona redazione legale ha un punto definito
Di gran lunga la peggiore redazione che esiste è lo stile di lettera legale che tutti abbiamo visto (e occasionalmente scritto).
Questo stile ha un problema principale – manca un punto discernibile. Si usano molte parole, e spesso sono eloquenti e deliziose.
Purtroppo, qualsiasi punto si stesse cercando di fare nel compito si perde in un labirinto di inchiostro inutile.
Spesso, questo è il risultato di chi non capisce in anticipo quale sia il punto del documento. Se vi prendete un minuto in anticipo per assicurarvi di sapere qual è il punto principale del vostro documento, paragrafo o lettera, allora potete assicurarvi che la vostra stesura sia raffinata e mirata a quel fine. Naturalmente, un documento complesso potrebbe avere più punti – ma questo non significa che avete il permesso di andare in ogni tana di coniglio in cui il vostro cervello vi porta.
Consiglio: Dopo aver prodotto il tuo documento, assicurati di tornare indietro e controllarlo. Se qualcosa che hai scritto non è necessario per rendere il tuo punto/i – allora toglilo.
Avere una struttura definita
Anche il documento più breve dovrebbe avere una buona struttura. Inoltre, la struttura del vostro prodotto avrà un impatto drammatico sull’effetto che avrete.
Il vostro punto principale deve essere fatto per primo o per ultimo? È necessario un riassunto esecutivo?
Quanti dettagli sono necessari?
C’è bisogno che X preceda Y, o è più appropriato il contrario?
Le risposte a queste domande dipendono dalla natura del compito e dal suo pubblico. Non importa l’argomento, comunque, una struttura deliberata e significativa deve essere considerata. Se le vostre parole sono appena cadute sulla pagina, allora fate un passo indietro – pensate – e assicuratevi che il quadro generale sia corretto.
Semplicità ingannevole
Le parole sono uno dei nostri strumenti principali come avvocati. Le usiamo frequentemente, ma se non ci prendiamo il tempo di perfezionarle diventeranno noiose, e commetteremo degli errori.
Sono sicuro che sapete che il latino in quasi tutti i contesti è out.
Ma che dire del gergo? Il linguaggio tecnico? Dovresti parafrasare la legislazione o citarla?
Il talento dei migliori avvocati del mondo è che possono prendere un argomento complesso ed esprimerlo in termini semplici.
Questo non significa usare un linguaggio infantile. Significa semplicità di espressione, uso conciso della lingua e un apprezzamento del sottile messaggio che una parola può inviare, dove un’altra non lo farebbe. Ma la semplicità sarà sempre più potente della complessità.
La migliore scrittura legale è autentica
L’autenticità dell’espressione (in particolare quando si scrive ai clienti) è una componente critica dello sviluppo delle relazioni.
È qui che frasi come “notiamo che” e “siate avvisati che” mi fanno davvero impazzire.
Nessuno parla così. Nessuno scrive così nel mondo reale.
Perciò perché, quando gli avvocati decidono di scrivere, queste frasi ridicole si insinuano così frequentemente? In effetti, non mi piace così tanto che ho fatto un video su questo:
A meno che la situazione non lo richieda (le memorie, le presentazioni in tribunale sono ovvie eccezioni) il vostro stile di scrittura dovrebbe essere, il più vicino possibile, autenticamente vostro. I vostri clienti vi ameranno per questo.
Quanto deve essere lunga una lettera legale?
Solo quanto deve essere lunga. Non di più. Non meno.
Le migliori strutture di frase nella redazione legale…
Questo va davvero di pari passo con l’avere un punto, e la semplicità di espressione.
I giovani avvocati hanno la tendenza a laurearsi con un talento incredibile per mettere insieme i concetti. Il risultato è che in una sola frase posso trovare 3, 4 o più idee. Se vuoi fare un punto, allora fai quel punto.
Poi fanne un altro.
Separatamente.
Da solo.
Una redazione legale efficace ha una “Call to Action”
Non è solo marketing hype – la maggior parte della scrittura legale deve finire con una chiamata all’azione riconoscibile.
Che cos’è? E’ la cosa che volete che il destinatario faccia.
