Se sei un lavoratore autonomo, un freelance o un piccolo imprenditore, probabilmente non sei estraneo al concetto di fatturazione, alla definizione dei termini di pagamento e ai lunghi tempi di attesa per essere pagato.
Non c’è dubbio che, a parte il lavoro di qualità che producono per i clienti, creare e inviare fatture per essere pagati fa parte della routine delle piccole imprese. E per alcuni, diventa molto frustrante quando queste fatture non vengono trattate con nessun tipo di priorità dai clienti a cui vengono inviate – ergo, i freelance e le piccole imprese sono stanchi che i clienti ci mettano molto più tempo a pagarli di quanto dovrebbero.
Come ogni altro lavoratore, i freelance hanno bollette da pagare e spese quotidiane da gestire – un calo nel flusso di cassa mensile non è certo l’ideale, ed è una sensazione terribile sapere che sei in ritardo con alcune fatture mentre aspetti il pagamento di quel grosso lavoro che hai fatto settimane fa – anche dopo aver mandato avanti e indietro email al tuo cliente per accelerare il processo di pagamento.
Ecco come puoi proteggerti dal dover affrontare queste spiacevoli situazioni come freelance e assicurarti di essere pagato in tempo.
Cosa significa dovuto alla ricezione?
Non c’è un messaggio sottile e sovversivo dietro le parole “dovuto alla ricezione” qui. Significa essenzialmente che il pagamento è dovuto immediatamente dopo che il vostro cliente ha ricevuto la fattura.
È un modo diretto per esigere che il vostro cliente riceva il pagamento per il vostro lavoro il più presto possibile. In casi ideali, un pagamento il giorno stesso è possibile, ma i termini “dovuto al ricevimento” normalmente significano che il pagamento dovrebbe essere atteso entro il giorno lavorativo successivo.
Cosa significa pagare una fattura al ricevimento?
Pagare una fattura al ricevimento rappresenta un concetto inverso del precedente dovuto al ricevimento. In questo caso, tu sei il cliente che deve pagare per una lista dettagliata di prodotti o servizi che ti sono stati venduti – e l’importo totale di denaro che devi pagare si riflette nella fattura che ricevi.
Una fattura è ciò che ricevi da altri e che devi pagare di tasca tua per saldare, mentre una fattura è ciò che invii ad altri per ricevere il pagamento.
Come si fa a chiedere educatamente il pagamento di una fattura, e a farsi pagare?
Come libero professionista o piccolo imprenditore, non c’è niente di peggio che dare l’impressione di essere disperato per essere pagato agli occhi dei tuoi clienti. È sempre una buona idea mantenere la professionalità in ogni aspetto dei tuoi affari, non importa quanto sia difficile la situazione.
Anche se i tuoi clienti sono legalmente obbligati a pagarti nel tempo che hai specificato nella tua fattura, sei destinato ad affrontare i ritardatari in qualche modo, forma, o forma nel tuo viaggio tra le piccole e medie imprese.
Questi sono alcuni passi che puoi seguire per farti pagare dai tuoi clienti che ti devono dei soldi per il lavoro che hai fatto, assicurandoti che le tue fatture in scadenza al ricevimento siano risolte, e rimanendo completamente professionale.
Email come primo promemoria per controllare che il tuo cliente abbia ricevuto la fattura
Se il tuo cliente non ha pagato entro la data di scadenza indicata nei termini di pagamento sulla tua fattura, stabilisci innanzitutto che non si è verificato alcun errore di comunicazione nel processo. Potresti non essere l’unico appaltatore che lavora su progetti per il tuo cliente. In alcuni casi, potreste scoprire che la vostra fattura iniziale si è persa nella loro casella di posta – un semplice errore tecnologico.
Email il vostro cliente per ricordargli gentilmente che il pagamento è dovuto per il vostro lavoro ed è oltre la data di scadenza concordata per iscritto. Assicurati che abbiano ricevuto la tua prima fattura e che abbiano capito il termine di pagamento che hai stabilito in essa.
