Cos’è la matrice Eisenhower? Come usarla per essere più produttivi?

Stephanie è una gran lavoratrice quando si tratta delle sue responsabilità professionali. Spingendo attraverso la giornata, si assicura di fare quello che ci si aspetta da lei, spesso di più. Sedersi fino a tardi al lavoro, lavorare tutta la notte, saltare gli obblighi personali per impegni professionali è un’esperienza fin troppo comune per lei.

E tutti gli importanti impegni familiari che ha perso sono una storia completamente diversa. Ma tutto questo ora sta prendendo un pedaggio sulla sua salute (sia mentale che fisica), e sulla sua produttività.

Quindi, cosa manca esattamente nella sua vita? Avete indovinato – Matrice Eisenhower.

Spesso, non ve ne rendete conto, ma l’unica cosa di cui avete bisogno nella vostra vita è un po’ di organizzazione e prioritizzazione di ciò che deve essere fatto per adempiere agli impegni che si sovrappongono.

Detto questo, probabilmente state pensando che non è poi così difficile. Hai torto e ragione allo stesso tempo. Sbagliato nel senso che se pensi che fare una lista di cose da fare a caso faccia miracoli per te, funzionerà, ma non in modo strabiliante.

E hai ragione, con un po’ più di sforzo e usando Eisenhower Matrix, la tua vita migliorerà molto.

Che cos’è la Matrice di Eisenhower?

La Matrice di Eisenhower è un metodo per dare priorità ai tuoi compiti in base alla loro urgenza. Aiuta a determinare le attività che sono importanti e quelle che non meritano affatto la vostra attenzione. L’ideatore della famosa Matrice Eisenhower è Dwight D. Eisenhower.

Una delle sue famose citazioni è: “la maggior parte delle cose che sono urgenti non sono importanti, e la maggior parte delle cose che sono importanti non sono urgenti.”

Questa citazione è alla base anche della gestione personale del tempo di Dwight.

Venendo verso la matrice, la matrice fondamentalmente categorizza i tuoi compiti in 4 quadranti in base a ciò che devi fare in un particolare momento della tua giornata.

Questi 4 quadranti sono:

1. Fare
2. Decidere
3. Delegare
4. Eliminare

Fare

Il primo quadrante della Matrice Eisenhower, Fare, consiste nei vostri compiti più importanti. Le attività che devono essere fatte urgentemente. I compiti con una scadenza imminente o quelli che non possono essere rimandati rientrano generalmente in questa categoria.

Per mettere i compiti in questa categoria, dovete prima analizzare a fondo le vostre priorità e poi decidere se si adatta al criterio del fare ora. Se il compito deve essere fatto entro un giorno, o non oltre il giorno successivo, è un compito urgente. Do.it.now!

Un altro modo per mettere questo in contesto è quello di tenere a mente il famoso “principio del mangiare prima la rana” di Mark Twain, che connota il fatto che si dovrebbero fare i compiti più urgenti della giornata per prima cosa al mattino.

Facciamo un esempio concreto di lavoro per rendervi le cose più facili. Alla fine di ogni settimana, sei delegato con la responsabilità di fornire un rapporto completo al tuo manager. Ora, il venerdì è il tuo fine settimana. È già giovedì mattina e non hai ancora preparato il rapporto. Questo può essere classificato come un compito urgente? Assolutamente!

Decidere

Il 2° quadrante della Matrice Eisenhower è Decidere. Costituisce i compiti che sono importanti, ma non necessariamente urgenti. Questo potrebbe includere una serie di responsabilità che vanno da email professionali, follow-up, ad appuntamenti e impegni più personali.

I compiti in questo quadrante devono essere programmati per un altro momento. Generalmente, questi compiti sono in linea con i vostri obiettivi a lungo termine e contribuiscono alla vostra crescita. Un esempio comune di tutti i giorni potrebbe essere l’esercizio fisico. Sai che è fondamentale per una buona salute, ma non puoi dedicargli tempo. Quindi, dovete decidere il momento in cui siete pronti a colpire.

