Come proprietario di una piccola impresa, ci sono due metodi di contabilità che puoi usare per impostare e gestire la tua contabilità: contabilità di cassa e contabilità per competenza.
C’è una grande differenza tra i due quando si tratta di registrare entrate e spese. Scegliere il giusto metodo di contabilità vi assicurerà di soddisfare i vostri obblighi di reporting e vi aiuterà a gestire la salute finanziaria della vostra azienda.
Ripartire dalla contabilità di cassa contro quella per competenza
. Accrual Accounting
La differenza chiave tra la contabilità di cassa e quella per competenza è quando le entrate e le uscite vengono riconosciute:
- La contabilità di cassa riconosce i ricavi e le spese quando il denaro cambia di mano
- La contabilità per competenza riconosce i ricavi e le spese quando avviene la transazione
Cash Basis Accounting
La contabilità di cassa riconosce i ricavi quando si riceve il pagamento per una vendita, e le spese (e i risconti) quando si paga per un acquisto. È facile determinare quando una transazione ha avuto luogo – basta guardare quando il denaro è entrato o uscito dal vostro conto bancario.
Molti imprenditori preferiscono la contabilità di cassa perché non devono tenere traccia dei conti attivi e passivi.
Ma mentre la contabilità di cassa fornisce un quadro accurato di quanto denaro avete in questo momento, non riflette accuratamente il vostro stato finanziario a lungo termine. E questo può portare a spese sottostimate o entrate sovrastimate.
Ecco un esempio:
John ha avuto un brutto mese di vendite a gennaio e ha eseguito solo due lavori di giardinaggio. Nello stesso mese, ha ricevuto 4000 dollari di pagamenti scaduti per lavori che ha eseguito a novembre. Usando la contabilità di cassa, i libri di John mostrerebbero che il suo business è andato bene a gennaio, mentre in realtà non è così.
Contabilità per competenza
La contabilità per competenza riconosce le entrate quando si fornisce un servizio o un prodotto, e le spese quando le si sostiene. La contabilità per competenza è più complicata della contabilità per cassa perché dovete tenere traccia delle fatture – non solo dei vostri conti bancari.
La contabilità per competenza vi dà un quadro realistico della salute finanziaria della vostra azienda perché corrisponde meglio alla tempistica tra entrate e uscite. Di conseguenza, può aiutarvi a:
- Vedere chiaramente le spese imminenti e le entrate e le spese per i periodi passati
- Identificare le tendenze di reddito e le abitudini di spesa dei clienti
- Creare previsioni di flusso di cassa per gestire meglio il capitale circolante durante i periodi lenti e le risorse durante i periodi di punta
È anche importante notare che i finanziatori e gli investitori in genere cercano bilanci basati sulla contabilità per competenza.
Registrare le transazioni per cassa o per competenza
I ricavi e le spese sono registrati in modo diverso nella contabilità per cassa o per competenza. Qui ci sono alcuni esempi veloci.
Registrazione dei ricavi
John ha eseguito un lavoro di paesaggistica il 20 novembre 2019 e ha ricevuto il pagamento il 4 gennaio 2020:
- Utilizzando la contabilità di cassa, John registrerebbe le entrate il 4 gennaio 2020 (il giorno in cui ha ricevuto il pagamento)
- Utilizzando la contabilità per competenza, John registrerebbe le entrate il 20 novembre 2019 (il giorno in cui ha eseguito il lavoro)
Registrazione delle spese
John ha acquistato 5 scatole di fertilizzante il 4 dicembre 2019 e ha pagato il suo fornitore il 3 gennaio 2020:
- Utilizzando la contabilità per cassa, John registrerebbe la spesa il 3 gennaio 2020 (il giorno in cui ha pagato il suo fornitore)
- Utilizzando la contabilità per competenza, John registrerebbe la spesa il 4 dicembre 2019 (il giorno in cui ha acquistato il fertilizzante)
Considerazioni sulle imposte sul reddito
Anche le imposte sul reddito giocano in modo diverso nella contabilità per cassa rispetto alla contabilità per competenza:
- Nella contabilità di cassa, il reddito aziendale viene tassato quando il denaro entra nel vostro conto bancario
- Nella contabilità per competenza, il reddito aziendale può essere tassato prima ancora di riceverlo
Per esempio, se inviate fatture verso la fine dell’anno, potrebbero non essere pagate fino al nuovo anno. Ma poiché la contabilità per competenza dice che si registrano le entrate quando le vendite avvengono, si deve includere quel reddito nella contabilità fiscale di fine anno.
Ecco un esempio:
John ha eseguito un lavoro di giardinaggio il 20 novembre 2019 e ha ricevuto il pagamento il 4 gennaio 2020:
- Utilizzando la contabilità di cassa, John registrerebbe le entrate il 4 gennaio 2020 (il giorno in cui ha ricevuto il pagamento) e le dichiarerebbe come reddito del 2020
- Utilizzando la contabilità per competenza, John registrerebbe le entrate il 20 novembre 2019 (il giorno in cui ha eseguito il lavoro), le dichiarerebbe come reddito del 2019, e pagherebbe le tasse di conseguenza
Sul lato positivo, perché le spese sono riconosciute quando vengono sostenute nella contabilità per competenza, se si riceve una fattura in ritardo nell’anno ma non si paga la fattura fino al nuovo anno, si può ancora dedurre quella spesa quando si riporta il reddito di fine anno.
Scegliere il giusto metodo di contabilità
La maggior parte delle piccole imprese in Canada sono tenute a utilizzare la contabilità per competenza per segnalare il loro reddito alla Canada Revenue Agency (CRA) e per preparare i loro bilanci in conformità con l’ASPE (norme contabili per le imprese private).
Tuttavia, se sei un agricoltore, un pescatore o un commissionario autonomo, puoi scegliere la contabilità per cassa o per competenza, a patto che:
- Utilizzare la contabilità per competenza per qualsiasi attività commerciale separata
- Utilizzare la contabilità per competenza ai fini della GST/HST/QST
- Tenere registrazioni contabili separate per ogni metodo di contabilità utilizzato
È meglio in ogni caso consultare il vostro commercialista prima di scegliere il vostro metodo contabile. Mantenere i vostri libri aggiornati, nel frattempo, vi assicurerà di non strapazzarvi al momento delle tasse.
Se non siete sicuri di come mettere in ordine i vostri libri e mantenerli tali, il team esperto di commercialisti e contabili di Enkel può aiutarvi.
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