Chiama il tuo cliente come secondo promemoria di pagamento
Se la corrispondenza iniziale via email non ha successo nel convincere il tuo cliente a pagarti prontamente, la prossima linea d’azione è parlare al telefono con il tuo cliente. Una telefonata ti permette di avere una linea diretta di comunicazione con il tuo cliente per risolvere i tuoi problemi di pagamento.
Durante la telefonata, identificati e spiega con calma che hai cercato di contattarlo più volte via email per un pagamento in ritardo. Cerca di assicurarti il pagamento da parte del tuo cliente al telefono, se possibile, attraverso un bonifico bancario diretto o un pagamento con carta di credito. Altrimenti, assicurati un impegno scritto sulla data e il metodo di pagamento da parte del tuo cliente che può essere usato come riferimento legale se richiesto.
L’idea è di applicare abbastanza pressione per convincere il vostro cliente a pagare ciò che vi deve, pur essendo strettamente professionale e sottolineando che è passato il termine di scadenza alla data di ricevimento che avete concordato nei termini di pagamento iniziali.
Considera l’interruzione del lavoro futuro con il tuo cliente
A questo punto, se il tuo cliente non ha ancora pagato, non ha rispettato i termini di pagamento iniziali, e tu stai ancora inseguendo il denaro che ti è dovuto – potrebbe essere il momento di riconsiderare i tuoi legami commerciali con il cliente o l’azienda. Come proprietario di una piccola impresa, hai già abbastanza sul tuo piatto senza avere a che fare con clienti che pagano in ritardo e che non sembrano mai mantenere la loro parola.
Se state lavorando a un grande progetto e il vostro cliente si rifiuta di pagarvi per le pietre miliari che avete presentato finora, informateli (in modo professionale) che fermerete il lavoro sul progetto fino a quando il vostro cliente non effettuerà il pagamento delle fatture dovute.
Tuttavia, è meglio tenere a mente che questo passo potrebbe far arrabbiare il vostro cliente e aggravare il problema. Valutate attentamente le vostre opzioni prima di fare questo passo – se non siete più sicuri che il vostro cliente ritardatario rappresenti una buona partnership per il vostro business, allora è meglio tagliare i legami e passare a uno migliore che sia capace e disposto a pagarvi in modo equo e tempestivo.
Utilizzare i servizi delle agenzie di recupero crediti
Senza ombra di dubbio, assumere i servizi delle agenzie di recupero crediti intensificherà i problemi di ritardo nei pagamenti tra voi e il vostro cliente. Tuttavia, questo è uno dei modi più sicuri per ottenere il denaro che ti è dovuto. Tenete a mente che i servizi delle agenzie di recupero crediti sono costosi – spesso arrivano fino al 50% dell’importo che raccolgono da un debitore.
Se siete disposti a sborsare una parte significativa del vostro pagamento, allora questa è l’opzione per voi. Questo è particolarmente utile se vi aspettate un grosso pagamento dal vostro cliente per un grande progetto – recuperare almeno una parte del denaro dovuto è sicuramente meglio che aspettare per settimane o addirittura mesi per un aggiornamento, in alcuni scenari peggiori.
Ricercate le vostre opzioni legali
Sia che scegliate di litigare o arbitrare, considerate l’azione legale come ultima risorsa. I documenti legalmente vincolanti come i contratti e le fatture saranno usati per assicurare un caso per la vostra causa contro il vostro cliente che paga in ritardo. Ricordate che le cause legali richiedono tempo e, cosa più importante, denaro sotto forma di spese legali, quindi considerate attentamente le vostre opzioni prima di scegliere di intraprendere un’azione legale.
Quando dovrebbe essere dovuta una fattura?
I termini generali di pagamento (se non diversamente concordato in anticipo) è che il cliente deve effettuare il pagamento entro 30 giorni dalla ricezione della vostra fattura di beni o servizi.
In sostanza, siete autorizzati a stabilire i vostri termini di pagamento anche con i vostri clienti. Alcune aziende scelgono di offrire sconti per i pagamenti anticipati per motivare i clienti a pagare prima.