Programmate i compiti in modo che non si trasferiscano nella categoria ‘urgente’. Assicurati di avere abbastanza tempo per eseguirli mentre ancora rientrano in questa divisione.

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Delegare

Il terzo quadrante della matrice Eisenhower è Delegato. Questa categoria si riferisce ai compiti che non sono importanti, ma urgenti. Anche se sembra controintuitivo, perché naturalmente il vostro primo istinto sarebbe che i compiti che sono urgenti non sono anche importanti? Non necessariamente!

Queste attività generalmente vi danno l’illusione di essere importanti, mentre in realtà, non contribuiscono molto alla vostra produttività. Devi decidere se hai bisogno di riprogrammarle o se qualcun altro può farlo per te.

Alcuni esempi possono includere la programmazione di interviste, la risposta a certe e-mail, o riunioni di squadra che possono essere condotte da qualcun altro, mentre tu sei impegnato nell’esecuzione delle tue attività del quadrante 1.

Eliminare

L’ultima categoria della Matrice Eisenhower è Eliminare. Si tratta di compiti che sono essenzialmente i tuoi killer di produttività. Non contribuiscono affatto ai vostri obiettivi. Identificate queste attività ed eliminatele per dare una spinta alla vostra produttività.

Esempi comuni di queste attività sono il navigare senza pensieri sui social media, controllare costantemente il telefono per le chiamate o i messaggi, giocare ai videogiochi, o attività generali che usate per procrastinare.

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Come usare la Matrice Eisenhower per la Gestione del Tempo

Se ora ti stai chiedendo se la tua vita diventerà magicamente organizzata usando questa matrice, non è così facile! Ma mettendoci un po’ di impegno, puoi metterti in pista.

Prima di tutto, devi classificare le tue attività urgenti e importanti. Per farlo, è necessario stabilire le priorità e definire i livelli di urgenza.

Le attività urgenti sono di solito quelle che hanno un vincolo di tempo. Queste attività hanno un ‘do it now’ scritto dappertutto e richiedono la vostra massima attenzione.

D’altra parte, i vostri compiti importanti sono generalmente a lungo termine e piuttosto orientati agli obiettivi. In genere, non danno risultati immediati e sono più focalizzati sul prendere decisioni migliori a lungo termine.

Dopo aver classificato i compiti urgenti e importanti, le prossime cose da fare per utilizzare appieno il potenziale della matrice di Eisenhower per la gestione del tempo sono:

Dare codici colore ai quadranti

Assegnare codici colore ai quadranti per aiutare a capire rapidamente la gravità della situazione. Assegnando i colori, puoi avere una rapida visione di ciò che deve essere fatto dopo. Questi codici colore vi aiutano anche a dare priorità ai vostri compiti per prendere decisioni informate.

Per esempio; il quadrante fare può essere colorato di rosso per indicare l’urgenza dei compiti.

Categorizzare i vostri To-dos professionali e personali

Per evitare impegni sovrapposti, fate matrici separate per i vostri compiti professionali e personali. Questo vi guiderà in modo chiaro per ciò che vi aspetta e influenzerà notevolmente il modo in cui gestite il vostro tempo. Un trucco qui può essere quello di dedicare ore distinte del giorno per entrambi i tipi di impegni e vedere come funziona per voi.

Limitare il numero di elementi per quadrante

Aggiungere troppi elementi per quadrante complicherà troppo le cose e lo scopo di usare la matrice Eisenhower per la gestione del tempo sarà perso. Per ottimizzarla, limitate il numero di azioni a 7 o 8. In questo modo non sarai sopraffatto da quello che devi fare.

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Usare uno strumento di gestione dei progetti per implementare la matrice Eisenhower

Ammettiamo il fatto che se non si opta per strumenti professionali per la gestione del tempo, si perde molto. Perché questa matrice funzioni come una bacchetta magica, hai bisogno di uno strumento di gestione dei progetti. In questo frangente, vi presentiamo nTask.