Potreste volere:
- che il giudice emetta particolari ordini
- che l’altra parte acconsenta alle vostre richieste
- che il vostro cliente vi dia certe istruzioni.
Se non posso arrivare alla fine della tua lettera e sapere precisamente cosa succederà dopo e cosa devo fare – allora hai dimenticato un elemento critico.
Minimizzare gli errori
Non mi piace farmi prendere la mano su questo (soprattutto perché sono un frequente trasgressore di questa regola) ma devi leggere le cose prima di presentarle.
Propriamente.
Gli errori più comuni si trovano nelle parti che ricevono meno attenzione – il blocco dell’indirizzo, la riga dell’oggetto, le parti “il tuo riferimento”, i piè di pagina.
Oltre a questo, però – controlla gli apostrofi, i plurali, le parole mancanti (vuoi essere denunciato? Prova a dimenticare la parola “non” in un brutto posto).
Un po’ di attenzione a questi argomenti metterà lo smalto nel tuo prodotto finale.
Utilizza il feedback
Fai attenzione a quello che succede alla tua stesura. Dove si trova più spesso la penna rossa? Cosa non è chiaro al tuo supervisore? Quali domande vengono poste?
Il vostro cliente vi chiama sempre, confuso, subito dopo aver ricevuto le vostre lettere?
Queste sono tutte fantastiche guide ai punti in cui dovete migliorare il vostro drafting legale, e prestando attenzione ad esse vi vedranno migliorare.
Naturalmente, a volte sarà una differenza di stile e dovrete decidere cosa conta di più – mantenere il vostro stile, o ottenere qualcosa firmato e fuori dalla porta.
8 Consigli principali per la redazione legale
I miei consigli principali per una redazione legale efficace (qualunque sia il documento) sono questi:
- Conosci il tuo pubblico – se non conosci il cliente allora potresti dover fare un tentativo, ma prova a fare una valutazione della sofisticazione del cliente e delle inclusioni desiderate.
- Conosci lo scopo – per cosa è il documento? È per consigliare, aggiornare, ricordare, incoraggiare, esortare, giustificare, lamentarsi o coprire il sedere dello studio? Qualunque cosa sia – se non conosci lo scopo della lettera, come puoi raggiungerlo?
- Se sei in dubbio, usa frasi più brevi piuttosto che più lunghe. Un ex partner con cui ho lavorato minacciava continuamente di proibirmi di usare la parola “e”. Purtroppo, penso che probabilmente aveva una buona idea…
- Non usare parole che non aggiungono nulla alla lettera. Frasi come “consigliamo che”, “notiamo che” sono di gran moda – e sono quasi sempre ridondanti. Principalmente queste frasi saltano fuori quando qualcuno non sa come iniziare la frase e teme che senza una bella introduzione la lettera sembrerà brusca. A volte è giusto – ma normalmente non lo è.
- Assumete che il vostro documento finirà davanti a un giudice. Non importa in quale area di pratica vi troviate, c’è sempre la possibilità che un giorno un giudice guardi il vostro documento e valuti come esso influisca su una decisione. Fate di questo il vostro metro di giudizio – se non volete che venga letto in tribunale mentre siete lì, non scrivetelo!
- Non usate il gergo se possibile.
- Non usate citazioni di casi per la maggior parte del tempo. La scuola di legge ha insegnato ad ogni studente che la loro conoscenza giuridica deve essere mostrata attraverso una ponderosa serie di citazioni legali. Questo è falso. Infatti, ordinariamente le citazioni dei casi sono una fastidiosa distrazione dal contenuto della lettera. Le citazioni hanno un posto, ma dovrebbero essere usate con giudizio nella maggior parte della corrispondenza e della documentazione (le presentazioni in tribunale sono un’ovvia eccezione).
- Leggi tutto una seconda volta – correttamente. Confesso che ho fallito in questo in un certo numero di occasioni, e me ne pento sempre quando il socio trova un semplice errore di battitura che avrei dovuto correggere e che ritarda l’uscita della mia lettera.
Ci sono alcuni consigli generali di redazione legale per chi cerca di produrre un documento di qualità.