Utilizzate nTask per gestire efficacemente il vostro tempo senza paura di procrastinare. Le seguenti caratteristiche dello strumento vi aiuteranno a migliorare drasticamente la vostra produttività ed eliminare i perditempo:

• Checklist: iniziate elencando le vostre cose da fare sotto forma di una lista di controllo. Questo getterà le basi per identificare le vostre attività professionali e personali e vi aiuterà a definire su cosa dovrete lavorare dopo

• Categoria: una volta che avete finito di fare una lista di controllo e creare i rispettivi compiti, è possibile associare categorie distinte per rendere le cose chiare per voi stessi o il vostro team. Le categorie sono completamente personalizzabili e possono essere utilizzate in qualsiasi modo l’utente voglia

• Livello di priorità: infine, assegnare livelli di priorità ai vostri compiti in base alla loro urgenza. Questi livelli di priorità faciliteranno la decisione del quadrante appropriato della matrice in cui si inseriscono i vostri compiti e quale dovrebbe essere la vostra prossima linea d’azione

• Timesheets: per analizzare il tempo che voi o il vostro team trascorre su compiti ad alta o bassa priorità, è possibile registrare facilmente le ore in fogli di tempo e successivamente valutarlo per decidere dove è necessario migliorare

Gantt Charts in nTask Vs. Matrice Eisenhower

Siccome abbiamo già ribadito alcune delle variabili della Matrice Eisenhower, è ora di vedere le cose ad un livello più profondo.

Ricordate i seguenti quadranti della Matrice Eisenhower – i.e.

• Fare
• Delegare
• Eliminare

La maggior parte delle volte, alcuni compiti hanno una natura urgente. A tal fine, potrebbe non esserci urgenza durante le fasi iniziali di un progetto, ma potrebbe accadere in qualsiasi momento. Immaginate di tornare indietro su una scadenza a causa di cose non consegnabili o richieste aggiuntive da parte del cliente.

In questo caso, il flusso di lavoro della Matrice Eisenhower passa attraverso la fase di metamorfosi. Questo accade perché state facendo le cose in modo diverso a causa di richieste dell’ultimo minuto o a metà progetto per conto di qualcuno su per il cambiamento alimentare.

In questi casi, ricordate che i quadranti della Matrice di Eisenhower rimangono gli stessi. L’unica cosa che cambia sono le dipendenze dei compiti e molte altre complessità.

Parlando di dipendenze dei compiti, abbiamo aggiunto l’esperienza utente del diagramma di Gantt interattivo a nTask. Si tratta di una potente caratteristica integrata in cui è possibile vedere queste dipendenze in modalità di visualizzazione a griglia. Potete collegare qualsiasi numero di compiti con altri se un compito dipende da qualcos’altro.

A volte, queste dipendenze diventano parte del progetto a causa della natura delle pietre miliari. Per esempio, agli sviluppatori può essere richiesto di consegnare una caratteristica, ma non possono procedere se non hanno un design/quadro da cui partire. In questi scenari, le dipendenze giocano un ruolo vitale.

Andando avanti, l’eliminazione dei problemi è estremamente conveniente in nTask. Dal momento che “Eliminazione” fa parte dei quadranti della Matrice Eisenhower, puoi mitigare i problemi identificandoli e consegnandoli a un assegnatario del tuo team.

Sembra complicato, vero?

Bene, quando ti imbatti in un qualsiasi problema, puoi sollevare Red Flags e creare problemi. In seguito, tutto quello che devi fare è assegnare qualcuno a quel “problema” in modo che il problema possa essere risolto in tempo.

Questo è il modo migliore per garantire un flusso di lavoro regolare mentre persone specifiche lavorano per “eliminare” il problema in background.

Gestire il flusso di lavoro basato sulla matrice Eisenhower era solo una parte dell’equazione. Molti altri elementi entrano in gioco durante la vita di un progetto. Devi tenere conto di circostanze impreviste, come vacanze, assenze per malattia e altri disastri che i membri del team concedono ai project manager di tanto in tanto!